Voor één batterijtype is een paspoort binnen enkele weken rond te krijgen, mits de gegevens compleet zijn. Bij een assortiment van tien, twintig of honderd verschillende modellen telt die tijd niet simpelweg op: de doorlooptijd wordt dan vooral bepaald door hoeveel leveranciers u heeft, hoe snel zij reageren, en of dezelfde gegevens per model opnieuw moeten worden opgevraagd. Wie nu begint met een overzicht van het eigen assortiment, wint daarmee doorgaans meer tijd dan wie wacht tot alle documentatie al binnen is.
De verordening zelf noemt geen doorlooptijd voor het samenstellen van een paspoort; wel ligt de verplichting vast dat batterijen die onder de regeling vallen vanaf 18 februari 2027 over een digitaal paspoort moeten beschikken. Wat daartussen zit — hoe snel u dat voor elkaar krijgt — hangt af van uw eigen organisatie en van de partijen waarmee u samenwerkt, niet van een termijn uit de wet.
Wat de doorlooptijd in de praktijk bepaalt
Drie factoren spelen steeds terug: het aantal verschillende producttypen, het aantal leveranciers waarmee u werkt, en de vraag of technische documentatie al centraal is vastgelegd of per model moet worden opgezocht. Een importeur die van één fabriek tien varianten van dezelfde e-bikeaccu afneemt, heeft doorgaans minder vertraging dan een handel die tien verschillende merken voert, elk met een eigen contactpersoon en eigen manier van documenteren.
Fase 1: gegevens verzamelen
Dit is in vrijwel alle gevallen de langste fase, en de fase waarop het meest misgaat. De benodigde gegevens — celchemie, herkomst van grondstoffen, prestatiewaarden, veiligheidsinformatie — komen van de fabrikant of van uw eigen inkoopafdeling, en niet iedere leverancier heeft ze paraat in de vorm die nodig is. Vooral bij leveranciers buiten de EU duurt het navragen van ontbrekende stukken vaak weken, omdat de vraag eerst binnen hun eigen organisatie moet worden uitgezocht. Wie meerdere producttypen tegelijk aanpakt, doet er goed aan deze vraag in één keer voor het hele assortiment uit te zetten in plaats van per model apart, al was het maar om niet vijf keer hetzelfde e-mailverkeer te voeren.
Fase 2: samenstellen en controleren
Zodra de gegevens compleet zijn, is het samenstellen van het paspoort zelf relatief snel te doen. Deze fase loopt vooral vertraging op wanneer achteraf blijkt dat een stuk documentatie toch ontbrak, of wanneer gegevens tussen verschillende afdelingen — inkoop, techniek, kwaliteit — niet op elkaar aansluiten. Een vast aanspreekpunt binnen uw organisatie dat alle stukken verzamelt, scheelt in de praktijk meerdere heen-en-weer-rondes. In de kennisbank per onderwerp staat per gegevenscategorie toegelicht wat er precies wordt gevraagd en waarom.
Fase 3: aanbrengen en publiceren
Het plaatsen van de QR-code op het product of de verpakking, en het live zetten van het paspoort, is technisch de kortste stap. Toch verdient ook dit onderdeel tijd: bij bestaande voorraad moet worden bepaald hoe en waar de code wordt aangebracht zonder het product of de verpakking opnieuw te hoeven laten produceren. Bedrijven die dit onderdeel pas aan het einde inplannen, merken vaak dat juist deze laatste stap meer afstemming vergt dan verwacht, bijvoorbeeld met een verpakkingsleverancier of drukker.
Waarom het bij een breed assortiment sneller misgaat
Bij één product is een gemiste stap snel te herstellen. Bij een assortiment van tientallen modellen stapelt vertraging zich op: een ontbrekend document bij leverancier A houdt niet automatisch model B tegen, maar wie alles in één keer wil afronden, wacht toch op de traagste schakel. Het helpt om per producttype apart bij te houden welke gegevens al binnen zijn en welke nog ontbreken, zodat een vertraging bij één leverancier niet de hele operatie stilzet. Met een korte scan die per situatie laat zien waar u staat krijgt u snel zicht op welke producttypen al vrijwel klaar zijn en welke nog aandacht vragen.
Wanneer beginnen zinvol is
Omdat de langste fase buiten uw eigen kantoor plaatsvindt — bij de fabrikant of de leverancier — is vroeg beginnen de belangrijkste manier om vertraging te voorkomen. Hoe eerder de vraag om documentatie is uitgezet, hoe meer tijd er overblijft om ontbrekende stukken alsnog boven water te krijgen voordat de verplichting ingaat. Op de pagina die laat zien waar de gegevens voor een paspoort vandaan komen staat toegelicht welke stappen daarbij horen en wat wij daarin voor u overnemen.
Of uw situatie überhaupt onder de verordening valt, en welke termijnen daarbij precies gelden, is iets wat u het beste kunt navragen bij een jurist of nagaan in de officiële tekst. Wilt u eerst een indruk krijgen van waar u met uw eigen assortiment staat, doe dan de gratis quick-scan of lees de andere onderwerpen in de veelgestelde vragen over het batterijpaspoort.