Wat gebeurt er met het batterijpaspoort als mijn bedrijf stopt?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een batterijpaspoort blijft bestaan, ook als het bedrijf dat het heeft aangemaakt er niet meer is. De verordening vraagt om de gegevens gedurende een vaste periode beschikbaar te houden, en die verplichting stopt niet vanzelf bij een bedrijfsbeëindiging. Wat dat in de praktijk vraagt, valt in een paar onderdelen uiteen.

De beschikbaarheid van het paspoort blijft lopen

Artikel 77 van de Verordening (EU) 2023/1542 (batterijenverordening) koppelt het paspoort aan de batterij, niet aan het bedrijf dat het heeft laten aanmaken. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de keuze voor een hostingpartij een keuze is die verder loopt dan de eigen bedrijfsduur. Wie zelf hostte op een eigen server, laat bij stoppen een gat vallen; wie het liet hosten door een platform, verlegt de vraag naar de continuïteit van dat platform. Waar staat de data van het batterijpaspoort online en wie beheert dat is daarom niet alleen een technische vraag bij de start, maar ook een vraag die relevant blijft bij een overname, fusie of stopzetting.

De verplichting gaat mee bij overdracht van de verantwoordelijkheid

Bij een verkoop van de onderneming, een fusie of een overdracht van een productlijn verschuift de rol van fabrikant of importeur doorgaans mee naar de nieuwe partij. De artikelen 56 en 57 van de Verordening (EU) 2023/1542 over de uitgebreide producentenverantwoordelijkheid beschrijven die rol los van de specifieke rechtspersoon die op een gegeven moment de batterij op de markt heeft gebracht. Voor een bedrijf dat wordt overgenomen betekent dit dat vastgelegd kan worden bij wie de verantwoordelijkheid voor bestaande paspoorten terechtkomt, en wie de contactpersoon wordt voor vragen die na de overdracht nog binnenkomen.

Faillissement beëindigt de verplichting niet automatisch

Bij een faillissement verdwijnt het bedrijf als rechtspersoon, maar de batterijen die al op de markt zijn gebracht blijven in omloop, vaak voor jaren. De vraag wie dan verantwoordelijk is voor het in stand houden van het paspoort, is een vraag die per situatie verschilt en waarvoor de curator, eventuele doorstartende partijen en de hostingpartij ieder een rol kunnen hebben. Wat in ieder geval helpt, is dat de onderliggende data en de koppeling naar de QR-code niet alleen in de hoofden van een paar medewerkers zit, maar ergens vastligt en overdraagbaar is.

De koppeling met eigen systemen speelt hierbij een rol

Veel bedrijven laten het paspoort niet los bestaan, maar koppelen het aan het eigen ERP- of voorraadsysteem, bijvoorbeeld om gegevens automatisch te laten bijwerken. Kan ik het batterijpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem beschrijft hoe die koppeling werkt. Bij een bedrijfsbeëindiging is dit een punt om apart te bekijken: een koppeling die afhankelijk is van een systeem dat wordt uitgezet, kan de actualisering van het paspoort stil laten vallen, ook al blijft de basisdata zelf bewaard bij de hostingpartij.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie is de importeur die stopt en ervan uitgaat dat met het bedrijf ook de verplichtingen verdwijnen. De batterijen die al verkocht zijn, blijven echter in gebruik bij eindgebruikers, en het paspoort dat daarbij hoort, blijft relevant voor onderhoud, reparatie of recycling.

Een tweede situatie ontstaat bij een doorstart na faillissement waarbij de doorstartende partij de merknaam en voorraad overneemt, maar niet stilstaat bij de vraag of ook de bestaande batterijpaspoorten en de bijbehorende hostingovereenkomst zijn overgedragen. Het gevolg is een paspoort dat nog online staat, maar waarvoor niemand meer bereikbaar is als er een vraag over binnenkomt.

Een derde situatie is de fusie waarbij twee bedrijven hun productenassortiment samenvoegen, en waarbij niemand heeft vastgelegd welk van de twee bedrijven (of de nieuwe combinatie) verantwoordelijk wordt voor de bestaande paspoorten. Beide partijen gaan er dan van uit dat de ander het regelt.

Een vierde situatie is de eigen server met paspoortdata die simpelweg wordt uitgezet omdat niemand meer de hostingkosten betaalt na het stoppen van de activiteiten, zonder dat er een plan lag voor wat er met de data moest gebeuren.

Een vijfde, kleinere maar veelvoorkomende situatie is de zzp'er of kleine importeur die een deel van de bedrijfsvoering afbouwt, maar nog een aantal batterijen in de markt heeft staan waarvoor het paspoort was gekoppeld aan een persoonlijk account bij een platform. Bij het opzeggen van dat account verdwijnt de toegang, terwijl de batterijen nog jaren in gebruik blijven.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van welke batterijpaspoorten zijn aangemaakt, voor welke producten, en via welke hostingpartij ze beschikbaar zijn.
• Een overeenkomst met de hostingpartij waarin staat wat er gebeurt bij stopzetting van het eigen bedrijf: blijft de data beschikbaar, en voor wie is die dan bereikbaar.
• Bij een overname of fusie: een expliciete afspraak over wie de rol van fabrikant of importeur overneemt voor de bestaande productenlijn, inclusief de bijbehorende paspoorten.
• Een lijst van unieke identificatienummers per batterij, zodat een eventuele opvolger of curator kan nagaan welke paspoorten bij welke batterijen horen — zie ook hoe geef ik elke batterij een unieke identificatie voor de achtergrond hierbij.
• Documentatie over de koppeling tussen het paspoort en eventuele eigen systemen, zodat duidelijk is welk deel van de data automatisch werd bijgewerkt en welk deel handmatig.
• Contactgegevens van de hostingpartij, vastgelegd op een plek die ook toegankelijk is voor een curator of opvolger, niet alleen bij de vertrekkende directie.
• Een notitie over de bewaartermijn die voor het paspoort geldt, zodat een opvolgende partij weet hoelang de verplichting nog loopt — meer hierover staat bij hoe lang moet een batterijpaspoort beschikbaar blijven.