Para um tipo de bateria, um passaporte pode estar pronto em poucas semanas, desde que os dados sejam completos. Com um sortimento de dez, vinte ou cem modelos diferentes, esse tempo não se soma simplesmente: o prazo de entrega é então determinado principalmente por quantos fornecedores tem, com que rapidez respondem, e se os mesmos dados precisam ser solicitados novamente para cada modelo. Quem começa agora com um inventário do próprio sortimento, geralmente ganha mais tempo do que quem espera até que toda a documentação já esteja pronta.
O próprio regulamento não menciona prazo para a compilação de um passaporte; porém está estabelecida a obrigação de que as baterias abrangidas pela regulação devem ter um passaporte digital a partir de 18 de fevereiro de 2027. O que fica entre isso — com que rapidez consegue realizá-lo — depende da sua própria organização e das partes com as quais coopera, não de um prazo da lei.
O que determina o prazo de entrega na prática
Três fatores sempre regressam: o número de tipos de produtos diferentes, o número de fornecedores com os quais trabalha, e a questão de saber se a documentação técnica já está centralizada ou tem de ser procurada por modelo. Um importador que adquire dez variantes da mesma bateria para e-bike de uma única fábrica tem habitualmente menos atraso do que um comerciante que vende dez marcas diferentes, cada uma com um contacto próprio e seu próprio modo de documentar.
Fase 1: recolha de dados
Em praticamente todos os casos, esta é a fase mais longa, e a fase em que mais coisas correm mal. Os dados necessários — química da célula, origem das matérias-primas, valores de desempenho, informações de segurança — vêm do fabricante ou do seu próprio departamento de compras, e nem todo fornecedor os tem à mão na forma necessária. Especialmente com fornecedores fora da UE, o pedido de peças em falta demora frequentemente semanas, porque a pergunta primeiro tem de ser esclarecida dentro da sua própria organização. Quem aborda vários tipos de produtos em simultâneo faz bem em colocar esta pergunta de uma só vez para todo o sortimento em vez de por modelo separado, nem que seja apenas para não conduzir a mesma correspondência por correio electrónico cinco vezes.
Fase 2: compilar e verificar
Assim que os dados estão completos, a compilação do próprio passaporte é relativamente rápida. Esta fase sofre principalmente atrasos quando posteriormente se verifica que faltava alguma documentação, ou quando os dados entre diferentes departamentos — compras, engenharia, qualidade — não coincidem. Um ponto de contacto fixo dentro da sua organização que reúna todas as peças poupa, na prática, várias rodadas de ida e volta. o banco de conhecimento por tema está explicado por categoria de dados o que é exactamente solicitado e porquê.
Fase 3: aplicar e publicar
A colocação do código QR no produto ou na embalagem, e a publicação do passaporte, é tecnicamente o passo mais curto. No entanto, também esta parte merece tempo: no caso do inventário existente, deve ser determinado como e onde o código é aplicado sem ser necessário reproduzir o produto ou a embalagem. As empresas que planeiam esta parte apenas no final, muitas vezes percebem que exactamente este último passo requer mais coordenação do que o esperado, por exemplo com um fornecedor de embalagens ou uma gráfica.
Porque é que corre pior com um sortido amplo
Com um produto, um passo perdido é rápido de corrigir. Com um sortimento de dezenas de modelos, os atrasos acumulam-se: um documento em falta junto do fornecedor A não bloqueia automaticamente o modelo B, mas quem quer terminar tudo de uma vez acaba esperando pela ligação mais fraca. Ajuda acompanhar por tipo de produto quais dados já chegaram e quais ainda faltam, para que um atraso junto de um fornecedor não paralise toda a operação. Com uma varredura rápida que mostra por situação onde se encontra vê rapidamente quais tipos de produto estão praticamente prontos e quais ainda precisam de atenção.
Quando começar faz sentido
Uma vez que a fase mais longa ocorre fora do seu próprio escritório — junto do fabricante ou do fornecedor — começar cedo é a forma mais importante de evitar atrasos. Quanto mais cedo o pedido de documentação for enviado, mais tempo sobra para encontrar as peças em falta antes de a obrigação entrar em vigor. Na página que mostra de onde vêm os dados de um pasaporte está explicado quais passos isso envolve e o que nós assumimos por si.
Se a sua situação se enquadra ou não na verordenda, e quais os prazos que se aplicam precisamente, é algo que pode perguntar melhor a um jurista ou verificar no texto oficial. Se quiser primeiro ter uma ideia de como está a sua situação com o seu próprio sortimento, faça a varredura rápida gratuita ou leia os outros tópicos em perguntas frequentes sobre o pasaporte de bateria.