De meestgemaakte fout bij de QR-code voor het batterijpaspoort is dat bedrijven er te laat over nadenken. De code wordt pas gemaakt nadat de batterijen al zijn ingekocht, geïmporteerd of zelfs verpakt, terwijl de koppeling tussen een fysieke batterij en zijn paspoort eigenlijk vanaf het begin van het traject vaststaat. Het gevolg: labels die achteraf worden bijgeplakt, codes die per abuis naar de verkeerde batch of het verkeerde model verwijzen, of een generieke code die naar een productpagina leidt in plaats van naar het paspoort van dat specifieke exemplaar.
Dit lijkt een detail, maar het raakt de kern van waar de datadrager voor dient: één op één herleidbaarheid tussen de batterij die iemand in handen heeft en de gegevens die daarover zijn vastgelegd. Verordening (EU) 2023/1542 beschrijft in artikel 77 dat de informatie via een datadrager toegankelijk moet zijn; hoe die koppeling in de praktijk technisch en organisatorisch wordt geregeld, is aan de aanbieder om in te richten.
Waarom de timing zo vaak misgaat
Bij importeurs en handelaren van e-bikes, scooters en industriële batterijen loopt de bestelling vaak via een ander traject dan de documentatie. De batterijen komen binnen, de technische gegevens en certificaten volgen los daarvan, soms via een andere afdeling of zelfs een andere leverancier binnen dezelfde groep. Als niemand vooraf heeft afgesproken wie de QR-code aanmaakt en op welk moment die op de batterij terechtkomt, ontstaat een kloof tussen het fysieke product en het paspoort dat erbij hoort.
Die kloof wordt zichtbaar zodra een batterij van eigenaar wisselt, gerepareerd wordt of aan het einde van de levensduur wordt ingeleverd. Precies op die momenten moet de code werken en naar de juiste, actuele gegevens leiden. Wie pas dan ontdekt dat de koppeling niet klopt, moet het probleem alsnog oplossen, maar dan onder tijdsdruk en vaak voor een hele voorraad tegelijk.
Eén code, één batterij, geen verwarring met marketing
Een tweede terugkerende fout is het door elkaar gebruiken van een QR-code voor marketing of service en de code die als datadrager voor het paspoort dient. Beide kunnen prima naast elkaar bestaan, maar dan moet voor iedereen — de gebruiker, de reparateur, de toezichthouder — duidelijk zijn welke code waarvoor is. Twee vergelijkbare codes op één batterij zonder onderscheid leiden tot verwarring en, bij een controle, tot vragen die eenvoudig te voorkomen waren geweest.
Of een bedrijf voor de eigen productlijn met één code per model kan werken of per batch of zelfs per individuele batterij een unieke code nodig heeft, hangt af van hoe uniform de samenstelling en herkomst van die batterijen zijn. Dat is een vraag die per situatie verschilt en waarvoor het raadzaam is de eigen productinformatie naast de officiële tekst te leggen, bijvoorbeeld via de kennisbank waarin onderwerpen per situatie zijn uitgezocht.
De code moet blijven werken, ook na jaren
Een derde fout die minder vaak wordt genoemd maar net zo hardnekkig is: de code wordt wel op tijd aangebracht, maar de achterliggende pagina bestaat een paar jaar later niet meer. Een leverancier stopt, een website wordt vernieuwd zonder de oude links mee te nemen, of een intern systeem wordt vervangen. De batterij zelf gaat vaak jaren mee; de datadrager moet net zo lang blijven werken.
Wie hierover twijfelt bij de eigen productcatalogus, kan met een paar vragen snel een indicatie krijgen van waar de aandachtspunten liggen via een korte scan die in een paar vragen laat zien waar u staat. Dat is geen juridisch oordeel over uw situatie, maar een eerste richting om het gesprek intern of met een leverancier te starten.
Hoe u dit in de praktijk voorkomt
De kern van de oplossing is niet ingewikkeld: leg vast wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het aanmaken van de code, op welk moment in het inkoop- of importproces dat gebeurt, en waar de onderliggende gegevens vandaan komen. Zorg dat die stap net zo vast in de procedure staat als het aanbrengen van een CE-markering of een typeplaatje, in plaats van een taak die achteraf wordt ingehaald.
Omdat de koppeling tussen code en gegevens tien jaar moet standhouden, is het ook zinvol om vooraf te weten hoe een leverancier die hosting technisch heeft geregeld. Meer daarover leest u op de pagina waar wordt uitgelegd waar de informatie vandaan komt. Voor losse vragen die dagelijks terugkomen bij bedrijven die hiermee starten, is er ook een overzicht van veelgestelde vragen.
Deze tekst beschrijft een veelvoorkomend knelpunt, geen beoordeling van uw eigen situatie. Voor een concrete inschatting van uw producten en processen is het raadzaam de officiële tekst te raadplegen of contact op te nemen met een jurist of de bevoegde toezichthouder. Wilt u eerst zelf een beeld krijgen van waar uw bedrijf staat, dan kunt u vrijblijvend de gratis quick-scan doen of rustig door de onderwerpen bladeren.