W przypadku jednego typu baterii paszport można uzyskać w ciągu kilku tygodni, pod warunkiem, że dane są kompletne. W przypadku asortymentu dziesięciu, dwudziestu lub stu różnych modeli ten czas nie sumuje się w prosty sposób: czas realizacji zależy głównie od liczby posiadanych dostawców, szybkości ich reagowania oraz tego, czy te same dane muszą być ponownie zbierane dla każdego modelu. Przedsiębiorstwa, które teraz zaczynają od przeglądu własnego asortymentu, zwykle oszczędzają więcej czasu niż te, które czekają, aż cała dokumentacja będzie dostępna.
Sama rozporządzenie nie określa czasu realizacji dla zebrania paszportu; jednak obowiązek jest jasny — baterie objęte przepisami muszą posiadać paszport cyfrowy od 18 lutego 2027 roku. To, co się dzieje w między czasie — jak szybko się to uda — zależy od Twojej własnej organizacji i od stron, z którymi współpracujesz, a nie od terminu wymaganego przez prawo.
Co określa czas realizacji w praktyce
Zawsze grają rolę trzy czynniki: liczba różnych typów produktów, liczba dostawców, z którymi pracujesz, oraz kwestia tego, czy dokumentacja techniczna jest już scentralizowana, czy musi być wyszukiwana dla każdego modelu. Importer, który od jednej fabryki pobiera dziesięć wariantów tego samego akumulatora e-bike'a, zwykle ma mniej opóźnień niż handel prowadzący dziesięć różnych marek, każdą z własnym pracownikiem ds. kontaktów i własnym sposobem dokumentowania.
Faza 1: zbieranie danych
To prawie zawsze najdłuższa faza i faza, w której najczęściej coś pójdzie nie tak. Wymagane dane — chemia ogniw, pochodzenie surowców, wartości wydajności, informacje bezpieczeństwa — pochodzą od producenta lub z Twojego własnego działu zakupów, i nie każdy dostawca ma je gotowe w wymaganej formie. Szczególnie w przypadku dostawców spoza Unii Europejskiej pytanie o brakujące dokumenty często trwa tygodniami, ponieważ zapytanie musi zostać rozpatrzone wewnątrz ich organizacji. Przedsiębiorstwa zajmujące się jednocześnie wieloma typami produktów powinny wysłać to zapytanie jednocześnie dla całego asortymentu, a nie oddzielnie dla każdego modelu, chociażby po to, aby nie prowadzić pięciokrotnie tej samej korespondencji e-mailowej.
Faza 2: zebranie i weryfikacja
Gdy tylko dane są kompletne, zebranie samego paszportu jest stosunkowo szybkie. Ta faza doświadcza przede wszystkim opóźnień, gdy okazuje się, że brakuje jakiegoś dokumentu, lub gdy dane między różnymi działami — zakupami, techniką, jakością — nie są ze sobą spójne. Stały punkt kontaktowy w Twojej organizacji, który zbiera wszystkie dokumenty, pozwala w praktyce zaoszczędzić wiele rund uzgodnień. W bazie wiedzy według tematu dla każdej kategorii danych wyjaśniono, co dokładnie się pyta i dlaczego.
Faza 3: zastosowanie i publikacja
Umieszczenie kodu QR na produkcie lub opakowaniu oraz uruchomienie paszportu to technicznie najkrótsza czynność. Mimo to warta ta część uwagi: w przypadku istniejących zapasów należy określić sposób i miejsce umieszczenia kodu bez konieczności ponownej produkcji produktu lub opakowania. Przedsiębiorstwa, które planują tę część dopiero na końcu, często stwierdzają, że właśnie ten ostatni krok wymaga więcej koordynacji niż się spodziewały, na przykład z dostawcą opakowań lub drukarką.
Dlaczego w przypadku szerokiego asortymentu łatwiej coś pójdzie nie tak
W przypadku jednego produktu pominięty etap można szybko naprawić. W przypadku asortymentu kilkadziesiąt modeli opóźnienia się kumulują: brakujący dokument u dostawcy A nie zatrzymuje automatycznie modelu B, ale kto chce wszystko zakończyć za jednym razem, czeka na najwolniejsze ogniwo. Warto śledzić osobno dla każdego typu produktu, które dane już wpłynęły i które jeszcze brakują, aby opóźnienie u jednego dostawcy nie zatrzymało całej operacji. Z krótką kontrolą, która w każdej sytuacji pokazuje, gdzie się Pani/Pana znajduje szybko uzyska Pani/Pan przegląd tego, które typy produktów są już prawie gotowe i które wymagają jeszcze uwagi.
Kiedy warto zacząć
Ponieważ najdłuższa faza odbywa się poza Pani/Pana własnym biurem — u producenta lub dostawcy — rozpoczęcie wcześnie jest najważniejszym sposobem na uniknięcie opóźnień. Im wcześniej zostanie wysłane zapytanie o dokumentację, tym więcej czasu pozostaje na znalezienie brakujących części przed wejściem w życie obowiązku. Na stronie pokazującej, skąd pochodzą dane do paszportu wyjaśnione są poszczególne etapy i co my w tym względzie przejmujemy dla Pani/Pana.
To, czy Pani/Pana sytuacja w ogóle podlega rozporządzeniu i jakie dokładnie terminy do niego się stosują, to coś, co najlepiej Pani/Pan powinien/powinna wyjaśnić z prawnikiem lub sprawdzić w oficjalnym tekście. Jeśli najpierw chce Pani/Pan zobaczyć, gdzie stoi Pani/Pan ze swoim własnym asortymentem, wykonaj bezpłatny szybki test lub przeczytaj inne tematy w często zadawanych pytaniach dotyczących paszportu baterii.