For én batterityp kan et pasport fås klar inden få uger, forudsat at data er fuldstændige. Ved et sortiment på ti, tyve eller hundrede forskellige modeller fordobles denne tid ikke blot: gennemløbstiden bestemmes derefter primært af, hvor mange leverandører du har, hvor hurtigt de reagerer, og om de samme data skal indhentes på nytt pr. model. Virksomheder, der nu starter med et overblik over deres eget sortiment, sparer dermed som regel mere tid end virksomheder, der venter, til al dokumentation allerede er til stede.
Forordningen selv nævner ingen gennemløbstid for samlingen af et pasport; men det er fastsat, at batterier, der falder under ordningen, skal have digitale pasporter fra 18. februar 2027. Hvad der ligger imellem – hvor hurtigt du får det på plads – afhænger af din egen organisation og de parter, du samarbejder med, ikke af en frist i loven.
Hvad der bestemmer gennemløbstiden i praksis
Tre faktorer spiller altid en rolle: antallet af forskellige produkttyper, antallet af leverandører, du arbejder med, og spørgsmålet om, hvorvidt teknisk dokumentation allerede er centralt registreret, eller om den skal søges pr. model. En importør, der køber ti varianter af det samme e-bikebatteri fra én fabrik, har som regel mindre forsinkelse end en handel, der fører ti forskellige mærker, hver med sin egen kontaktperson og egen dokumentationsmåde.
Fase 1: Indsamling af data
Dette er i næsten alle tilfælde den længste fase, og den fase, hvor der går mest galt. De påkrævede data – celkemi, oprindelse af råstoffer, præstationsværdier, sikkerhedsinformationer – kommer fra producenten eller din egen indkøbsafdeling, og ikke enhver leverandør har dem klar i den form, som er nødvendig. Især ved leverandører uden for EU tager det ofte uger at spørge efter manglende dokumenter, fordi spørgsmålet først skal klares inden for deres egen organisation. Virksomheder, der tackler flere produkttyper samtidigt, gør klogt i at stille dette spørgsmål én gang for hele sortimentet i stedet for pr. model for sig selv, ikke mindst for at undgå fem gange den samme mailkorrespondance.
Fase 2: Samling og kontrol
Så snart data er fuldstændige, er samlingen af selve pasportet relativt hurtigt at gøre. Denne fase er primært underlagt forsinkelse, når det efterfølgende viser sig, at en stykke dokumentation manglede alligevel, eller når data mellem forskellige afdelinger – indkøb, teknik, kvalitet – ikke stemmer overens. Et fast kontaktpunkt inden for din organisation, som indsamler alle dokumenter, sparer i praksis flere hin-og-tilbage-runder. I vidensbanken pr. emne er det for hver datakategori præciseret, hvad der præcist bliver spurgt om og hvorfor.
Fase 3: Anbringelse og publicering
Anbringelse af QR-koden på produktet eller pakningen, og lancering af pasportets live-version, er teknisk det korteste trin. Alligevel fortjener også denne del tid: ved eksisterende lagerbeholdning skal det bestemmes, hvordan og hvor koden anbringes uden at skulle få produktet eller pakningen produceret på ny. Virksomheder, der planlægger denne del først på det sidste, bemærker ofte, at netop dette sidste trin kræver mere koordination end forventet, for eksempel med en pakningsleverandør eller printer.
Hvorfor det går mere galt ved et bredt sortiment
For et enkelt produkt er et misset trin hurtigt at udbedre. For et sortiment af titalls modeller ophober forsinkelsen sig: et manglende dokument hos leverandør A holder ikke automatisk model B tilbage, men den, der vil afslutte alt på én gang, venter dog på det langsomste led. Det hjælper at holde styr på pr. produkttype, hvilke data der allerede er modtaget, og hvilke der mangler, så en forsinkelse hos én leverandør ikke stilstår hele operationen. Med en kort scanning, der for hver situation viser, hvor du er får du hurtigt overblik over, hvilke produkttyper der allerede er næsten klar, og hvilke der stadig kræver opmærksomhed.
Hvornår det er fornuftigt at begynde
Fordi den længste fase foregår uden for dit eget kontor — hos producenten eller leverandøren — er det at starte tidligt den vigtigste måde at undgå forsinkelse på. Jo tidligere dokumentationsanmodningen sendes ud, jo mere tid er der tilbage til at få manglende dele frem inden forpligtelsen træder i kraft. På siden, der viser, hvor dataene til et paspoort kommer fra er det gennemgået, hvilke trin der er involveret, og hvad vi påtager os for dig.
Om din situation overhovedet falder under forordningen, og hvilke frister der præcist gælder, er noget du bedst spørger en jurist om eller kontrollerer i den officielle tekst. Vil du først få et indtryk af, hvor du står med dit eget sortiment, skal du foretage den gratis hurtigscan eller læse de øvrige emner i de ofte stillede spørgsmål om batteripasportet.