Kan ik het batterijpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem?

Koppelen kan, mits via open standaarden

Een koppeling tussen het digitale batterijpaspoort en een eigen ERP- of voorraadsysteem is technisch mogelijk, en de batterijenverordening moedigt dat in feite ook aan. Artikel 78 van Verordening (EU) 2023/1542 schrijft voor dat het batterijpaspoort wordt opgezet op basis van open, interoperabele standaarden, zodat gegevens machineleesbaar, doorzoekbaar en overdraagbaar zijn tussen systemen, zonder dat een gebruiker vastzit aan één leverancier. Dat uitgangspunt maakt een technische koppeling met andere software - waaronder een ERP-pakket, een voorraadbeheersysteem of een eigen dashboard - in beginsel haalbaar. De verordening zelf beschrijft geen specifieke koppelmethode, zoals een bepaald bestandsformaat of een verplichte API; dat is aan de aanbieder van het paspoortplatform en aan de partij die de koppeling wil bouwen.

Wat de regelgeving dekt, en wat niet

De verplichting uit artikel 77 en 78 gaat over het paspoort zelf: welke gegevens erin moeten staan, hoe het gekoppeld is aan de QR-datadrager op de batterij, en dat het toegankelijk en interoperabel moet zijn. De verordening regelt niet hoe een importeur, handelaar of machinebouwer zijn interne voorraadadministratie inricht, en evenmin welke koppeling daarvoor technisch wordt gebruikt. Dat betekent dat een koppeling met een ERP-systeem een keuze is die buiten de wettelijke verplichting valt - nuttig voor de eigen bedrijfsvoering, maar niet iets waar de verordening eisen aan stelt of een uitkomst over voorschrijft. Voor wie alleen wil voldoen aan de paspoortplicht is een koppeling met het eigen systeem geen vereiste; voor wie gegevens wil hergebruiken in de eigen administratie, is het een aanvullende mogelijkheid.

Vanaf 18 februari 2027, tot die tijd geen koppelplicht

De verplichting om een batterijpaspoort te voeren, geldt vanaf 18 februari 2027. Tot die datum is er geen wettelijke plicht om een paspoort te hebben, en dus ook geen verplichting om dat paspoort te koppelen aan wat voor systeem dan ook. Wat wel al kan, is vooruitlopen op die datum: gegevens verzamelen, structureren en - als daar behoefte aan is - alvast bekijken hoe die gegevens zich verhouden tot een bestaand ERP- of voorraadsysteem. Er is geen aparte datum vastgelegd voor "koppeling met eigen systemen", omdat dit geen zelfstandige wettelijke verplichting is; de enige harde datum die uit de verordening volgt, is die van de paspoortplicht zelf.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

Wie overweegt het batterijpaspoort te koppelen aan een eigen systeem, begint met het vaststellen van het doel: gaat het om het automatisch aanleveren van productgegevens aan het paspoort, bijvoorbeeld chemische samenstelling, herkomst of gebruiksinstructies, of om het terugvoeren van paspoortdata naar de eigen voorraadadministratie? Die twee richtingen vragen om een andere koppeling. Vervolgens is het zinvol na te gaan welke gegevensformaten en interfaces het gekozen paspoortplatform aanbiedt, en of die aansluiten op wat het eigen ERP- of voorraadpakket kan importeren of exporteren. Omdat de open-standaardenverplichting uit artikel 78 bedoeld is om vendor lock-in te voorkomen, ligt het voor de hand dat een platform dit ook daadwerkelijk aanbiedt; bij twijfel is dat een concrete vraag om aan de aanbieder van het platform voor te leggen, los van wat de verordening zelf regelt. Ten slotte is het praktisch om de koppeling niet als eenmalig project te zien, maar als iets dat meebeweegt met wijzigingen in het product of de voorraad, aangezien het paspoort de gehele looptijd actief blijft en gegevens in die periode kunnen veranderen.

Basis in artikel 77 en 78 van de batterijenverordening

Dat het batterijpaspoort een interoperabel, machineleesbaar en overdraagbaar systeem moet zijn, volgt uit artikel 78 van Verordening (EU) 2023/1542, dat de technische opzet en werking van het batterijpaspoort regelt. Artikel 77 van diezelfde verordening legt vast dat het paspoort een elektronisch dossier is, gekoppeld aan een unieke identificatiecode en aan de datadrager op de batterij. Beide artikelen gaan over het paspoort als zodanig, niet over de interne systemen van een bedrijf dat ermee werkt - een koppeling met een eigen ERP- of voorraadsysteem is dus een praktische toepassing van die open opzet, geen aparte wettelijke verplichting.

Wie dit verder wil uitwerken, kan het beste beginnen met het vaststellen van het eigen doel voor een koppeling - gegevens aanleveren, gegevens terughalen, of beide - en dat voorleggen aan de aanbieder van het gekozen batterijpaspoortplatform; de wettekst zelf is na te lezen in de officiële publicatie van Verordening (EU) 2023/1542.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Het paspoort moet als machineleesbare data beschikbaar zijn, niet alleen als scherm

Artikel 78 van de Verordening (EU) 2023/1542 (batterijenverordening), artikel 77 gaat over het technisch ontwerp en de werking van het batterijpaspoort, en daaruit volgt dat de onderliggende data op een gestructureerde, digitale manier toegankelijk moet zijn. Dat betekent dat een koppeling met een ERP- of voorraadsysteem in de meeste gevallen technisch mogelijk is, omdat het paspoort niet bedoeld is als losstaande webpagina maar als dataset die via de QR-code ontsloten wordt. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral dat de vraag "kan het?" minder relevant is dan de vraag "via welke weg loopt de koppeling en wie beheert die?" — want het antwoord op die tweede vraag bepaalt hoeveel werk het is.

