Voor het digitale paspoort van een e-bike- of scooterbatterij heeft u in de kern drie soorten stukken nodig: gegevens over de cellen waaruit het pak is opgebouwd, gegevens over de assemblage van het pak, en gegevens over uzelf als partij die het product op de Europese markt brengt. Bij een LMT-batterij, de aanduiding die de verordening gebruikt voor batterijen in lichte vervoermiddelen zoals e-bikes en steps, ligt de complicatie vrijwel altijd bij het eerste onderdeel: de cellen komen doorgaans van een andere fabrikant dan het pak, en die twee schakels moeten in het paspoort op elkaar aansluiten.
Concreet gaat het om de volgende stukken. Van de celfabrikant heeft u het technisch datablad nodig met chemie, capaciteit en veiligheidskenmerken, en bij voorkeur ook een verklaring over de herkomst van grondstoffen als kobalt, lithium en nikkel. Van de partij die de cellen tot een pak assembleert komt de specificatie van het pak zelf: het Battery Management System, de behuizing, de aansluitingen en de testresultaten die aantonen dat het pak veilig is. Daarnaast is er de conformiteitsverklaring die hoort bij CE-markering, het typeplaatje met modelnummer en productiedatum, en informatie over reparatie, demontage en recycling die vaak bij de importeur zelf vandaan moet komen omdat de fabrikant in Azië die gegevens niet standaard meelevert.
Waarom de celherkomst het meest gemiste onderdeel is
Bij veel andere producten is de documentatieketen kort: één fabrikant, één dossier. Bij een e-bikebatterij is dat zelden zo. De cellen worden vaak ingekocht bij een gespecialiseerde celproducent, terwijl een andere onderneming de cellen tot een compleet pak met behuizing en elektronica bouwt. Beide schakels hebben eigen documentatie, en die documentatie moet u als importeur of merkhouder bij elkaar brengen voordat er een paspoort kan ontstaan. In de praktijk blijkt dit de stap waar de meeste vertraging ontstaat: niet omdat het ontbreekt aan goede wil, maar omdat de celfabrikant niet gewend is om deze gegevens in een vorm aan te leveren die direct bruikbaar is.
Het is daarom verstandig om deze vraag vroeg te stellen aan uw leverancier, liever nu dan vlak voor de verplichting ingaat. Vraag concreet naar het technisch datablad per celtype, naar een verklaring over de grondstofherkomst, en naar bewijs van de gebruikte testnormen. Leveranciers die vaker met Europese klanten werken, hebben deze stukken meestal al klaarliggen; bij kleinere of nieuwe leveranciers moet u er soms actief om vragen.
Wat u zelf aanlevert als importeur of merkhouder
Naast de technische stukken van de toeleveranciers is er een deel dat bij u als verantwoordelijke partij hoort. Dat betreft onder meer uw naam en adresgegevens zoals die op het product moeten verschijnen, gegevens over de verwachte levensduur en garantietermijn, en instructies voor demontage of recycling aan het einde van de levensduur. Deze stukken worden vaak vergeten omdat ze niet van een fabrikant komen, maar vanuit uw eigen bedrijf moeten worden vastgelegd.
Om te bepalen welke rol u precies vervult in deze keten, en welke documenten daarbij horen, is het nuttig om eerst helder te hebben of u optreedt als fabrikant, importeur of distributeur. In de kennisbank staat dit per situatie uitgewerkt, met de bijbehorende documentenlijst per rol in de kennisbank per rol uitgezocht welke stukken horen bij uw situatie. Wie liever eerst een indruk krijgt zonder meteen alle documentatie te verzamelen, kan ook beginnen met een korte scan die laat zien waar de aandacht het eerst naartoe moet in een paar vragen zien welke documenten bij uw batterij ontbreken.
Documenten verzamelen is geen eenmalige klus
De stukken die hierboven staan, vormen het uitgangspunt, maar een compleet dossier is meestal het resultaat van een paar rondes afstemmen met leveranciers. Cellen wisselen soms van fabrikant zonder dat het uiterlijk van het pak verandert, en dan moet de documentatie mee veranderen. Het is daarom verstandig om vooraf helder te hebben waar de aangeleverde gegevens vandaan komen en hoe ze worden bijgehouden, zeker als u met meerdere toeleveranciers tegelijk werkt. Hoe die herkomst van gegevens wordt vastgelegd en gecontroleerd, staat toegelicht op de pagina die uitlegt waar de informatie in een paspoort vandaan komt op de pagina die laat zien waar de gegevens in een paspoort vandaan komen.
Vragen die vaker terugkomen over specifieke documenten, zoals wat te doen als een leverancier geen technisch datablad kan aanleveren, staan verzameld op de pagina met veelgestelde vragen de pagina met veelgestelde vragen over documenten en aanlevering. Voor de eigen situatie, bijvoorbeeld wanneer een leverancier weigert gegevens te delen of onduidelijkheid bestaat over wie welke rol vervult, is het raadzaam dit voor te leggen aan een jurist of de bevoegde toezichthouder.
Wilt u eerst zien welke documenten voor uw assortiment al aanwezig zijn en welke nog ontbreken, doe dan de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank. Dat kost een half uur en geeft direct een indicatie van waar u staat.