De meestgemaakte fout in het gesprek met uw softwareleverancier over het digitale batterijpaspoort is dat het gesprek blijft steken bij techniek: hosting, een QR-code, een koppeling met uw webshop. De vraag die daardoor onbeantwoord blijft, is wie de onderliggende gegevens levert, controleert en actueel houdt gedurende de jaren dat het paspoort moet bestaan. Een softwareleverancier kan een systeem bouwen dat prima werkt, zonder dat helder is wie verantwoordelijk is voor de juistheid van wat erin staat.
Dat onderscheid is niet spitsvondig. De batterijenverordening (Verordening (EU) 2023/1542) verplicht dat het paspoort gedurende de levensduur van de batterij beschikbaar en actueel is. Een leverancier die alleen de techniek levert, lost daarmee een deel van de opgave op, maar niet het deel waar u als bedrijf op wordt aangesproken als er iets niet klopt.
Wat er meestal gebeurt in dat gesprek
In de praktijk verloopt het gesprek vaak zo: uw softwareleverancier of ICT-partij stelt voor om het paspoort te bouwen als extra module bovenop een bestaand systeem, en de vragen gaan over koppelingen, opslag en het uiterlijk van de QR-code. Dat zijn terechte vragen, maar ze gaan over de vorm van het paspoort, niet over de inhoud. Wie levert straks de chemische samenstelling van de batterij, het koolstofvoetafdruk-cijfer, de reparatie- en demontage-informatie? En wat gebeurt er als een fabrikant die gegevens een jaar later wijzigt?
Het gevolg van deze focus op techniek is dat bedrijven pas na oplevering merken dat de gegevens niet compleet zijn, of dat niemand heeft afgesproken wie ze update. Op dat moment staat het paspoort er wel, maar is niet duidelijk of de inhoud nog klopt met wat er werkelijk in de batterij zit.
Waarom dit meer is dan een IT-project
De verleiding is groot om het batterijpaspoort te behandelen als een bouwvraag: een leverancier zoeken, een systeem laten opleveren, klaar. Maar de verordening richt zich op de inhoud en de herleidbaarheid van gegevens, niet op de techniek waarmee ze getoond worden. Toezichthouders die een paspoort controleren, kijken naar wat er in staat en of dat aansluit bij de werkelijke batterij, niet naar hoe mooi de QR-code is vormgegeven.
Dat betekent dat het gesprek met uw softwareleverancier eigenlijk twee gesprekken in één is: een gesprek over het systeem, en een gesprek over het proces waarmee gegevens binnenkomen, gecontroleerd worden en bij wijzigingen worden bijgewerkt. Wie dat tweede gesprek overslaat, loopt het risico dat de techniek klaar is voordat de inhoud dat is. Meer over hoe die twee zaken zich tot elkaar verhouden leest u in de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Vragen die het gesprek scherper maken
Een aantal vragen voorkomt dat het gesprek blijft hangen bij techniek. Vraag wie de brongegevens levert: de fabrikant, de importeur, of verwacht de leverancier dat u die zelf aanlevert. Vraag hoe wijzigingen in die gegevens worden doorgevoerd, en binnen welke termijn. Vraag ook wat er gebeurt als de leverancier stopt met de dienst, of overgenomen wordt: blijft het paspoort dan bereikbaar via dezelfde QR-code, of moet u opnieuw beginnen.
Deze vragen zijn niet bedoeld om een leverancier te wantrouwen, maar om vooraf te weten wat wel en niet is geregeld. Een leverancier die deze vragen gewoon kan beantwoorden, geeft daarmee een goed signaal over hoe het proces is ingericht. Wilt u eerst voor uzelf scherp krijgen welke gegevens u al heeft en welke nog ontbreken, dan geeft de productscan met een paar korte vragen daar een eerste indicatie van.
Waar batpas.eu in dit gesprek past
Batpas.eu stelt het paspoort samen uit de gegevens die u of uw fabrikant aanlevert, host het gedurende de wettelijke periode en levert de QR-datadrager. Hoe die gegevens worden verwerkt en waar ze vandaan komen, staat beschreven op de pagina over hoe de gegevens tot een paspoort worden. Dat maakt het makkelijker om in een gesprek met een softwareleverancier het onderscheid te maken tussen wat de techniek regelt en wat u zelf, of via een partij als batpas.eu, aan gegevensbeheer moet borgen.
Heeft u nog vragen over wat er precies wordt gevraagd van een leverancier of van uzelf, dan vindt u een overzicht van veelgestelde vragen op de pagina met veelgestelde vragen.
Wilt u weten waar uw eigen assortiment op dit moment staat, zonder meteen een leverancier te bellen? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank om eerst zelf een beeld te krijgen voordat u het gesprek aangaat.