De koppeling loopt via de aanbieder van het paspoort, niet rechtstreeks vanuit het ERP-systeem

Een batterijpaspoort wordt gehost door een aanbieder — in dit geval batpas.eu — en niet door de importeur of handelaar zelf. Dat betekent dat een koppeling met een eigen systeem in de praktijk verloopt via een uitwisseling met die hostingpartij: gegevens gaan van het ERP-systeem naar het platform dat het paspoort samenstelt en publiceert, en niet andersom. Voor de dagelijkse praktijk is dit een belangrijk onderscheid: het ERP-systeem is de bronhouder van gegevens zoals typenummer, chargenummer of voorraadstatus, maar het paspoort zelf, met de QR-datadrager en de koppeling naar waar de data van het batterijpaspoort online staat en wie dat beheert, blijft bij de hostingpartij liggen.

Elke batterij moet uniek herleidbaar zijn voordat koppeling zinvol is

Een koppeling tussen een voorraadsysteem en een paspoort werkt alleen als beide systemen dezelfde batterij op dezelfde manier identificeren. Dat vraagt om een sluitende manier om elke batterij een unieke identificatie te geven, zodat een regel in het ERP-systeem één-op-één overeenkomt met één paspoort. Voor bedrijven die met series, batches of chargenummers werken is dit vaak het punt waar een koppeling misloopt: het voorraadsysteem registreert op batchniveau, terwijl het paspoort per individuele batterij bestaat.

De structuur van de data speelt een rol bij automatische koppeling

Voor een geautomatiseerde koppeling — waarbij gegevens niet handmatig worden overgetypt maar automatisch worden uitgewisseld — is het relevant of er een gestandaardiseerde manier van identificeren gebruikt wordt. Dat is de plek waar GS1 Digital Link in beeld komt: een gestandaardiseerde link maakt het eenvoudiger om systemen op elkaar te laten aansluiten zonder dat elke koppeling apart met de hand gebouwd moet worden. Voor een bedrijf dat al met GS1-codes werkt in het voorraadsysteem is dit vaak een kleinere stap dan voor een bedrijf dat interne, niet-gestandaardiseerde artikelnummers gebruikt.

Waar het misgaat in de praktijk

Voorraadsysteem registreert op batchniveau, paspoort vereist per stuk. Een importeur van e-bikeaccu's voert nieuwe zendingen in op partijniveau — honderd stuks onder één inkoopregel — terwijl het paspoort per individuele batterij een eigen bestand vereist. De koppeling levert dan honderd keer dezelfde gegevens op, zonder dat duidelijk is welk paspoort bij welk fysiek exemplaar hoort.

Twee systemen, twee "waarheden". Een scooterhandelaar past een specificatie aan in het ERP-systeem — een ander celtype na een leverancierswissel — maar vergeet dat dezelfde wijziging ook in het paspoort moet landen. De koppeling loopt via handmatige export in plaats van automatische synchronisatie, waardoor de twee bronnen langzaam uit elkaar groeien.

Verwachting dat de koppeling "automatisch alles regelt". Een machinebouwer gaat ervan uit dat het aansluiten van het ERP-systeem op het paspoortplatform ook de etikettering en QR-plaatsing op het product regelt. Dat zijn twee gescheiden processen: de koppeling regelt de datastroom, maar de vraag hoe de QR-code op de batterij komt is een fysiek en logistiek vraagstuk dat los staat van de systeemkoppeling.

Geen rekening houden met vervangende onderdelen. Bij verkoop van vervangende accu's wordt de koppeling ingericht voor nieuwe verkoop, maar niet voor de situatie waarin een batterij vervangen wordt onder garantie. Dat leidt tot een gat: er is geen bestaand paspoort en geen automatisch aangemaakt nieuw paspoort, terwijl de vraag of een vervangende batterij een eigen paspoort krijgt juist in dat traject relevant is.

Koppeling ingericht zonder afspraak over wie de data invoert. Bij bedrijven met een aparte inkoop- en verkoopafdeling ontstaat onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van de juiste gegevens aan het paspoortplatform: de afdeling die de batterij inkoopt, of de afdeling die de voorraad beheert. Zonder een vastgelegde afspraak blijft die taak tussen twee stoelen liggen.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van welk veld in het ERP- of voorraadsysteem overeenkomt met welk gegeven in het paspoort, zodat een koppeling — automatisch of handmatig — controleerbaar blijft.
Een afspraak over wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het aanleveren en actueel houden van gegevens richting het paspoortplatform.
Een vaste werkwijze voor het aanmaken van een nieuw paspoort bij vervangende onderdelen, inclusief het moment waarop dat in het voorraadsysteem wordt vastgelegd.
Een controle op het gebruikte identificatiesysteem (interne code, GS1 of anders) vóórdat een koppeling technisch wordt ingericht.
Een logboek van wijzigingen die zowel in het ERP-systeem als in het paspoort zijn doorgevoerd, zodat bij een controle duidelijk is dat beide bronnen synchroon lopen.
Documentatie van de afspraken met de hostingpartij over de vorm en frequentie van gegevensuitwisseling.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.