Als u batterijen of producten met batterijen inkoopt bij een fabrikant in of buiten de EU, en u legt in het inkoopcontract niets vast over het digitale batterijpaspoort, dan bestaat het risico dat u op het moment dat u het paspoort nodig heeft niet over de juiste gegevens beschikt. De verordening legt verplichtingen neer bij degene die een bepaalde rol in de keten vervult, bijvoorbeeld als fabrikant, importeur of distributeur. Een contract regelt niet wie die rol vervult, maar wel wie welke informatie levert en wanneer.
Het gevolg van het ontbreken van zulke afspraken is niet in de eerste plaats een boete, maar een praktisch probleem: u ontdekt kort voor een deadline of bij een controle dat gegevens over materiaalsamenstelling, herkomst of prestaties niet beschikbaar zijn, terwijl u wel degene bent die het paspoort moet kunnen tonen. Wat een toezichthouder daarmee doet, is niet te voorspellen en hangt af van de situatie; dat is aan de toezichthouder zelf.
Wie iets moet leveren, en wie iets moet regelen
De batterijenverordening onderscheidt rollen in de keten: fabrikant, importeur, distributeur en in sommige gevallen de partij die onder eigen naam op de markt brengt. Elke rol brengt eigen verplichtingen met zich mee. Een importeur die batterijen van een fabrikant buiten de EU betrekt, kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het beschikbaar hebben van het paspoort, ook als de fabrikant de onderliggende gegevens moet aanleveren. Wie precies wat moet doen in uw situatie, is niet in dit artikel te beantwoorden; dat vraagt een beoordeling van uw eigen positie in de keten, eventueel met een jurist. Een eerste oriëntatie geeft de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Wat er in de praktijk misgaat zonder afspraken
Zonder contractuele afspraken zien wij bij bedrijven vooral drie soorten problemen terugkomen. Ten eerste: de fabrikant levert wel een conformiteitsverklaring, maar niet de gedetailleerde gegevens die voor het paspoort nodig zijn, omdat daar nooit om is gevraagd. Ten tweede: er is geen afspraak over wie de gegevens actueel houdt als er iets verandert aan de batterij, bijvoorbeeld een andere celleverancier. Ten derde: bij een wisseling van leverancier blijkt niemand de gegevens van eerdere leveringen te bewaren, terwijl het paspoort tien jaar beschikbaar moet blijven.
Geen van deze problemen ontstaat door kwade wil. Ze ontstaan doordat het onderwerp simpelweg niet als aandachtspunt in het inkoopproces stond. Dat is ook waarom dit een vraag is die past bij de inkoopfase, en niet pas bij de fase waarin het paspoort al klaar moet zijn.
Wat u kunt navragen bij inkoop
Het is niet aan ons om voor te schrijven wat in uw contract moet staan; dat is een afweging voor u en eventueel uw jurist. Wel is het zinvol om bij een nieuwe of lopende inkooprelatie na te gaan of de leverancier weet welke gegevens voor het paspoort nodig zijn, of er een moment is afgesproken waarop die gegevens worden aangeleverd, en wie u informeert als er iets wijzigt aan de batterij die al bij u in het assortiment zit. Deze vragen zijn eenvoudig te stellen zonder dat u zelf jurist hoeft te worden. Met een paar vragen ziet u waar uw situatie staat, en dat kan een goed startpunt zijn voor het gesprek met uw leverancier.
Bestaande contracten en lopende leveringen
Voor batterijen die u al in het assortiment heeft en waarvoor lopende inkoopcontracten bestaan, geldt hetzelfde aandachtspunt: kijk of de bestaande afspraken iets zeggen over gegevensoverdracht voor het paspoort, en zo niet, of dat aanvullend kan worden geregeld. Dat is geen verplichting die uit dit artikel volgt, maar een praktische stap die veel bedrijven nu al zetten om problemen dichter bij de verplichte datum te voorkomen. Meer achtergrond over hoe gegevens worden verzameld en verwerkt, vindt u bij hoe wij de gegevens tot een paspoort samenstellen.
Waar u dit verder kunt navragen
Of uw specifieke inkooprelatie voldoende is geregeld, is niet in algemene zin te beantwoorden. Voor vragen over uw eigen positie in de keten is een jurist of de bevoegde toezichthouder het juiste aanspreekpunt. Veelgestelde vragen over het paspoort in de praktijk zijn gebundeld bij de veelgestelde vragen over het batterijpaspoort.
Wilt u eerst voor uzelf op een rij krijgen waar u staat, zonder meteen conclusies te trekken? Doe de gratis quick-scan of lees rustig verder in de kennisbank; beide kosten u geen account en geven direct een eerste richting.