Er staat geen vaste termijn in de verordening voor het aanbrengen van de QR-code zelf. Verordening (EU) 2023/1542 schrijft in artikel 77 voor dát er een datadrager op of bij de batterij aanwezig moet zijn die leidt naar het digitale paspoort, maar niet binnen hoeveel weken of maanden u dat intern geregeld moet hebben. Die doorlooptijd bepaalt u in de praktijk zelf, en ze loopt sterk uiteen.
Bij een beperkt assortiment met één of enkele modellen is het aanbrengen van de code vaak binnen enkele weken te regelen, zeker als de gegevens voor het paspoort al compleet zijn. Bij een lopende productielijn met veel varianten, of bij import van wisselende charges, loopt dit sneller op tot enkele maanden. De belangrijkste reden daarvoor is niet het plakken of etsen van de code zelf, maar de koppeling tussen die ene, fysieke code en het juiste paspoort per batterij of serienummer.
Wat de doorlooptijd bepaalt
De eerste factor is of de QR-code al in het ontwerp of de productie is meegenomen, of dat hij achteraf wordt toegevoegd. Een code die tijdens productie wordt meegeëtst of meegedrukt, vraagt een aanpassing in het productieproces zelf; dat kost tijd om in te regelen, maar is daarna herhaalbaar voor elke volgende batch. Een sticker die achteraf wordt aangebracht, is sneller op te zetten per stuk, maar vraagt juist meer tijd naarmate het aantal al geproduceerde of al ingevoerde batterijen groter is.
De tweede factor is het aantal varianten. Eén paspoort koppelen aan één QR-code is overzichtelijk. Tien modellen met elk meerdere capaciteiten, leveranciers of productiejaren vraagt een systematiek: welke code hoort bij welk paspoort, en hoe voorkomt u dat er per ongeluk dezelfde code op twee verschillende batterijen terechtkomt. Wie hier nog geen overzicht van heeft, kan in een paar vragen beantwoorden en een eerste indicatie krijgen van waar de grootste tijdsdruk in het eigen assortiment zit.
Waar het in de praktijk vastloopt
De meest voorkomende vertraging ontstaat niet bij het aanbrengen zelf, maar ervoor en erna. Vóór het aanbrengen moeten de gegevens voor het paspoort compleet zijn; ontbreekt er nog informatie van een toeleverancier, dan staat de code klaar maar het paspoort niet, en heeft aanbrengen nog geen zin. Ná het aanbrengen moet de code leesbaar blijven onder de omstandigheden waarin de batterij wordt gebruikt: vocht, hitte, trilling of slijtage kunnen een QR-code onleesbaar maken, en dat wordt doorgaans pas gemerkt bij een test onder praktijkcondities, niet op kantoor.
Een derde vertraging zit in de overgang tussen systemen. Wie het paspoort in de ene omgeving laat opstellen en de QR-code in een andere laat genereren, loopt het risico dat beide niet synchroon lopen zodra er iets wijzigt, bijvoorbeeld een nieuwe leverancier of een aangepaste specificatie. Dat is ook het moment waarop het gesprek met een softwareleverancier relevant wordt: niet over de code zelf, maar over hoe wijzigingen in het paspoort automatisch doorwerken naar wat er achter de code staat.
De koppeling tussen aanbrengen en tien jaar actueel houden
Het aanbrengen van de code is een eenmalige handeling, maar het paspoort erachter moet gedurende de hele levensduur van de batterij toegankelijk en correct blijven. Dat verandert de manier waarop u naar de doorlooptijd van het aanbrengen zou moeten kijken: niet als eindpunt, maar als startpunt van een traject dat daarna jarenlang doorloopt. Hoe die hosting en actualisatie in de praktijk werken, staat beschreven op de pagina over hoe de gegevens worden samengesteld en gehost.
Wat de doorlooptijd in de praktijk verkort
Bedrijven die vroeg beginnen met testen, los van de volledige productielijn, voorkomen dat een probleem met leesbaarheid of koppeling pas aan het licht komt vlak voor de verplichting ingaat. Hetzelfde geldt voor het vroeg vaststellen van een vaste systematiek voor het koppelen van codes aan paspoorten, zodat die systematiek kan meegroeien met nieuwe modellen in plaats van achteraf te moeten worden rechtgetrokken. Een overzicht van de losse stappen, van rol bepalen tot paspoort actueel houden, staat in de kennisbank met de onderwerpen per situatie uitgewerkt.
Voor de eigen situatie, met de specifieke assortimentsgrootte, productiewijze en leveranciers, blijft een inschatting altijd maatwerk. Wilt u eerst een indruk krijgen van waar u in dit traject staat, dan kan de gratis quick-scan daar een eerste richting in geven; voor vragen die daar niet in beantwoord worden, kunt u terecht bij de veelgestelde vragen of bij een jurist of de bevoegde toezichthouder voor uw specifieke situatie.