För en batterityp kan ett pass vara klart inom några veckor, förutsatt att alla uppgifter är kompletta. Med ett sortiment på tio, tjugo eller hundra olika modeller adderas denna tid inte enkelt: genomloppstiden bestäms då framför allt av hur många leverantörer ni har, hur snabbt de svarar, och om samma data måste begäras på nytt per modell. Den som börjar nu med en översikt över sitt eget sortiment sparar vanligtvis mer tid än den som väntar tills all dokumentation är på plats.
Förordningen själv nämner ingen genomloppstid för sammanställning av ett pass; men förpliktelsen är fastlagd att batterier som omfattas av förordningen från och med den 18 februari 2027 måste ha ett digitalt produktpass. Det som ligger däremellan — hur snabbt ni löser det — beror på er egen organisation och på de parter ni samarbetar med, inte på någon tidsfrist i lag.
Vad som i praktiken bestämmer genomloppstiden
Tre faktorer spelar alltid in: antalet olika produkttyper, antalet leverantörer ni arbetar med, och frågan om teknisk dokumentation redan är centralt registrerad eller måste sökas upp per modell. En importör som från en fabrik tar emot tio varianter av samma elsparkcykelackumulator har vanligtvis mindre förseningar än en handel som för tio olika märken, var och en med sin egen kontaktperson och sitt eget sätt att dokumentera.
Fas 1: Insamling av data
Detta är i nästan alla fall den längsta fasen, och fasen där mest går fel. De erforderliga uppgifterna — cellkemi, ursprung för råvaror, prestandavärden, säkerhetsinformation — kommer från tillverkaren eller från er egen inköpsavdelning, och inte varje leverantör har dem tillgängliga i den form som behövs. Särskilt med leverantörer utanför EU tar det ofta veckor att efterfråga saknade delar, eftersom frågan först måste utredas inom deras egen organisation. Den som hanterar flera produkttyper samtidigt gör klokt i att ställa denna fråga på en gång för hela sortimentet i stället för per modell för sig, om bara för att inte föra samma e-postväxling fem gånger.
Fas 2: Sammanställning och granskning
Så snart uppgifterna är kompletta går själva sammanställningen av passet relativt snabbt. Denna fas drabbas framför allt av förseningar när det senare visar sig att en dokumentdel trots allt saknades, eller när uppgifter mellan olika avdelningar — inköp, teknik, kvalitet — inte stämmer överens. En fast kontaktperson inom er organisation som samlar alla delar sparar i praktiken flera omgångar fram och tillbaka. I kunskapsdatabasen per ämne förklaras för varje datakategori exakt vad som efterfrågas och varför.
Fas 3: Anbringning och publicering
Placering av QR-koden på produkten eller förpackningen, och lansering av passet, är tekniskt det kortaste steget. Ändå bör även denna del få tid: med befintligt lager måste det bestämmas hur och var koden anbringas utan att produkten eller förpackningen måste tillverkas på nytt. Företag som planerar denna del först i slutet märker ofta att just denna sista steg kräver mer samordning än väntat, till exempel med en förpackningsleverantör eller tryckare.
Varför det blir fel oftare med ett brett sortiment
Vid en produkt är ett missat steg snabbt att åtgärda. Vid ett sortiment med tiotals modeller stacklas förseningarna på varandra: ett saknat dokument hos leverantör A stoppar inte automatiskt modell B, men den som vill slutföra allt på en gång väntar ändå på den långsamaste länken. Det hjälper att per produkttyp separat hålla reda på vilka data som redan kommit in och vilka som fortfarande saknas, så att en försening hos en leverantör inte sätter hela operationen i bero. Med en kort sökning som per situation visar var ni befinner er får ni snabbt överblick över vilka produkttyper som redan är nästan färdiga och vilka som fortfarande kräver uppmärksamhet.
När det är meningsfullt att börja
Eftersom den längsta fasen äger rum utanför er egen kontorsmiljö — hos tillverkaren eller leverantören — är det viktigt att börja tidigt för att förebygga förseningar. Ju tidigare frågan om dokumentation skickas ut, desto mer tid finns det kvar för att få fram saknade papper innan förpliktelsen träder i kraft. På sidan som visar var uppgifterna för ett paspoort kommer ifrån är det förklarat vilka steg som ingår och vad vi tar på oss för er.
Huruvida er situation överhuvudtaget omfattas av förordningen, och vilka exakta tidsfrister som gäller, är något som ni bäst tar reda på genom att fråga en jurist eller läsa den officiella texten. Vill ni först få en uppfattning om hur er situation ser ut med ert eget sortiment, gör då den kostnadsfria snabbgranskningen eller läs de andra ämnena i de vanliga frågorna om batteripaspoorten.