Für einen Batterietyp ist ein Pass innerhalb weniger Wochen fertig, sofern die Daten vollständig sind. Bei einem Sortiment von zehn, zwanzig oder hundert verschiedenen Modellen addiert sich diese Zeit nicht einfach: Die Durchlaufzeit wird dann vor allem dadurch bestimmt, wie viele Lieferanten Sie haben, wie schnell diese reagieren, und ob die gleichen Daten pro Modell erneut abgefragt werden müssen. Wer jetzt mit einem Überblick über sein eigenes Sortiment anfängt, gewinnt damit in der Regel mehr Zeit als derjenige, der wartet, bis alle Unterlagen vorliegen.
Die Verordnung selbst nennt keine Durchlaufzeit für die Erstellung eines Passes; es ist jedoch festgelegt, dass Batterien, die unter die Regelung fallen, ab dem 18. Februar 2027 über einen digitalen Pass verfügen müssen. Was dazwischen liegt — wie schnell Sie das umsetzten — hängt von Ihrer eigenen Organisation und den Parteien ab, mit denen Sie zusammenarbeiten, nicht von einer gesetzlichen Frist.
Was die Durchlaufzeit in der Praxis bestimmt
Drei Faktoren spielen immer wieder eine Rolle: die Anzahl der verschiedenen Produkttypen, die Anzahl der Lieferanten, mit denen Sie arbeiten, und die Frage, ob technische Dokumentation bereits zentral erfasst ist oder pro Modell recherchiert werden muss. Ein Importeur, der von einer Fabrik zehn Varianten des gleichen E-Bike-Akkus bezieht, hat in der Regel weniger Verzögerungen als ein Handel, der zehn verschiedene Marken führt, jede mit einem eigenen Ansprechpartner und einer eigenen Dokumentationsweise.
Phase 1: Datenerfassung
Dies ist in den meisten Fällen die längste Phase, und die Phase, in der die meisten Probleme auftreten. Die erforderlichen Daten — Zellchemie, Rohstoffherkunft, Leistungswerte, Sicherheitsinformationen — stammen vom Hersteller oder von Ihrer eigenen Einkaufsabteilung, und nicht jeder Lieferant hat sie in der erforderlichen Form parat. Besonders bei Lieferanten außerhalb der EU dauert die Anfrage nach fehlenden Unterlagen oft Wochen, weil die Anfrage zunächst innerhalb der eigenen Organisation geklärt werden muss. Wer mehrere Produkttypen gleichzeitig bearbeitet, tut gut daran, diese Anfrage auf einmal für das gesamte Sortiment zu stellen, anstatt pro Modell separat vorzugehen, wenn auch nur um nicht fünfmal denselben E-Mail-Verkehr zu führen.
Phase 2: Zusammenstellung und Überprüfung
Sobald die Daten vollständig sind, ist die Zusammenstellung des Passes selbst relativ schnell zu bewerkstelligen. Diese Phase verzögert sich vor allem, wenn sich später herausstellt, dass ein Unterlagenstück fehlte, oder wenn Daten zwischen verschiedenen Abteilungen — Einkauf, Technik, Qualität — nicht übereinstimmen. Ein fester Ansprechpartner innerhalb Ihrer Organisation, der alle Unterlagen sammelt, spart in der Praxis mehrere Hin- und Her-Runden. In der Wissensdatenbank pro Thema wird pro Datenkategorie erläutert, was genau abgefragt wird und warum.
Phase 3: Anbringung und Veröffentlichung
Das Anbringen des QR-Codes auf dem Produkt oder der Verpackung und das Live-Schalten des Passes ist technisch der kürzeste Schritt. Dennoch verdient auch dieser Teil Zeit: Bei bestehendem Lagerbestand muss festgelegt werden, wie und wo der Code angebracht wird, ohne dass das Produkt oder die Verpackung neu produziert werden muss. Unternehmen, die diesen Teil erst am Ende einplanen, stellen oft fest, dass gerade dieser letzte Schritt mehr Abstimmung erfordert als erwartet, beispielsweise mit einem Verpackungslieferanten oder Drucker.
Warum es bei einem breiten Sortiment leichter schief geht
Bei einem Produkt ist ein verpasster Schritt schnell zu beheben. Bei einem Sortiment von Dutzenden Modellen summiert sich die Verzögerung: ein fehlendes Dokument bei Lieferant A stoppt nicht automatisch Modell B, aber wer alles auf einmal abschließen möchte, wartet trotzdem auf das langsamste Glied. Es hilft, pro Produkttyp separat zu verfolgen, welche Daten bereits eingegangen sind und welche noch fehlen, damit eine Verzögerung bei einem Lieferanten nicht den gesamten Vorgang blockiert. Mit einem kurzen Scan, der pro Situation zeigt, wo Sie stehen bekommen Sie schnell einen Überblick, welche Produkttypen bereits fast fertig sind und welche noch Aufmerksamkeit erfordern.
Wann es sinnvoll ist, zu beginnen
Da die längste Phase außerhalb Ihres eigenen Büros stattfindet — beim Hersteller oder Lieferanten — ist ein frühes Beginnen die wichtigste Möglichkeit, Verzögerungen zu vermeiden. Je früher die Anfrage nach Dokumentation gestellt wird, desto mehr Zeit bleibt, um fehlende Unterlagen noch vor Inkrafttreten der Verpflichtung zu beschaffen. Auf der Seite, die zeigt, woher die Daten für ein Paspoort stammen wird erläutert, welche Schritte dazu gehören und was wir darin für Sie übernehmen.
Ob Ihre Situation überhaupt unter die Verordnung fällt und welche Fristen genau gelten, ist etwas, das Sie am besten einen Juristen fragen oder in dem offiziellen Text nachprüfen sollten. Wenn Sie zunächst einen Eindruck bekommen möchten, wie es mit Ihrem eigenen Sortiment steht, machen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan oder lesen Sie die anderen Themen in den häufig gestellten Fragen zum Batteriepaspoort.