De tijd die nodig is om alle gegevens van een batterijleverancier compleet te krijgen, verschilt sterk per leverancier en is in de praktijk vaak de stap die het langst duurt van het hele traject. Waar het aanbrengen van een QR-code of het inrichten van hosting binnen dagen of weken kan, hangt het verzamelen van technische gegevens, testrapporten en herkomstinformatie af van de medewerking van een partij die u meestal niet zelf in de hand heeft: uw leverancier of diens fabriek.
De verordening zelf noemt geen termijn voor het aanleveren van gegevens door een leverancier aan een importeur of distributeur; dat is een afspraak die partijen onderling maken, bijvoorbeeld in het inkoopcontract. Wat wel vaststaat, is welke gegevens er uiteindelijk in het paspoort moeten staan. Hoe eerder die vraag scherp op tafel ligt, hoe minder vaak u achteraf terug hoeft naar dezelfde leverancier.
Waarom dit vaker langer duurt dan verwacht
Bedrijven die voor het eerst een leverancier om paspoortgegevens vragen, merken vaak dat de vraag zelf al onduidelijk overkomt. Een fabriek in Azië die gewend is aan een technisch datasheet, weet niet vanzelf welke velden een Europese verordening precies vraagt: chemische samenstelling, herkomst van bepaalde grondstoffen, testresultaten, informatie over reparatie en demontage. Die informatie bestaat vaak wel ergens in de organisatie van de leverancier, maar niet in de vorm die nodig is, en niet altijd bij dezelfde afdeling.
Een tweede vertraging ontstaat wanneer een product via meerdere schakels loopt: de fabrikant van de cel is niet dezelfde partij als de assembleur van het batterijpakket, en die is weer niet dezelfde partij als de importeur die het in Europa op de markt brengt. Elke schakel kan een deel van de gegevens hebben en een deel missen. Wie moet vaststellen wat waar vandaan komt, is precies waar veel trajecten vertraging oplopen. de kennisbank doorzoeken op wie in uw keten welke gegevens levert geeft daar een overzicht van, gesplitst per situatie.
Waar het in de praktijk op stukloopt
Een paar terugkerende knelpunten: taal en interpretatie van technische termen tussen de leverancier en de partij die het paspoort samenstelt; leveranciers die gegevens als bedrijfsgeheim beschouwen en aarzelen om ze te delen; onderaannemers die niet meer traceerbaar zijn omdat een product al enige tijd geleden is ingekocht; en simpelweg prioriteit — een leverancier die geen directe verplichting binnen de EU heeft, ervaart uw vraag soms als iets dat kan wachten.
Geen van die knelpunten is onoplosbaar, maar ze zijn wel de reden waarom "een paar weken" in de praktijk regelmatig een paar maanden wordt, zeker bij een breder assortiment met meerdere leveranciers tegelijk. Wie dit pas oppakt kort voor een verplichte datum, loopt het risico dat de gegevens er simpelweg niet op tijd liggen, ongeacht hoe snel de rest van het paspoort daarna in elkaar gezet kan worden.
Wat u zelf kunt doen om de doorlooptijd te beperken
De belangrijkste versnelling zit niet in het paspoort zelf, maar in het gesprek dat u vooraf voert. Leg vast, bij voorkeur schriftelijk, welke gegevens u van een leverancier verwacht en in welke vorm. Vraag daarbij niet alleen om documenten, maar ook om een aanspreekpunt bij de leverancier dat verantwoordelijk is voor de juistheid ervan. Dat is niet alleen praktisch, het is ook waar toezichthouders naar kunnen vragen wanneer gegevens onvolledig blijken: wie heeft wat aangeleverd, en op basis waarvan.
Wie nog moet beginnen met dit traject, heeft baat bij een eerste beeld van wat er al binnen de eigen organisatie aanwezig is en wat nog bij de leverancier moet worden opgevraagd. in een paar vragen zien welke gegevens u waarschijnlijk al heeft geeft daar een eerste indicatie van, zonder dat u meteen alles hoeft uit te zoeken. Ook is het zinvol om vooraf te weten hoe aangeleverde leveranciersgegevens uiteindelijk in een paspoort terechtkomen, zodat u weet welke vorm bruikbaar is en welke niet.
De samenhang met uw inkoopcontract
Omdat de verordening geen termijn oplegt aan de relatie tussen u en uw leverancier, is dat precies het onderdeel dat u zelf kunt regelen. Een contractuele afspraak over levertijd, volledigheid en actualisatie van gegevens voorkomt niet dat een leverancier traag reageert, maar geeft wel een basis om daarop terug te vallen. Voor de eigen situatie, en voor de vraag wat een verstandige afspraak is voor uw specifieke assortiment, is het raadzaam een jurist te betrekken of de officiële tekst van de verordening te raadplegen.
Wilt u een eerste indruk van waar uw eigen leveranciersgegevens nu staan? De gratis quick-scan geeft een indicatie, en de meestgestelde vragen over batterijpaspoorten beantwoordt een aantal vervolgvragen die bij dit traject vaak naar boven komen.