Er is geen vaste termijn in de verordening voor hoe lang het opzetten van één digitaal batterijpaspoort mag duren. Wat wel vaststaat: vanaf 18 februari 2027 moet het paspoort er zijn voordat een batterij die onder de verordening valt op de markt wordt gebracht. In de praktijk zien bedrijven die eraan beginnen een doorlooptijd van enkele weken tot enkele maanden per productlijn, en die spreiding zit vrijwel nooit in het paspoort zelf, maar in wat eraan voorafgaat.
De twee grootste factoren zijn hoe compleet de technische gegevens van de fabrikant of leverancier al zijn, en hoe snel binnen het eigen bedrijf duidelijk is wie welke rol heeft. Is die duidelijkheid er, dan is het samenstellen en publiceren van het paspoort zelf relatief snel te doen. Ontbreekt die duidelijkheid, dan schuift de doorlooptijd al gauw op.
Wat de doorlooptijd concreet bepaalt
Een digitaal batterijpaspoort bestaat uit gegevens die ergens vandaan moeten komen: chemische samenstelling, herkomst van grondstoffen, prestaties, en informatie over demontage en recycling. Wie die gegevens al gestructureerd bijhoudt, bijvoorbeeld in een productdatabase of via de fabrikant, kan relatief snel door de stappen heen. Wie die gegevens moet opvragen bij een leverancier in het buitenland, moet rekening houden met wachttijd, vertaalwerk en soms een paar rondes heen en weer omdat een eerste aanlevering niet compleet is.
Daarnaast telt mee hoeveel verschillende modellen of batterijtypen een bedrijf voert. Eén paspoort opstellen is iets anders dan een reeks paspoorten voor een assortiment e-bikeaccu's met kleine onderlinge verschillen. In dat laatste geval loont het om eerst het proces voor één model op orde te krijgen voordat de rest volgt.
Waar het in de praktijk vastloopt
Ontbrekende of verspreide gegevens
De meest genoemde vertraging is dat de benodigde gegevens er wel zijn, maar niet op één plek. Technische specificaties liggen bij inkoop, veiligheidsinformatie bij kwaliteit, en gegevens over de leverancier weer ergens anders. Het bij elkaar zoeken van die informatie kost vaak meer tijd dan het invullen van het paspoort zelf.
Onduidelijkheid over de eigen rol
Een tweede vertraging ontstaat wanneer nog niet vaststaat of een bedrijf voor de verordening geldt als fabrikant, importeur of distributeur. Die rol bepaalt namelijk wie welke gegevens moet aanleveren en wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor de inhoud van het paspoort. Wordt die vraag pas halverwege het traject scherp, dan moet een deel van het werk over.
Interne besluitvorming
De derde vertraging zit zelden in techniek en vaker in tijd die nodig is om intern een knoop door te hakken: wie trekt dit binnen het bedrijf, welk budget staat ervoor, en wie tekent af voordat gegevens naar buiten gaan. Bij bedrijven waar dit bij één persoon belegd wordt, verloopt het proces meestal sneller dan wanneer het tussen afdelingen heen en weer gaat.
Wanneer beginnen zinvol is
Omdat de verplichting per 18 februari 2027 ingaat voor batterijen die vanaf die datum op de markt komen, is de vraag niet zozeer wanneer het paspoort af moet zijn, maar wanneer de eerste stap gezet wordt. Wie nu al in kaart brengt welke gegevens ontbreken en welke rol het bedrijf vermoedelijk heeft, voorkomt dat die uitzoekfase samenvalt met de periode waarin de gegevens ook daadwerkelijk verwerkt moeten worden. Met een paar vragen alvast een eerste indicatie krijgen geeft een beeld van waar een bedrijf ongeveer staat, zonder dat daar meteen een traject aan vast zit.
Om te zien hoe de gegevens van aanlevering tot gepubliceerd paspoort lopen, en waar de tien jaar hosting en de QR-datadrager in dat proces passen, helpt het om te bekijken hoe de gegevensstroom in elkaar zit. Voor bedrijven die twijfelen over hun rol in de keten, of over welke gegevens precies verplicht zijn, staat de uitleg per situatie in de kennisbank met onderwerpen op een rij.
De exacte doorlooptijd van de eigen situatie hangt af van factoren die per bedrijf verschillen, en daar kan alleen intern of met een adviseur echt zicht op komen. Wat wel voor iedereen geldt: hoe eerder duidelijk is welke gegevens er al zijn en welke nog opgevraagd moeten worden, hoe minder de laatste maanden voor 18 februari 2027 onder tijdsdruk komen te staan.
Wie wil beginnen met die uitzoekfase kan vrijblijvend de gratis quick-scan doen of een zakelijk account aanmaken om de voortgang bij te houden.