Kiedy muszę wyznaczyć upoważnionego reprezentanta dla baterii?

Co konkretnie musisz zrobić

Czego się od Ciebie oczekuje

Upoważniony przedstawiciel pojawia się w momencie, gdy producent baterii ma siedzibę poza Unią Europejską. Rozporządzenie nie reguluje tego jako coś, co każde przedsiębiorstwo może po prostu pominąć lub jest obligatoryjne niezależnie od własnej pozycji: zależy to od pytania, kto w łańcuchu pełni rolę producenta zgodnie z przepisami prawa. Kto zastanawia się, czy ta rola ma zastosowanie do własnego przedsiębiorstwa, znajdzie na to podstawę w Czy jestem importerem czy producentem według rozporządzenia w sprawie baterii? — bo obowiązek wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela spoczywa na producencie, a nie na samym importerze.

Producent spoza UE wyznacza upoważnionego przedstawiciela

Gdy tylko producent nie ma siedziby w UE, na tym producencie ciąży zadanie pisemnego wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela. To nie jest wybór, który pozostaje do europejskiego odbiorcy. Dla przedsiębiorstwa mającego od 10 do 100 pracowników, które importuje baterie lub produkty z bateriami, oznacza to w praktyce, że należy sprawdzić, czy producent już dokonał tego wyznaczenia i u kogo. Bez wyznaczonego upoważnionego przedstawiciela brakuje punktu kontaktowego w UE, który mógłby działać w imieniu producenta — a to bezpośrednio dotyczy pytania, kto może i ma prawo sporządzić paszport bateryjny. Więcej informacji o podziale ról znajduje się w Kto jest odpowiedzialny za paszport baterii?

Zadanie jest dokumentowane pisemnie

Artykuł 40 rozporządzenia (UE) 2023/1542 opisuje, że wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela odbywa się poprzez pisemny mandat. Dla średniego przedsiębiorstwa jest to przede wszystkim kwestia staranności: ustna umowa lub dorozumiana rola nie wystarczą. Mandat musi wskazywać, które zadania upoważniony przedstawiciel wykonuje w imieniu producenta. Kto jako importer lub handlowiec pracuje z producentem spoza UE, powinien zadbać o faktyczne zobaczenie i przechowywanie tego dokumentu, a nie tylko słuchać, że "jest to uregulowane".

Upoważniony przedstawiciel kontroluje dokumentację techniczną

Upoważniony przedstawiciel otrzymuje zgodnie z artykułem 40 zadanie kontrolne: sprawdzenie, czy dokumentacja techniczna została sporządzona i czy przebiegła procedura oceny zgodności. Dla przedsiębiorstwa importującego oznacza to, że obecność upoważnionego przedstawiciela nie oznacza automatycznie, że wszystkie dokumenty są w porządku — oznacza to, że jest ktoś, kto powinien to sprawdzić w imieniu producenta. Ta kontrola dotyczy również pytania dotyczącego Jakie oświadczenie o zgodności i oznaczenie CE dotyczą baterii?— bo bez prawidłowej dokumentacji upoważniony przedstawiciel nie może prawidłowo wykonać tego zadania.

Upoważniony przedstawiciel przechowuje dokumentację i współpracuje z nadzorem

Inne zadanie wynikające z artykułu 40 to przechowywanie dokumentacji przez określony okres i współpraca z wnioskami organów nadzoru. Dla przedsiębiorstwa działającego poprzez producenta spoza UE jest to istotne, ponieważ organ nadzoru nie będzie się zwracać do producenta w trzecim kraju, ale do upoważnionego przedstawiciela w UE. Kto sam przechowuje zapasy i sprzedaje, dostrzega to szybciej niż strona, która tylko pośredniczy; zobacz też w tej kwestii co powinienem zrobić jako sklep internetowy, jeśli sprzedaję baterie z własnych zapasów

Upoważniony przedstawiciel jest dostępny i możliwy do zidentyfikowania

Rozporządzenie oczekuje, że dane kontaktowe upoważnionego przedstawiciela będą możliwe do prześledzenia — co jest zgodne z szerszymi obowiązkami uczestników rynku z artykułów 38 do 44 rozporządzenia (UE) 2023/1542, w których nazwa, adres i dane kontaktowe są powtarzającym się elementem. Dla średniego przedsiębiorstwa jest to przede wszystkim kwestia praktyczna: w dokumentacji, opakowaniu lub w paszporcie bateryjnym powinno być jasne, kto jest upoważnionym przedstawicielem, aby importer, dystrybutor lub organ nadzoru mógł go osiągnąć.

Gdzie w praktyce coś idzie nie tak

Importer zakłada, że producent spoza UE "już kogoś w Europie urumiał", bez tego, że kiedykolwiek widział pisemny mandat. Później okazuje się, że nikt formalnie nie pełni tej roli.

Firma sprzedaje baterie pod własną marką i zakłada, że oryginalny producent spoza UE sam załatwi kwestię wyznaczenia pełnomocnika, podczas gdy sprzedaż pod własną marką wiąże się z innym podziałem ról. Co to oznacza dla własnych obowiązków, wyjaśniono w Sprzedaję baterie pod własną marką — jakie obowiązki się pojawią?

Dystrybutor zakłada, że sam fakt obecności znaku CE dowodzi już wyznaczenia pełnomocnika, podczas gdy są to dwa odrębne obowiązki, które muszą być kontrolowane niezależnie.

Dane kontaktowe pełnomocnika stają się przestarzałe: firma się przeprowadza, zmienia dostawcę usług, ale stare dane pozostają w dokumentacji, przez co nadzorcy lub odbiorcy kontaktują się z niewłaściwą stroną.

Sklep internetowy kupujący bezpośrednio od fabryki spoza UE traktuje kwestię wyznaczenia pełnomocnika jako coś, co "regularny dostawca już załatwi", bez kiedykolwiek zapytania — podczas gdy ta pozycja często jest porównywalna z pozycją importera, ze związanymi z nią odpowiedzialnościami.

Co można udokumentować

• Pisemny mandat producenta dla pełnomocnika, wraz z datą wyznaczenia.
• Nazwa, adres i dane kontaktowe pełnomocnika, tak jak są one również podawane w dokumentacji lub w paszporcie baterii.
• Przegląd zadań przypisanych pełnomocnikowi w mandacie, aby było jasne, kto wykonuje jaką kontrolę.
• Korespondencja, w której producent potwierdza, kto jest pełnomocnikiem, do użytku, gdy producent sam nie ujawnia leżącego u podstaw mandatu.
• Ustalony punkt kontrolny w przypadku zmiany producenta, dostawcy lub sposobu importu, aby sprawdzić, czy pełnomocnik jest jeszcze aktualny i dostępny.