Pour un type de batterie, un passeport peut être finalisé en quelques semaines, à condition que les données soient complètes. Avec un assortiment de dix, vingt ou cent modèles différents, ce délai ne s'additionne pas simplement : le délai d'exécution est alors surtout déterminé par le nombre de fournisseurs que vous avez, la rapidité de leur réaction, et si les mêmes données doivent être demandées à nouveau pour chaque modèle. Celui qui commence dès maintenant par dresser un inventaire de son propre assortiment gagne généralement plus de temps que celui qui attend que toute la documentation soit rassemblée.
Le règlement lui-même ne mentionne pas de délai d'exécution pour la compilation d'un passeport ; cependant, l'obligation est établie que les batteries qui relèvent du régime doivent disposer d'un passeport numérique à partir du 18 février 2027. Ce qui se passe entre les deux — la rapidité avec laquelle vous y parvenez — dépend de votre propre organisation et des parties avec lesquelles vous travaillez, et non d'un délai prescrit par la loi.
Ce qui détermine le délai d'exécution en pratique
Trois facteurs jouent toujours un rôle : le nombre de types de produits différents, le nombre de fournisseurs avec lesquels vous travaillez, et la question de savoir si la documentation technique est déjà centralisée ou doit être recherchée pour chaque modèle. Un importateur qui se procure dix variantes d'une même batterie pour vélo électrique auprès d'une seule fabrique subit généralement moins de retards qu'un commerçant qui propose dix marques différentes, chacune avec son propre interlocuteur et sa propre méthode de documentation.
Phase 1 : collecter les données
C'est dans pratiquement tous les cas la phase la plus longue et celle où le plus de problèmes surviennent. Les données nécessaires — chimie des cellules, origine des matières premières, valeurs de performance, informations de sécurité — proviennent du fabricant ou de votre propre service des achats, et tous les fournisseurs ne les ont pas disponibles sous la forme requise. Notamment chez les fournisseurs situés en dehors de l'UE, les demandes de pièces manquantes prennent souvent des semaines, car la question doit d'abord être clarifiée au sein de leur propre organisation. Celui qui traite plusieurs types de produits simultanément fera bien de poser cette question une seule fois pour tout l'assortiment au lieu de le faire modèle par modèle, ne serait-ce que pour éviter cinq séries du même échange de courriels.
Phase 2 : compiler et vérifier
Une fois les données complètes, la compilation du passeport lui-même est relativement rapide. Cette phase subit surtout des retards lorsqu'il s'avère a posteriori qu'une pièce de documentation manquait, ou lorsque les données entre différents départements — achats, technique, qualité — ne concordent pas. Un interlocuteur fixe au sein de votre organisation qui rassemble toutes les pièces évite en pratique plusieurs allers-retours. Dans la base de connaissances par sujet chaque catégorie de données est expliquée en détail pour indiquer exactement ce qui est demandé et pourquoi.
Phase 3 : appliquer et publier
Le placement du code QR sur le produit ou l'emballage, et la mise en ligne du passeport, est techniquement l'étape la plus courte. Néanmoins, cette partie mérite aussi du temps : avec des stocks existants, il faut déterminer comment et où le code sera appliqué sans avoir besoin de refaire produire le produit ou l'emballage. Les entreprises qui planifient cette partie en dernier remarquent souvent que c'est précisément cette dernière étape qui nécessite plus de coordination que prévu, par exemple avec un fournisseur d'emballage ou une imprimerie.
Pourquoi cela s'avère plus compliqué avec un large assortiment
Avec un seul produit, il est facile de rattraper une étape manquée. Avec un assortiment de dizaines de modèles, le retard s'accumule : un document manquant chez le fournisseur A n'arrête pas automatiquement le modèle B, mais celui qui veut tout finaliser en une fois attend quand même le maillon le plus lent. Il est utile de suivre séparément par type de produit les données déjà reçues et celles qui manquent encore, afin qu'un retard chez un fournisseur n'immobilise pas toute l'opération. Avec un rapide scan qui vous montre selon chaque situation où vous en êtes vous voyez rapidement quels types de produits sont presque prêts et lesquels demandent encore de l'attention.
Quand il est judicieux de commencer
Étant donné que la phase la plus longue se déroule en dehors de votre propre bureau — chez le fabricant ou le fournisseur — commencer tôt est le moyen le plus important d'éviter les retards. Plus tôt la demande de documentation est lancée, plus il reste de temps pour trouver les pièces manquantes avant l'entrée en vigueur de l'obligation. Sur la page qui montre d'où proviennent les données pour un passeport il est expliqué quelles étapes cela implique et ce que nous prenons en charge pour vous.
Que votre situation relève ou non de la réglementation, et quels délais s'y appliquent précisément, c'est quelque chose que vous feriez mieux de vérifier auprès d'un juriste ou de consulter dans le texte officiel. Si vous voulez d'abord vous faire une idée de la situation de votre propre assortiment, effectuez le scan rapide gratuit ou lisez les autres rubriques de la foire aux questions sur le passeport pour batteries.