que dois-je organiser en tant que boutique en ligne si je vends moi-même des batteries en stock

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qu'on attend de vous

Une boutique en ligne qui achète des batteries, les stocke et les expédie elle-même est généralement un distributeur selon le Règlement sur les batteries. C'est un rôle distinct assorti d'obligations propres, indépendamment du fabricant ou de l'importateur chez qui les batteries ont été achetées. La définition précise de ce rôle est décrite sur la page portant sur les obligations d'un distributeur de batteries; ci-dessous les points qui posent problème dès que l'inventaire propre est impliqué.

Vérifier avant que le produit ne soit stocké

Avant que les batteries ne se retrouvent dans l'entrepôt propre et ne soient vendues via le site web propre, il faut vérifier que les marquages, la documentation et l'étiquetage requis sont présents — pensez au marquage CE, à la marque et au nom du fabricant, et aux informations d'accompagnement. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie en pratique un moment de contrôle régulier à la réception d'un nouveau fournisseur ou d'une nouvelle référence, et non à chaque boîte qui entre dans l'entrepôt. Ce qui doit être vérifié exactement dépend de la question de savoir si la marque de batterie achetée est également la marque propre ; voir pour cela la page portant sur vendre sous sa propre marque.

Savoir qui est le fabricant et pouvoir l'identifier

Un distributeur est censé savoir d'où provient la batterie, afin que si une autorité de surveillance ou un client pose une question, il soit clair qui est responsable de quoi. Cela nécessite un enregistrement des fournisseurs exact : nom, adresse et coordonnées du fabricant ou de l'importeur, par référence. Avec des assortiments plus importants et des fournisseurs changeants, c'est l'une des premières choses qui se désorganise dès que les achats passent par plusieurs canaux (grossistes, directement à l'usine, lots occasionnels).

Ne pas diffuser soi-même d'informations divergentes

Ce qui figure sur le site web propre, dans les infolettres ou sur les pages de produits compte comme une information fournie par la boutique en ligne elle-même. Si ce texte s'écarte de ce que le fabricant a indiqué — une capacité différente, une période de garantie différente, une affirmation de durée de vie différente — une responsabilité propre en découle pour cet écart. Cela se produit plus souvent que prévu quand les textes marketing sont rédigés indépendamment de la documentation du produit.

Délai de conservation et disponibilité de la documentation

La documentation reçue lors de l'achat (déclarations de conformité, informations techniques, données pour le passeport) doit rester disponible tant que la batterie est vendue et après. Pour une boutique en ligne disposant d'un inventaire propre, il s'agit d'une question d'archivage : non seulement conserver, mais aussi retrouver par référence, même si un fournisseur n'existe plus ou ne répond plus après quelques années.

Conditions de stockage et de transport appropriées

Dès que les batteries sont physiquement en stock et expédiées à partir d'un entrepôt propre, il est obligatoire que le stockage et le transport ne compromettent pas les propriétés du produit. Il s'agit d'une obligation pratique qui a des conséquences pour l'aménagement de l'entrepôt (température, sécurité incendie, emballage) et pour le choix des transporteurs lors de l'expédition au client.

Signaler lorsqu'une batterie ne satisfait pas aux exigences

Si, après réception, il s'avère qu'une batterie ne satisfait pas aux exigences — ou s'il y a des raisons de le soupçonner — il est obligatoire que le fabricant ou l'importateur en soit informé, et que la batterie ne soit mise sur le marché que lorsque ce problème est résolu. Pour une boutique en ligne disposant de son propre stock, il s'agit d'un processus interne : qui au sein de l'entreprise évalue un écart, et qui décide qu'un lot ne sera pas vendu.

Où les problèmes surviennent en pratique

Une boutique en ligne achète un lot de batteries auprès d'un distributeur en gros au sein de l'Union européenne, sans enregistrer l'identité du fabricant d'origine. Lorsqu'on pose la question, il s'avère que personne dans l'entreprise ne peut plus le déterminer.

Une page de produit mentionne une durée de vie « jusqu'à 1000 cycles de charge », tandis que le fabricant indique un nombre inférieur dans la documentation d'accompagnement. Le texte a été repris à l'époque par le département marketing d'un concurrent et n'a jamais été rapporté aux informations produit réelles.

Un lot de batteries est réemballé après un an dans l'entrepôt sous un nom de vente propre pour la boutique en ligne, sans vérifier ce que cela implique pour les obligations propres. Cela soulève précisément la question traitée sur la page concernant vendre sous sa propre marque.

Un fournisseur en dehors de l'Union européenne fournit directement l'entrepôt de la boutique en ligne, sans qu'il soit établi qui au sein de l'Union européenne agit comme point de contact. Il s'agit d'une autre question que la distribution seule, et elle est traitée sur la page concernant un fabricant qui se trouve en dehors de l'Union européenne.

Un employé d'entrepôt remarque qu'une partie d'un lot est arrivée endommagée, mais le lot est quand même vendu car il n'y a pas de procédure établie pour ce type de signalements et personne ne sait à qui cela doit être signalé.

Ce que vous pouvez documenter

• Un aperçu des fournisseurs par numéro d'article : nom, adresse et coordonnées du fabricant ou de l'importateur, y compris un dossier contenant les déclarations de conformité reçues et la documentation technique.
• Un point de contrôle régulier lors de la réception de nouveaux articles en stock, avec une liste de vérification du marquage CE, de l'étiquetage et de la documentation présente.
• Un accord interne sur qui peut rédiger ou modifier les textes de produits sur la boutique en ligne, et sur la base de quelle source (toujours la documentation du fabricant, jamais une hypothèse ou un texte concurrent).
• Une procédure de signalement et de retrait temporaire de la vente d'un lot en cas de doute sur la conformité, y compris qui au sein de l'entreprise prend cette décision.
• Des lignes directrices pour le stockage et l'expédition adaptées au type de batterie, y compris les accords avec le transporteur utilisé.
• Un aperçu du propre rôle par gamme de produits — distributeur, ou bien fabricant en raison d'une marque propre — comme base pour la question qui est responsable de la fiche de batterie pour chaque article de l'assortiment.