Visbiežāk pieļautā kļūda, kombinējot akumulatora pasi ar VDAR, ir tā, ka uzņēmumi personas datus ļauj iekļūt dokumentā, kas ir redzams ikvienam. Akumulatora pase ir tāds, kā tas ir publiski pieejams: ikviens, kurš skenē QR kodu, var redzēt datus, bez tam, ka tam nepieciešams konts vai atļauja. Dati, kas iekšējā sistēmā šķiet nenozīmīgi, piemēram, piegādātāja kontaktpersonas vārds vai darbinieka tiešā e-pasta adrese, lielākajā daļā gadījumu tur nav jāatrodas.
Šī kļūda parasti rodas ne no neuzmanības, bet no ērtības. Pase bieži tiek salikta, pārņemot datus no esošajiem avotiem: iepirkuma sistēma, kvalitātes doseja, e-pasta apmaiņa ar ražotāju. Šie avoti ir izstrādāti iekšējam lietošanai un bieži satur vairāk, nekā nepieciešams pasportam. Bez tīša pārbaudītes, kas tieši nonāk publiskajā dokumentā, šādi lauki tiek pārņemti.
Kāpēc šis konkrētais risks bieži tiek palaists garām
Akumulatoru regulējums un VDAR ir divas dažādas normatīvās bāzes ar savu nolūku. Akumulatoru regulējums nosaka, kuri produktu dati jābūt pieejamiem, piemēram, akumulatora sastāvs, izcelsme un veiktspēja. VDAR attiecas uz personas identificējošu datu aizsardzību. Abi regulējumi ir spēkā vienlaikus, bet praksē tos bieži uztver kā vienu darba procesu: tas, kurš iesniedz pasi, pirmkārt domā par atbilstību akumulatoru regulējumam, nevis par jautājumu, vai lauks satur personas datus.
Tas ir izteiktāk mazākos uzņēmumos, kur viena un tā pati persona atbild gan par tehnisko datu iesniegšanu, gan par pirmo kontaktpunktu ar ražotāju. Robeža starp "produkta datiem" un "datiem par cilvēkiem, kas produktu pārvalda" nav tik skaidra kā organizācijā, kur tas ir sadalīts starp vairākām departamentiem. Arī programmatūras piegādātāji, kas tehniski izveido pasi, parasti pārņem visus iesniegtos laukus, paši neizlemjot, vai lauks satur personas datus; šis vērtējums ir pases sniedzēja uzdevums, nevis hostinga puses uzdevums.
Kas konkrēti noiet greizi
Praksē parasti runa ir par ierobežotu skaitu atkārtojošos lauku: kvalitātes darbinieka vārdu, kurš parakstījis sertifikātu, tiešo tālruņa numuru pilngadīga biznesa numura vietā, vai pielikumu, piemēram, rēķina skenu, kurā ir redzama persona. Pats par sevi tas šķiet nenozīmīgs, jo uzņēmumā tas vienmēr tika dalīts šādi. Atšķirība ir tā, ka pase paliek pieejama ikvienam uz desmit gadiem, pat pēc tam, kad attiecīgais darbinieks vairs nedarbojās uzņēmumā vai ir mainījis savu funkciju.
Otrs atkārtojošs punkts ir tas, ka uzņēmumi pieņem, ka akumulatoru regulējums pats par sevi jau paredz izņēmumu no VDAR, jo publiskošana ir obligāta. Šis pieņēmums ir nepareizs: pienākums padarīt produktu datus publiskus neko nesaka par to, vai konkrēts dati ir personas dati un uz kāda pamata šos datus var apstrādāt. Tas ir atsevišķs pārbaudījums, kas katrā gadījumā jāveic attiecībā uz pašu datu apstrādi.
Kā to praksē novērst
Kodols ir kontroles solis pirms publicēšanas: kāds vērtē aizpildīto pasi, lai īpaši pārbaudītu, vai tajā nav norādīts vārds, amats, tiešs kontaktiespēja vai cits identificējams dati, kas nav funkcionāli nepieciešami produkta informācijai. Tā nav juridiska procedūra, bet praktiska pārbaude, līdzīga dokumenta pārskatīšanai pirms tā nosūtīšanas ārā. Ja vēlaties to regulāri delegēt, varat to noteikt kā pastāvīgu daļu no datu iesniegšanas procesā, neatkarīgi no tehniskās integrācijas ar programmatūras piegādātāju.
Tas palīdz arī nošķirt dossē, ko iekšēji glabā kā due diligence pierādījumu, un pasi, kas ir ārēji redzama. Pirmais drīkst saturēt vārdus un kontaktdatus tiktāl, ciktāl tas nepieciešams sava uzņēmuma darbībai; otrais ir paredzēts produkta informācijai. Šajā zināšanu bankā, kur šis jautājums ir izstrādāts katrai situācijai aprakstīts, kā šie divi elementi attiecas viens uz otru. Ja vēlaties uzzināt, kā pasē norādītie dati tieši tiek veidoti un kāda loma tai ir katram dalībniekam, to atradīsiet šeit: pārskatā par to, kā pasim norādītie dati tiek apkopoti.
Tā kā šis jautājums atrodas divu noteikumu krustpunktā, vispārēja jūsu situācijas novērtējuma veikšana no jurista vai datu aizsardzības uzraudzītāja ir pareizais virziens, ja jūs šaubāties par konkrētu lauku. Kad mēs kā platforma apstrādājam piekļuvi un uzglabāšanu datiem, kas mums tiek iesniegti, ir aprakstīts sadaļā par to, kā mēs rīkojamies ar datiem un piekļuvi.
Vēlaties vispirms iegūt priekšstatu par to, kur jūsu uzņēmums atrodas, pirms padziļināti aplūkojat šo tēmu? Ar dažiem jautājumiem jūs iegūsit pirmējo norādi par jūsu situācijupilnīgi bez saistībām un bez konta nepieciešamības.