Pentru un singur tip de baterie, un pașaport poate fi finalizat în câteva săptămâni, cu condiția ca datele să fie complete. Pentru un portofoliu de zece, douăzeci sau o sută de modele diferite, acest timp nu se adună simplu: durata de execuție este determinată în principal de numărul de furnizori pe care îi aveți, de cât de repede răspund aceștia și de faptul dacă aceleași date trebuie solicitate din nou pentru fiecare model. Cine începe acum cu o evidență a propriului portofoliu, de obicei câștigă mai mult timp decât cine așteaptă ca toată documentația să fi sosit.
Reglementarea în sine nu menționează o durată de execuție pentru compilarea unui pașaport; totuși, se stabilește obligația că bateriile care se încadrează în regim trebuie să dispună de un pașaport digital din 18 februarie 2027. Ceea ce se întâmplă între timp — cât de repede o finalizați — depinde de propria organizație și de părțile cu care colaborați, nu de o termenă din lege.
Ce determină în practică durata de execuție
Trei factori se repetă mereu: numărul de tipuri de produse diferite, numărul de furnizori cu care colaborați și întrebarea dacă documentația tehnică este deja înregistrată centralizat sau dacă trebuie căutată per model. Un importator care achizționează zece variante ale aceleiași acumulatoare de e-bike de la o singură fabrică, are de obicei mai puțină întârziere decât un comerciant care vinde zece mărci diferite, fiecare cu propriul contact și propria modalitate de documentare.
Faza 1: colectarea datelor
Aceasta este în aproape toate cazurile faza cea mai lungă și faza în care se greșește cel mai mult. Datele necesare — chimia celulelor, originea materiilor prime, valorile de performanță, informații de siguranță — provin de la fabricant sau de la propria dumneavoastră secție de achiziții, și nu fiecare furnizor le are pregătite în forma necesară. În special cu furnizori din afara UE, solicitarea pieselor lipsă durează adesea săptămâni, deoarece întrebarea trebuie mai întâi clarificată în cadrul propriei organizații. Cine abordează mai multe tipuri de produse în același timp, ar trebui să pună această întrebare o singură dată pentru întregul portofoliu, în loc să o facă separat per model, chiar doar ca să nu repete aceeași corespondență prin e-mail de cinci ori.
Faza 2: compilare și verificare
Odată ce datele sunt complete, compilarea pașaportului în sine este relativ rapidă. Această fază întâmpină în principal întârzieri atunci când mai târziu se dovedește că o piesă de documentație a lipsit totuși, sau când datele dintre diferite departamente — achiziții, tehnică, calitate — nu se aliniază. Un punct de contact fix în cadrul organizației dumneavoastră care colectează toate piesele, reduce în practică mai multe runde de înainte și înapoi. În baza de cunoștințe pe subiect este explicat pe fiecare categorie de date ce se cere exact și de ce.
Faza 3: aplicare și publicare
Plasarea codului QR pe produs sau pe ambalaj și punerea în funcțiune a pașaportului, este tehnic cel mai scurt pas. Cu toate acestea, și această componentă merită timp: în cazul stocurilor existente trebuie determinat cum și unde se aplică codul fără a fi nevoie să se reproducă din nou produsul sau ambalajul. Companiile care planifică această componentă abia la final, observă adesea că tocmai acest ultim pas necesită mai multă coordonare decât se anticipase, de exemplu cu un furnizor de ambalaje sau tipograf.
De ce este mai probabil ca ceva să meargă prost cu un portofoliu larg
Pentru un singur produs, o etapă ratată se repară ușor. Într-un sortiment de zeci de modele, întârzierile se acumulează: un document lipsă de la furnizorul A nu oprește automat modelul B, dar cel care vrea să finalizeze totul deodată trebuie totuși să aștepte cea mai lentă verigă. Este util să urmăriți separat pentru fiecare tip de produs care date au sosit deja și care mai lipsesc, astfel încât o întârziere de la un furnizor să nu oprească întreaga operație. o scurtă scanare care arată pentru fiecare situație unde vă aflați veți obține rapid o imagine clară asupra tipurilor de produse care sunt aproape gata și care necesită încă atenție.
Când este util să începeți
Deoarece faza cea mai lungă are loc în afara biroului dumneavoastră — la producător sau furnizor — a începe mai devreme este cel mai important mod de a preveni întârzierile. Cu cât mai devreme se trimite cererea de documentație, cu atât mai mult timp rămâne pentru a recupera piesele lipsă înainte ca obligația să intre în vigoare. Pe pagina care arată de unde provin datele pentru un pasaport este explicat care sunt etapele implicate și ce preluăm noi pentru dumneavoastră.
Dacă situația dumneavoastră cade sub incidența Reglementării și care sunt exact termenele aplicabile este ceva pe care o puteți verifica cel mai bine cu un jurist sau în textul oficial. Dacă doriți mai întâi o impresie asupra situației sortimelui dumneavoastră, efectuați scan-ul rapid gratuit sau citiți celelalte subiecte din întrebări frecvente despre pasaportul bateriei.