Per una singola tipologia di batteria, il passaporto può essere completato in poche settimane, a condizione che i dati siano completi. Con un assortimento di dieci, venti o cento modelli diversi, questi tempi non si sommano semplicemente: il tempo di realizzazione dipende principalmente da quanti fornitori avete, da quanto velocemente rispondono, e dal fatto che gli stessi dati debbano essere richiesti nuovamente per ogni modello. Chi inizia ora con un inventario del proprio assortimento guadagna generalmente più tempo rispetto a chi aspetta che tutta la documentazione sia già disponibile.
Il regolamento stesso non specifica un tempo per l'elaborazione del passaporto; tuttavia è stabilito l'obbligo che le batterie coperte dalla normativa dispongano di un passaporto digitale a partire dal 18 febbraio 2027. Ciò che accade tra questi due momenti — quanto velocemente riuscirete a completare tutto — dipende dalla vostra organizzazione interna e dai partner con cui collaborate, non da un termine previsto dalla legge.
Cosa determina i tempi di realizzazione nella pratica
Tre fattori sono sempre ricorrenti: il numero di diverse tipologie di prodotto, il numero di fornitori con cui lavorate, e se la documentazione tecnica è già centralizzata oppure deve essere reperita per ogni modello. Un importatore che acquista da una sola fabbrica dieci varianti dello stesso pacco batteria per e-bike generalmente incontra meno ritardi rispetto a un commerciante che gestisce dieci marchi diversi, ciascuno con un proprio referente e una propria modalità di documentazione.
Fase 1: raccolta dei dati
In quasi tutti i casi, questa è la fase più lunga e quella in cui più spesso emergono problemi. I dati richiesti — chimica della cella, provenienza delle materie prime, valori prestazionali, informazioni sulla sicurezza — provengono dal produttore o dal vostro reparto acquisti, e non tutti i fornitori li hanno disponibili nella forma necessaria. Soprattutto per i fornitori al di fuori dell'UE, la richiesta di parti mancanti richiede spesso settimane, perché la domanda deve prima essere gestita all'interno della loro organizzazione. Se affrontate più tipologie di prodotto contemporaneamente, è consigliabile sottoporre questa richiesta una sola volta per l'intero assortimento piuttosto che per modello singolo, quanto meno per evitare di ripetere lo stesso scambio di e-mail cinque volte.
Fase 2: elaborazione e verifica
Una volta che i dati sono completi, l'elaborazione del passaporto in sé è relativamente rapida. Questa fase incontra generalmente ritardi quando in seguito emerge che manca un documento, oppure quando i dati tra i diversi reparti — acquisti, tecnologia, qualità — non sono coerenti. Un referente fisso all'interno della vostra organizzazione che raccolga tutti i documenti evita nella pratica numerosi scambi di andata e ritorno. Nella banca dati per argomento sono spiegate per ogni categoria di dati le informazioni esattamente richieste e la relativa motivazione.
Fase 3: applicazione e pubblicazione
L'apposizione del codice QR sul prodotto o sull'imballaggio e la messa online del passaporto rappresentano tecnicamente il passo più breve. Tuttavia, anche questa fase merita il dovuto tempo: nel caso di giacenze esistenti deve essere determinato come e dove applicare il codice senza dover riprodurre nuovamente il prodotto o l'imballaggio. Le aziende che pianificano questa parte solo alla fine spesso notano che proprio questo ultimo passo richiede più coordinamento di quanto previsto, ad esempio con un fornitore di imballaggio o con una tipografia.
Perché un assortimento ampio presenta rischi maggiori
Con un solo prodotto, uno step mancato si corregge rapidamente. Con un assortimento di dozzine di modelli, i ritardi si accumulano: un documento mancante presso il fornitore A non blocca automaticamente il modello B, ma chi vuole concludere tutto in una volta aspetta comunque l'anello più lento. Aiuta monitorare per ogni tipo di prodotto separatamente quali dati sono già arrivati e quali ancora mancano, in modo che un ritardo presso un fornitore non blocchi l'intera operazione. Con una breve scansione che per ogni situazione mostra dove siete ottenete rapidamente una visione chiara di quali tipi di prodotto sono quasi pronti e quali richiedono ancora attenzione.
Quando è utile iniziare
Poiché la fase più lunga si svolge al di fuori del vostro ufficio — presso il produttore o il fornitore — iniziare presto è il modo più importante per evitare ritardi. Quanto prima viene inviata la richiesta di documentazione, tanto più tempo rimane per reperire i pezzi mancanti prima che l'obbligo entri in vigore. Su la pagina che mostra da dove provengono i dati per un passeport è spiegato quali passaggi ne fanno parte e cosa facciamo per voi.
Se la vostra situazione rientra affatto nel regolamento e quali sono esattamente i termini applicabili è qualcosa che potete chiedere al meglio a un legale o verificare nel testo ufficiale. Se desiderate prima avere un'idea di dove state con il vostro assortimento, fate la scansione rapida gratuita o leggete gli altri argomenti in le domande frequenti sul passeport della batteria.