Ja, in de meeste gevallen kunt u de registratie zelf uitvoeren: het is een administratieve melding bij de bevoegde autoriteit van het land waar u batterijen op de markt brengt, en die stap staat los van het opstellen van het digitale batterijpaspoort. Waar het vaker misgaat, is niet de eerste registratie zelf, maar het overzicht erna: weten in welk land u moet registreren, welke gegevens actueel moeten blijven, en wat er verandert als uw assortiment of uw rol in de keten wijzigt.
De registratie komt voort uit de batterijenverordening en wordt per lidstaat georganiseerd. U meldt uw bedrijf aan bij het nationale register van het land waar u batterijen voor het eerst beschikbaar stelt, met gegevens over uw onderneming en de categorie batterijen die u op de markt brengt. Dat is doorgaans te doen zonder externe hulp, mits u weet welk register bij welk land hoort en welke gegevens gevraagd worden. Het digitale batterijpaspoort — het onderwerp waar wij ons op richten — is een aparte verplichting die op een ander moment in het proces speelt.
Wat registratie wél en niet omvat
Registratie bevestigt dat uw bedrijf bekend is bij de toezichthouder als partij die batterijen op de markt brengt. Het zegt niets over de inhoud van een specifieke batterij en niets over het paspoort dat bij een individueel product hoort. Wie dat verwart, denkt soms dat registratie en paspoort dezelfde actie zijn, of dat de ene verplichting de andere vervangt. Dat is niet zo: het zijn twee losse sporen die wel met elkaar samenhangen, omdat beide vragen wie in de keten welke rol heeft.
Waar zelf doen goed te doen is
Voor een bedrijf met een overzichtelijk assortiment en één of twee landen waar producten op de markt komen, is de registratie op zichzelf een taak die binnen een dag te regelen is: gegevens verzamelen, het juiste register vinden, het formulier invullen. Dat vraagt geen jurist en geen extern bureau. Waar het tijd kost, is het uitzoeken welk register geldt bij welk land, omdat de organisatie daarvan per lidstaat verschilt. het overzicht per onderwerp in de kennisbank zet die verschillen naast elkaar, zodat u niet per land opnieuw hoeft te zoeken.
Waar het vaker misgaat
De meeste vertraging ontstaat niet bij de eerste registratie, maar bij het bijhouden ervan. Verandert uw assortiment, komt er een nieuw land bij, of wijzigt uw rol in de keten — bijvoorbeeld van distributeur naar importeur omdat u zelf batterijen van buiten de EU haalt — dan hoort de registratie daarop aangepast te worden. Bedrijven die de registratie ooit zelf hebben ingericht, vergeten die vervolgstap vaak, simpelweg omdat niemand binnen het bedrijf is aangewezen om erop te letten. Dat is doorgaans geen juridische valkuil maar een organisatorische: wie binnen uw bedrijf verantwoordelijk is voor het actueel houden van deze gegevens, is een vraag die u beter vooraf stelt dan achteraf.
Het onderscheid met het digitale paspoort
Het digitale batterijpaspoort is een andere verplichting, met een andere aanpak. Waar registratie een eenmalige, en bij wijzigingen te herhalen, administratieve melding is, vraagt het paspoort om gegevens per batterij of batterijtype, een QR-datadrager op het product, en tien jaar beschikbaarheid van die gegevens. Dat laatste is precies waar batpas.eu in ondersteunt: wij stellen het paspoort samen op basis van de gegevens die u of uw fabrikant aanlevert, hosten het gedurende de vereiste termijn, en leveren de QR-code die naar die gegevens verwijst. Meer over hoe die gegevens bij ons terechtkomen en waar ze vandaan komen leest u apart. De registratie bij de nationale autoriteit blijft daarbij een losse stap die u, of iemand binnen uw organisatie, zelf uitvoert.
Wat u kunt uitbesteden en wat niet
De registratie zelf is in principe geen taak die u aan een derde partij overdraagt: het is een melding onder uw eigen bedrijfsnaam, en de verantwoordelijkheid daarvoor blijft bij u liggen, ook als iemand anders het formulier voor u invult. Wat u wél kunt uitbesteden, is het uitzoeken welk register bij welk land geldt, het bijhouden van wijzigingen in de regelgeving per lidstaat, en het samenstellen en beheren van het digitale paspoort zelf. Voor die laatste taken is externe ondersteuning vaak praktischer dan voor de registratie op zichzelf, juist omdat ze doorlopend onderhoud vragen in plaats van een eenmalige actie.
Twijfelt u of registratie in uw geval verplicht is, of wilt u weten welk register bij uw situatie past, dan is dat een vraag voor de bevoegde toezichthouder in het betreffende land of voor een jurist die de verordening op uw situatie kan toepassen.
Wilt u eerst een breder beeld van wat er voor uw bedrijf verandert, dan geeft de gratis quick-scan met een paar korte vragen een indicatie van de onderwerpen die voor u relevant zijn. Twijfelt u tussen registratie en het paspoort, dan zet het overzicht met veelgestelde vragen de losse verplichtingen nog eens naast elkaar.