De vraag in het kort
De meestgemaakte fout bij het vastleggen van het batterijpaspoort in een inkoopcontract is dat er helemaal niets over wordt vastgelegd. Bedrijven gaan ervan uit dat hun leverancier de benodigde gegevens vanzelf meelevert, omdat de batterijenverordening nu eenmaal bestaat. In de praktijk blijkt die aanname vaak niet te kloppen, en dan staat u er op het moment dat het paspoort nodig is alleen voor.
De fout zit niet in onwil, maar in een verkeerde verwachting over wie waarvoor verantwoordelijk is. Een leverancier in een ander EU-land kan een andere rol hebben in de keten, andere termijnen hanteren, of simpelweg nog niet zijn ingericht op het aanleveren van gestructureerde data. Zonder afspraak op papier heeft u geen aanknopingspunt om daarop terug te vallen.
Waar het misgaat
De meeste inkoopcontracten voor batterijen zijn geschreven vóór de eisen rond het digitale paspoort bekend waren, of zijn simpelweg een sjabloon dat al jaren wordt hergebruikt. Daarin staan afspraken over prijs, levertijd en garantie, maar niets over de gegevens die nodig zijn om een paspoort samen te stellen: chemische samenstelling, herkomst van grondstoffen, prestaties en levensduurindicatoren, en informatie over demontage en recycling.
Het gevolg is dat de vraag pas wordt gesteld op het moment dat het paspoort er daadwerkelijk moet komen. Dan blijkt soms dat de leverancier de gegevens niet paraat heeft, ze niet in een bruikbaar formaat kan aanleveren, of ze als vertrouwelijk beschouwt en niet zomaar wil delen. Elk van die uitkomsten kost tijd, en tijd is precies wat er weinig is wanneer een verplichting al is ingegaan.
Wat dit concreet betekent voor uw contract
Een contract dat wel rekening houdt met het paspoort, regelt in elk geval drie dingen. Ten eerste: wie levert welke gegevens, en in welk formaat. Ten tweede: wat er gebeurt als gegevens wijzigen, bijvoorbeeld door een aangepaste samenstelling of een nieuwe fabricagelocatie, en hoe snel die wijziging wordt doorgegeven. Ten derde: wie aansprakelijk is als gegevens onjuist blijken, en hoe dat wordt gecorrigeerd.
Dit hoeft geen ingewikkeld juridisch document te worden. Het gaat erom dat de afspraak bestaat vóórdat u ze nodig heeft, niet erna. Bedrijven die dit vroeg regelen, merken dat het een kwestie is van één keer goed vastleggen wie het aanspreekpunt is voor batterijgegevens, en dat vervolgens laten terugkomen bij elke nieuwe bestelling of elk nieuw batterijtype.
Welke rol uw bedrijf zelf heeft in de keten, als fabrikant, importeur of distributeur, bepaalt mede wat u wettelijk zelf moet vastleggen en wat u redelijkerwijs van een leverancier mag verwachten. Wie dat nog niet scherp heeft, vindt een overzicht van de begrippen en rollen in de kennisbank waarin dit onderwerp per situatie is uitgezocht.
Hoe u het voorkomt
De meest praktische stap is niet het herschrijven van uw hele inkoopcontract, maar het toevoegen van een vast onderdeel waarin de aanlevering van batterijgegevens expliciet wordt benoemd. Doe dit vóór de eerstvolgende bestelling, niet pas bij vernieuwing van het contract. Vraag uw leverancier ook concreet te bevestigen in welk formaat de gegevens beschikbaar zijn, en of die aansluiten op wat nodig is voor een digitaal paspoort.
Het helpt om dit gesprek te voeren met een duidelijk beeld van wat er precies gevraagd wordt. Een korte, gerichte check laat vaak al zien welke gegevens u wel en niet in huis heeft. in vijf vragen zien waar u staat geeft daar een eerste indicatie van, zonder dat u daarvoor meteen een dossier hoeft aan te leggen.
Waar u dit verder kunt nazoeken
Of een specifieke afspraak in uw situatie voldoende is, hangt af van uw rol in de keten en van de aard van de batterij. Dat is iets waar een jurist of de bevoegde toezichthouder u concreet over kan adviseren; dit artikel beschrijft alleen waar de fout doorgaans ontstaat en welke afspraken daarbij horen.
Wij hebben op batpas.eu vastgelegd hoe de gegevens voor een paspoort worden samengesteld en gecontroleerd, zodat u weet waar informatie vandaan komt voordat u ze doorzet naar een leverancier of klant. Dat staat uitgelegd op hoe wij de gegevens voor het paspoort verzamelen. Twijfelt u nog of uw huidige contracten aansluiten bij wat er nodig is, bekijk dan de veelgestelde vragen over het paspoort of doe de gratis quick-scan om in een paar minuten te zien waar bij u de aandachtspunten liggen.