wat moet ik als webshop regelen als ik zelf batterijen op voorraad verkoop

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een webshop die batterijen inkoopt, op voorraad legt en zelf verzendt, is volgens de batterijenverordening meestal distributeur. Dat is een aparte rol met eigen verplichtingen, los van de fabrikant of importeur bij wie is ingekocht. De precieze invulling van die rol staat beschreven op de pagina over welke verplichtingen een distributeur van batterijen heeft; hieronder de onderdelen die specifiek gaan wringen zodra er eigen voorraad in het spel is.

Controleren voordat het product op voorraad gaat

Voordat batterijen in het eigen magazijn belanden en vanaf de eigen website verkocht worden, geldt dat gecontroleerd wordt of de vereiste markeringen, documentatie en etikettering aanwezig zijn — denk aan CE-markering, het merk en de naam van de fabrikant, en de begeleidende informatie. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit in de praktijk een vast controlemoment bij binnenkomst van een nieuwe leverancier of nieuw artikelnummer, niet bij elke doos die het magazijn in gaat. Wat er precies gecontroleerd wordt, hangt samen met de vraag of het ingekochte batterijmerk ook het eigen merk is; zie daarvoor de pagina over verkopen onder eigen merk.

Weten wie de fabrikant is en die kunnen aanwijzen

Een distributeur wordt verondersteld te weten van wie de batterij komt, zodat bij een vraag van een toezichthouder of klant duidelijk is wie waarvoor aanspreekbaar is. Dat vraagt een leveranciersregistratie die klopt: naam, adres en contactgegevens van fabrikant of importeur, per artikelnummer. Bij grotere assortimenten met wisselende leveranciers is dit een van de eerste dingen die wegraakt zodra inkoop via meerdere kanalen gaat lopen (groothandel, rechtstreeks bij fabriek, incidentele partijen).

Zelf geen afwijkende informatie verspreiden

Wat op de eigen website, in nieuwsbrieven of op productpagina's staat, geldt als informatie die de webshop zelf verstrekt. Als die tekst afwijkt van wat de fabrikant heeft opgegeven — een andere capaciteit, een ander garantietermijn, een andere levensduurclaim — ontstaat een eigen verantwoordelijkheid voor die afwijking. Dit gebeurt vaker dan verwacht wanneer marketingteksten los van de productdocumentatie worden geschreven.

Bewaartermijn en beschikbaarheid van documentatie

Documentatie die bij inkoop is ontvangen (conformiteitsverklaringen, technische informatie, gegevens voor het paspoort) blijft beschikbaar moeten zijn zolang de batterij verkocht wordt en daarna. Voor een webshop met eigen voorraad is dit een archiefkwestie: niet alleen bewaren, maar ook terugvindbaar per artikelnummer, ook als een leverancier na een paar jaar niet meer bestaat of niet meer reageert.

Passende opslag- en transportcondities

Zodra batterijen fysiek op voorraad liggen en vanuit een eigen magazijn worden verzonden, geldt dat opslag en transport de eigenschappen van het product niet mogen aantasten. Dat is een praktische verplichting met gevolgen voor de inrichting van het magazijn (temperatuur, brandveiligheid, verpakking) en voor de keuze van vervoerders bij verzending naar de klant.

Melden wanneer een batterij niet aan de eisen voldoet

Als na ontvangst blijkt dat een batterij niet aan de eisen voldoet — of als er reden is om dat te vermoeden — geldt dat de fabrikant of importeur daarvan op de hoogte wordt gebracht, en dat de batterij niet op de markt wordt gebracht totdat dit is rechtgezet. Voor een webshop met eigen voorraad is dit een intern proces: wie binnen het bedrijf beoordeelt een afwijking, en wie besluit dat een partij niet verkocht wordt.

Waar het misgaat in de praktijk

Een webshop koopt een partij batterijen in bij een groothandel binnen de EU, zonder te registreren wie de oorspronkelijke fabrikant is. Bij een vraag daarover blijkt niemand in het bedrijf dat meer te kunnen achterhalen.

Een productpagina vermeldt een levensduur "tot 1000 laadcycli", terwijl de fabrikant een lager getal opgeeft in de begeleidende documentatie. De tekst is destijds door de marketingafdeling overgenomen van een concurrent en nooit teruggekoppeld aan de daadwerkelijke productinformatie.

Een partij batterijen wordt na een jaar in eigen magazijn herverpakt onder een eigen verkoopnaam voor de webshop, zonder dat is nagegaan wat dit betekent voor de eigen verplichtingen. Dit raakt precies de vraag die beantwoord wordt op de pagina over verkopen onder eigen merk.

Een leverancier buiten de EU levert rechtstreeks aan het magazijn van de webshop, zonder dat is vastgelegd wie binnen de EU als aanspreekpunt fungeert. Dat is een ander vraagstuk dan distributie alleen, en wordt behandeld op de pagina over een fabrikant die buiten de Europese Unie zit.

Een magazijnmedewerker merkt dat een deel van een partij beschadigd is aangekomen, maar de partij wordt toch verkocht omdat er geen vastgelegde procedure is voor dit soort meldingen en niemand weet bij wie dit gemeld moet worden.

Wat u kunt vastleggen

• Een leveranciersoverzicht per artikelnummer: naam, adres en contactgegevens van fabrikant of importeur, inclusief een dossier met ontvangen conformiteitsverklaringen en technische documentatie.
• Een vast controlemoment bij het aannemen van nieuwe artikelen op voorraad, met een checklist voor CE-markering, etikettering en aanwezige documentatie.
• Een interne afspraak over wie productteksten op de webshop mag schrijven of aanpassen, en op basis van welke bron (altijd de documentatie van de fabrikant, nooit een aanname of concurrentietekst).
• Een procedure voor het melden en tijdelijk uit verkoop nemen van een partij bij twijfel over conformiteit, inclusief wie binnen het bedrijf die beslissing neemt.
• Richtlijnen voor opslag en verzending die passen bij het type batterij, inclusief afspraken met de gebruikte vervoerder.
• Een overzicht van de eigen rol per productlijn — distributeur, of toch fabrikant vanwege een eigen merk — als basis voor de vraag wie verantwoordelijk is voor het batterijpaspoort bij elk artikel in het assortiment.