Wie een digitaal batterijpaspoort laat opzetten, betaalt niet alleen voor het aanmaken ervan. De batterijenverordening (artikel 77) verplicht een aanbieder om het paspoort gedurende tien jaar na het in de handel brengen van de batterij toegankelijk te houden. Die tien jaar is geen bijzaak: het is een doorlopende verplichting die meetelt in de prijs die u betaalt, naast de eenmalige opzet.
De kosten van die tien jaar bestaan doorgaans uit drie onderdelen: de opslag en beveiliging van de gegevens over die hele periode, het bijwerken van het paspoort zodra er iets verandert aan de batterij of de gegevens, en de garantie dat de QR-code en de achterliggende link blijven werken ook als u van softwareleverancier wisselt of als uw bedrijf van naam verandert. Hoeveel dat precies kost, hangt af van factoren die per bedrijf verschillen.
Waar het bedrag vandaan komt
Hosting van gegevens over tien jaar is iets anders dan een website die u een paar jaar laat draaien. De informatie moet raadpleegbaar blijven voor toezichthouders, recyclingbedrijven en volgende eigenaren van de batterij, ook als uw eigen ICT-omgeving intussen verandert. Dat vraagt om een infrastructuur die niet afhankelijk is van één abonnement of één medewerker die weet hoe het werkt. Leveranciers rekenen dat door in een tarief per paspoort of per jaar, vaak los van de eenmalige opzet.
Daarnaast spelen wijzigingen tijdens de looptijd mee. Verandert de samenstelling van een batterijmodel, wordt een leverancier vervangen, of blijkt een gegeven onjuist te zijn ingevoerd, dan moet het paspoort worden aangepast. Hoe vaak dat gebeurt, verschilt sterk tussen een importeur met een stabiel assortiment en een handelaar die regelmatig van batterijtype wisselt.
Wat de prijs bepaalt
Het aantal batterijmodellen is de belangrijkste factor. Eén paspoort voor een enkel e-bikemodel kost aanzienlijk minder dan tien jaar hosting voor een assortiment van dertig varianten, elk met eigen celchemie en leverancier. Ook de complexiteit van de gegevens telt mee: een industriële batterij met meerdere componenten en een uitgebreid technisch dossier vraagt om meer onderhoud dan een eenvoudige lichte-vervoermiddelenbatterij.
Een derde factor is wie het onderhoud doet. Regelt u zelf de aanpassingen aan het paspoort, dan betaalt u vooral voor de hostingcapaciteit. Laat u het bijwerken over aan de partij die het paspoort heeft opgezet, dan zit daar een dienstverleningscomponent bovenop. Voor bedrijven zonder eigen ICT-afdeling is dat vaak de praktischere keuze, maar het is goed om vooraf te weten wat daar wel en niet in zit.
Eenmalige opzet versus doorlopende kosten
Het is verstandig om deze twee posten los van elkaar te bekijken. De opzet van een paspoort is een eenmalige investering; de tien jaar hosting daarna is een terugkerende kostenpost die per jaar of per contractperiode wordt afgerekend. Een offerte die alleen de opzet noemt, geeft geen volledig beeld van wat het paspoort u over de hele looptijd gaat kosten. In het gesprek met een leverancier is het daarom zinvol te vragen naar het tarief voor de volledige tien jaar, niet alleen voor het eerste jaar.
Wat er gebeurt als de dienstverlener stopt
Omdat de verplichting tien jaar loopt, is de continuïteit van de aanbieder relevant. Stopt een leverancier binnen die periode, dan moet de aanbieder van de batterij zelf zorgen dat het paspoort toegankelijk blijft. Dat kan gevolgen hebben voor de kosten als gegevens moeten worden overgezet naar een andere partij. Wie hierover meer wil weten, vindt op batpas.eu een overzicht van hoe de gegevens en de hosting bij ons zijn opgebouwd, zodat duidelijk is waar de informatie vandaan komt en hoe de continuïteit is geregeld.
Omdat de kosten per bedrijf verschillen, is een indicatie op maat vaak nuttiger dan een vast bedrag. Op batpas.eu vindt u een overzicht van de tarieven voor opzet en tien jaar hosting, en kunt u via de productscan met een paar vragen een eerste indicatie krijgen van wat in uw situatie van toepassing is. Voor achtergrond bij andere kostenvragen rond het batterijpaspoort is de kennisbank met onderwerpen per situatie een goed startpunt.
Heeft u nog geen duidelijk beeld van wat er voor uw assortiment nodig is? Doe de gratis quick-scan of lees de onderwerpen in de kennisbank door — beide geven zonder verplichtingen een eerste indicatie van waar u staat.