Mijn fabrikant zit buiten de EU — wie regelt het batterijpaspoort dan?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een fabrikant die buiten de EU zit, valt niet rechtstreeks onder het toezicht van een Europese markttoezichthouder. Daarom regelt de batterijenverordening dat er altijd een partij binnen de EU aanspreekbaar moet zijn voor de verplichtingen die anders bij de fabrikant liggen. Wie die partij is, hangt af van de rol die het Nederlandse of Europese bedrijf feitelijk vervult.

De importeur wordt automatisch marktdeelnemer

Zodra een bedrijf een batterij, of een product met batterij, uit een land buiten de EU op de Europese markt brengt, geldt dat bedrijf als importeur volgens artikelen 38 tot en met 44 van Verordening (EU) 2023/1542. Dat is geen keuze — het volgt uit de feitelijke handeling van invoeren en op de markt brengen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal dat de rol van importeur al lange tijd bestaat, alleen misschien nog niet zo werd genoemd. De vraag of dat precies klopt met de eigen situatie staat uitgewerkt op Ben ik importeur of fabrikant volgens de batterijenverordening?.

Controleren wat de fabrikant al heeft gedaan

De importeur controleert, voordat de batterij op de markt komt, of de fabrikant buiten de EU zijn deel van de verplichtingen is nagekomen: de conformiteitsbeoordeling, de technische documentatie en de CE-markering. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit in de praktijk dat er iemand moet zijn die dit daadwerkelijk nakijkt — niet aanneemt dat het wel goed zit omdat de leverancier al jaren levert. Wat er precies bij een conformiteitsverklaring en CE-markering horen zou, staat beschreven op Welke conformiteitsverklaring en CE-markering horen bij een batterij?.

Het digitale batterijpaspoort laten bestaan

Als de fabrikant buiten de EU geen paspoort heeft aangeleverd, of een paspoort dat niet aan de eisen voldoet, verschuift die last naar de partij die de batterij in de EU op de markt brengt. Voor een importeur van e-bikes, scooters of industriële batterijen betekent dit dat er dataverzameling nodig is: celspecificaties, herkomst van materialen, prestatiegegevens — vaak informatie die de fabrikant in een ander werelddeel heeft, en niet standaard deelt. Wie precies verantwoordelijk is voor het laten bestaan van het paspoort, ook wanneer de fabrikant zelf niets levert, staat toegelicht op Wie is verantwoordelijk voor het batterijpaspoort?.

Een gemachtigde vertegenwoordiger aanwijzen

Een fabrikant buiten de EU kan er ook voor kiezen om een gemachtigde vertegenwoordiger binnen de EU aan te wijzen. Artikel 40 van Verordening (EU) 2023/1542 beschrijft welke verplichtingen die gemachtigde krijgt: onder meer het bewaren van documentatie en het aanspreekpunt zijn voor toezichthouders. Dit is een andere route dan de importeursrol — een gemachtigde treedt op namens de fabrikant, een importeur krijgt eigen verplichtingen als marktdeelnemer. Beide rollen kunnen naast elkaar bestaan, en het is niet altijd vooraf duidelijk welke rol een bedrijf feitelijk vervult. Meer over het moment waarop een gemachtigde nodig is staat op Wanneer moet ik een gemachtigde vertegenwoordiger aanwijzen voor batterijen?.

Eigen merk verandert de verantwoordelijkheid

Sommige bedrijven laten batterijen buiten de EU produceren en verkopen die onder hun eigen merknaam. In dat geval kan het bedrijf zelf als fabrikant gaan gelden, in plaats van als importeur — met een zwaardere set verplichtingen. Dit onderscheid is relevant voor wie e-bikeaccu's of scooterbatterijen laat produceren op specificatie en er een eigen label opplakt. De verplichtingen die daarbij horen staan op Ik verkoop batterijen onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?.

Waar het misgaat in de praktijk

Een paar situaties komen steeds terug bij bedrijven die met fabrikanten buiten de EU werken.

De aanname dat de fabrikant het paspoort wel aanlevert. Fabrikanten in Azië of andere regio's buiten de EU zijn vaak niet op de hoogte van de Europese eisen, of leveren een paspoort dat niet aan de Europese norm voldoet. De importeur ontdekt dit vaak pas als de batterij al onderweg is.

Verwarring tussen gemachtigde en importeur. Een bedrijf denkt gemachtigde vertegenwoordiger te zijn omdat het contact onderhoudt met de fabrikant, terwijl het feitelijk als importeur optreedt omdat het de batterij zelf invoert en op de markt brengt. Deze twee rollen hebben andere verplichtingen, en een verkeerde aanname leidt tot een verplichting die niemand heeft opgepakt.

Documentatie die alleen in een andere taal of vorm bestaat. De technische documentatie van de fabrikant buiten de EU is er wel, maar in een vorm die niet aansluit bij wat Europese regelgeving verwacht — of alleen mondeling toegelicht tijdens een fabrieksbezoek, zonder schriftelijke vastlegging.

Een tussenhandelaar die zich distributeur noemt, maar feitelijk importeert. Bij batterijhandel wordt de rol van distributeur soms aangenomen, terwijl het bedrijf de goederen daadwerkelijk vanuit een land buiten de EU invoert. Dat verandert de verplichtingen aanzienlijk; het verschil tussen beide rollen staat uitgewerkt op Welke verplichtingen heeft een distributeur van batterijen?.

Geen vastgelegde afspraak over wie het paspoort samenstelt. Bij langere ketens — fabrikant buiten de EU, een tussenhandelaar, een importeur, een webshop die op eigen voorraad verkoopt — is er soms geen enkele partij die zich verantwoordelijk voelt voor het samenstellen van het paspoort, omdat iedereen aanneemt dat een andere schakel dit al doet.

Wat u kunt vastleggen

• Een schriftelijke bevestiging van de fabrikant buiten de EU over de conformiteitsbeoordeling en de technische documentatie, inclusief datum en versie.
• Een overzicht van wie in de keten welke rol vervult: fabrikant, gemachtigde, importeur, distributeur — met naam en contactgegevens per schakel.
• Afspraken met de fabrikant over welke gegevens worden aangeleverd voor het digitale paspoort, en in welke vorm.
• Een kopie van de aanwijzing van de gemachtigde vertegenwoordiger, als die route is gekozen, met de daarbij horende verplichtingen volgens artikel 40 van Verordening (EU) 2023/1542.
• Een vastgelegde controle bij binnenkomst van de batterij: is de CE-markering aanwezig, is de conformiteitsverklaring bijgevoegd.
• Bij verkoop onder eigen merk: documentatie over de eigen rol als fabrikant, inclusief wat er specifiek is afgesproken met de productielocatie buiten de EU.
• Bij verkoop via een webshop met eigen voorraad: een vastgelegd overzicht van welke partij in de keten het paspoort laat bestaan, zie ook wat moet ik als webshop regelen als ik zelf batterijen op voorraad verkoop.