Le temps nécessaire pour obtenir toutes les données d'un fournisseur de batteries dépend fortement du fournisseur et est souvent dans la pratique l'étape la plus longue de l'ensemble du processus. Tandis que l'application d'un code QR ou la mise en place d'un hébergement peuvent se faire en quelques jours ou semaines, la collecte de données techniques, de rapports de test et d'informations sur l'origine dépend de la coopération d'une partie que vous ne contrôlez généralement pas vous-même : votre fournisseur ou son usine.
Le règlement lui-même ne fixe pas de délai pour la fourniture de données par un fournisseur à un importateur ou un distributeur ; c'est un accord que les parties concluent entre elles, par exemple dans le contrat d'achat. Ce qui est établi, c'est quelles données doivent finalement figurer dans le passeport. Plus tôt cette question sera clarifiée, moins vous aurez besoin de revenir vers le même fournisseur par la suite.
Pourquoi cela prend souvent plus de temps que prévu
Les entreprises qui demandent pour la première fois à un fournisseur les données du passeport constatent souvent que la demande elle-même n'est pas claire. Une usine en Asie habituée à une fiche technique, ne sait pas automatiquement quels champs exige précisément une réglementation européenne : composition chimique, provenance de certaines matières premières, résultats d'essai, informations sur la réparation et le démontage. Ces informations existent souvent quelque part dans l'organisation du fournisseur, mais pas sous la forme requise, et pas toujours dans le même département.
Un deuxième retard se produit lorsqu'un produit passe par plusieurs mailles : le fabricant de la cellule n'est pas la même partie que l'assembleur du pack batterie, et celui-ci n'est pas la même partie que l'importateur qui le met sur le marché en Europe. Chaque maillon peut avoir une partie des données et en manquer une autre. Déterminer qui doit établir d'où viennent les données est précisément l'endroit où de nombreuses trajectoires subissent un retard. consulter la base de connaissances pour savoir qui dans votre chaîne fournit les données en donne un aperçu, ventilé par situation.
Où cela s'enlise dans la pratique
Quelques goulets d'étranglement récurrents : la langue et l'interprétation des termes techniques entre le fournisseur et la partie qui compile le passeport ; les fournisseurs qui considèrent les données comme un secret commercial et hésitent à les partager ; les sous-traitants qui ne sont plus traçables parce qu'un produit a été acheté il y a déjà un certain temps ; et simplement la priorité — un fournisseur qui n'a pas d'obligation directe au sein de l'UE perçoit parfois votre demande comme quelque chose qui peut attendre.
Aucun de ces goulets n'est insoluble, mais ils expliquent pourquoi « quelques semaines » devient en pratique régulièrement quelques mois, surtout avec un assortiment plus large et plusieurs fournisseurs en même temps. Celui qui entreprend cela peu de temps avant une date obligatoire risque que les données ne soient simplement pas disponibles à temps, quelle que soit la rapidité avec laquelle le reste du passeport peut être assemblé par la suite.
Ce que vous pouvez faire pour limiter le délai d'exécution
L'accélération la plus importante ne se situe pas dans le passeport lui-même, mais dans la discussion que vous avez au préalable. Établissez, de préférence par écrit, quelles données vous attendez de votre fournisseur et sous quelle forme. Demandez non seulement des documents, mais aussi un point de contact chez le fournisseur responsable de leur exactitude. Ce n'est pas seulement pratique, c'est aussi ce que les autorités de surveillance peuvent demander lorsque les données s'avèrent incomplètes : qui a fourni quoi et sur la base de quoi.
Celui qui doit encore commencer ce processus bénéficie d'une première vue d'ensemble de ce qui existe déjà dans votre organisation et ce qui doit encore être demandé au fournisseur. voir en quelques questions quelles données vous avez probablement déjà fournit une première indication, sans que vous ayez besoin de vérifier immédiatement tous les détails. Il est aussi utile de savoir à l'avance comment les données de fournisseurs transmises finissent par intégrer un passeport, afin de savoir quel format est exploitable et lequel ne l'est pas.
Le lien avec votre contrat d'achat
Étant donné que le règlement n'impose aucun délai à la relation entre vous et votre fournisseur, c'est précisément l'élément que vous pouvez réguler vous-même. Un accord contractuel sur les délais de livraison, l'exhaustivité et la mise à jour des données n'empêche pas un fournisseur de répondre lentement, mais offre une base sur laquelle s'appuyer. Pour votre situation propre et pour la question de savoir quel accord serait judicieux pour votre assortiment spécifique, il est recommandé de consulter un juriste ou de consulter le texte officiel du règlement.
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