Wanneer moet ik een gemachtigde vertegenwoordiger aanwijzen voor batterijen?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een gemachtigde vertegenwoordiger komt in beeld op het moment dat een fabrikant van batterijen buiten de Europese Unie is gevestigd. De verordening regelt dit niet als iets dat elk bedrijf zomaar kan overslaan of juist verplicht is los van de eigen positie: het hangt samen met de vraag wie in de keten optreedt als fabrikant volgens de wetgeving. Wie zich afvraagt of die rol op het eigen bedrijf van toepassing is, vindt de basis daarvoor terug bij Ben ik importeur of fabrikant volgens de batterijenverordening? — want de verplichting om een gemachtigde aan te wijzen ligt bij de fabrikant, niet bij de importeur zelf.

De fabrikant buiten de EU wijst een gemachtigde aan

Zodra een fabrikant geen vestiging in de EU heeft, ligt bij die fabrikant de opdracht om schriftelijk een gemachtigde vertegenwoordiger aan te wijzen. Dit is geen keuze die aan de Europese afnemer wordt overgelaten. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat batterijen of producten met batterijen importeert, betekent dit in de praktijk dat nagevraagd moet worden of de fabrikant deze aanwijzing al heeft gedaan, en bij wie. Zonder een aangewezen gemachtigde ontbreekt er een aanspreekpunt binnen de EU dat namens de fabrikant kan optreden — en dat raakt direct de vraag wie het batterijpaspoort mag en kan samenstellen. Meer over die verdeling van rollen staat bij Wie is verantwoordelijk voor het batterijpaspoort?

De opdracht wordt schriftelijk vastgelegd

Artikel 40 van Verordening (EU) 2023/1542 beschrijft dat de aanwijzing van een gemachtigde gebeurt via een schriftelijk mandaat. Voor een middelgroot bedrijf is dit vooral een kwestie van zorgvuldigheid: een mondelinge afspraak of een impliciete rolverdeling volstaat niet. Het mandaat moet aangeven welke taken de gemachtigde uitvoert namens de fabrikant. Wie als importeur of handelaar met een buiten-EU fabrikant werkt, doet er goed aan dit document daadwerkelijk te zien en te bewaren, niet alleen te horen dat het "geregeld is".

De gemachtigde controleert technische documentatie

De gemachtigde vertegenwoordiger krijgt volgens artikel 40 een controlerende taak: nagaan of de technische documentatie is opgesteld en of de conformiteitsbeoordelingsprocedure is doorlopen. Voor een importerend bedrijf betekent dit dat de aanwezigheid van een gemachtigde niet automatisch betekent dat alle papieren op orde zijn — het betekent dat er iemand is die dat namens de fabrikant zou moeten controleren. Deze controle raakt ook de vraag rond Welke conformiteitsverklaring en CE-markering horen bij een batterij?, want zonder correcte documentatie kan een gemachtigde deze taak niet naar behoren uitvoeren.

De gemachtigde bewaart documentatie en werkt mee met toezicht

Een andere taak die uit artikel 40 volgt, is het gedurende een bepaalde periode bewaren van documentatie en het meewerken met verzoeken van toezichthoudende autoriteiten. Voor een bedrijf dat via een buiten-EU fabrikant werkt, is dit relevant omdat een toezichthouder zich niet tot de fabrikant in een derde land zal richten, maar tot de gemachtigde binnen de EU. Wie zelf voorraad aanhoudt en verkoopt, merkt dit sneller dan een partij die enkel bemiddelt; zie hierover ook wat moet ik als webshop regelen als ik zelf batterijen op voorraad verkoop

De gemachtigde is bereikbaar en identificeerbaar

De verordening verwacht dat de contactgegevens van de gemachtigde traceerbaar zijn — dit sluit aan bij de bredere verplichtingen van marktdeelnemers uit de artikelen 38 tot en met 44 van Verordening (EU) 2023/1542, waarin naam, adres en contactgegevens een terugkerend element zijn. Voor een middelgroot bedrijf is dit vooral een praktisch punt: op documentatie, verpakking of in het batterijpaspoort moet herkenbaar zijn wie de gemachtigde is, zodat een importeur, distributeur of toezichthouder deze kan bereiken.

Waar het misgaat in de praktijk

Een importeur neemt aan dat de buiten-EU fabrikant "wel iemand in Europa heeft geregeld", zonder dat er ooit een schriftelijk mandaat is gezien. Later blijkt niemand die rol formeel te vervullen.

Een bedrijf verkoopt batterijen onder een eigen merk en veronderstelt dat de oorspronkelijke fabrikant buiten de EU de gemachtigde-kwestie wel afhandelt, terwijl het eigen-merk-verkopen juist een andere rolverdeling met zich meebrengt. Wat dat voor de eigen verplichtingen betekent, staat toegelicht bij Ik verkoop batterijen onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?

Een distributeur gaat ervan uit dat de aanwezigheid van een CE-markering al bewijst dat er een gemachtigde is aangewezen, terwijl dit twee gescheiden verplichtingen zijn die afzonderlijk gecontroleerd moeten worden.

Contactgegevens van de gemachtigde raken verouderd: het bedrijf verhuist, wisselt van dienstverlener, maar de oude gegevens blijven op documentatie staan, waardoor toezichthouders of afnemers de verkeerde partij benaderen.

Een webshop die rechtstreeks bij een fabriek buiten de EU inkoopt, behandelt de gemachtigde-kwestie als iets dat "de leverancier wel regelt", zonder ooit navraag te doen — terwijl juist deze positie vaak vergelijkbaar is met die van importeur, met de bijbehorende verantwoordelijkheid.

Wat u kunt vastleggen

• Het schriftelijke mandaat van de fabrikant aan de gemachtigde vertegenwoordiger, inclusief de datum van aanwijzing.
• Naam, adres en contactgegevens van de gemachtigde, zoals die ook op documentatie of in het batterijpaspoort worden vermeld.
• Een overzicht van de taken die in het mandaat aan de gemachtigde zijn toegekend, zodat duidelijk is wie welke controle uitvoert.
• Correspondentie waarin de fabrikant bevestigt wie de gemachtigde is, te gebruiken als de fabrikant zelf geen inzage geeft in het onderliggende mandaat.
• Een vast controlemoment bij wijziging van fabrikant, leverancier of importregeling, om te checken of de gemachtigde nog actueel en bereikbaar is.