Ce fac dacă o baterie trebuie să fie retrasă?

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

O acțiune de retragere de pe piață nu începe de obicei cu o scrisoare de la o autoritate de supraveghere, ci cu un semnal: o reclamație, o notificare de defect, un model de defecțiune care apare la mai mulți beneficiari. Din momentul în care devine clar că o baterie nu îndeplinește cerințele sau prezintă un risc, se aplică obligații pentru operatorul economic care a pus bateria pe piață — și adesea și pentru părțile ulterioare din lanț. Acest lucru este descris în articolele 79 până la 84 și în articolele 38 până la 44 din Regulamentul (UE) 2023/1542 (regulamentul privind bateriile), care reglementează obligațiile producătorilor, importatorilor și distribuitorilor.

Evaluarea dacă există neconformitate sau risc

Când sosește un semnal, primul pas este să se determine dacă bateria nu îndeplinește într-adevăr cerințele sau prezintă un risc pentru sănătate, siguranță sau mediu. Pentru o companie cu 10 până la 100 de angajați, aceasta înseamnă practic că trebuie să existe cineva care primește, cântărește și escalonează acest tip de semnale — adesea angajatul responsabil cu calitatea sau persoana care gestionează și documentația tehnică. Fără un punct de contact fix, o reclamație rămâne prea mult timp într-o stivă înainte ca cineva să recunoască gravitatea acesteia.

Adoptarea de măsuri corective

Odată ce se constată că o baterie nu este conformă, urmează măsuri corective: aceasta poate merge de la ajustarea producției, la retragerea stocului din piață, la o acțiune completă de retragere de pe piață la utilizatorul final. Măsura care este potrivită depinde de natura și gravitatea problemei. Pentru companiile care importă sau asamblează baterii, aceasta este adesea faza în care logistica, serviciile pentru clienți și tehnicia trebuie să funcționeze simultan — și în care reiese dacă administrația proprie este în ordine. Cine nu poate determina rapid care loturi au fost livrate unde, pierde timp care nu mai poate fi recuperat.

Informarea autorităților competente

Pe lângă adoptarea de măsuri, se aplică o obligație de informare a autorităților competente. Pentru o companie de dimensiuni medii, aceasta înseamnă că trebuie ca cineva să știe care autoritate aceea este și ce trebuie raportată. Aceasta nu este ceva de rezolvat la primul incident — întrebarea "pe cine sunăm" este o întrebare care trebuie răspunsă înainte de o acțiune de retragere de pe piață, nu după.

Transmiterea informațiilor în lanț

Operatorii economici au, de asemenea, obligații între ei: un importator care află de la un producător că o baterie nu este conformă, transmite aceasta părților cărora i-a furnizat el însuși, și invers, un distribuitor care semnalează ceva el însuși poate trebui să raporteze acest lucru înapoi. Pentru o companie care atât importă baterii cât și le revinde instalatorilor sau comercianților cu amănuntul, aceasta înseamnă că trebuie să existe comunicare pe două sensuri: către furnizor și către proprii beneficiari. Cine nu are o rută fixă pentru aceasta, descoperă în timp ce se desfășoară o acțiune de retragere de pe piață că nimeni nu știe cine trebuie să trimită care informații cui.

Acordarea de cooperare autorității de supraveghere

În cazul unei acțiuni de retragere de pe piață care devine vizibilă pentru autoritatea de supraveghere, se aplică o obligație de cooperare: furnizarea documentației solicitate, demonstrarea originii și distribuției bateriei, și indicarea măsurilor luate. Aceasta se aliniază cu ceea ce este relevant și în afara unei acțiuni de retragere de pe piață — consultați ce întreabă o autoritate de supraveghere la o inspecție privind bateriile. O companie care ține deja această documentație în mod structurat nu trebuie să reconstituie dosare sub presiunea timpului în timp ce se desfășoară o acțiune de retragere de pe piață.

Unde se greșește în practică

O primă problemă recurentă este aceea că un model de reclamații nu este recunoscut ca atare: notificări izolate sosesc la persoane diferite (servicii pentru clienți, vânzări, tehnică) și nu sunt corelate între ele, motiv pentru care un semnal care de fapt cere acțiune rămâne săptămâni pe o parte.

O a doua situație este o urmărire deficitară: o întreprindere știe că există o problemă cu un anumit lot, dar nu poate afla rapid care clienți au primit acel lot, deoarece numerele de lot nu au fost înregistrate în mod consecvent la vânzare sau livrare.

O a treia situație apare în cazul bateriilor care se află în stoc de mult timp în momentul în care o problemă devine evidentă — vezi și ce să faci cu bateriile care se află deja în stoc. Neîncrederea cu privire la cine este responsabil pentru acel stoc, importatorul sau partea care a vândut mai departe între timp, încetinește luarea deciziei cu privire la măsurile corective.

O a patra situație se manifestă în cazul bateriilor second-hand sau revizuite: când o baterie a dobândit o a doua viață, nu este întotdeauna clar cine acționează în acel moment ca actor de pe piață și, prin urmare, care obligații cad asupra cui în cazul unui recall — aceasta atinge chestiunile care sunt, de asemenea, abordate în baterii second-hand și revizuite și la a da o a doua viață unei baterii.

O a cincea situație constă în faptul că notificarea către autoritatea competentă este amânată, deoarece intern se discută încă despre gravitatea problemei, în timp ce amânarea unei astfel de evaluări în sine deja cauzează întârziere în întregul răspuns.

Ce puteți documenta

• Un punct de contact permanent și o rută permanentă pentru reclamații și notificări de defecțiuni, astfel încât semnalele să nu rămână dispersate la diferite departamente.
• O hartă a numerelor de lot și livrărilor per client, astfel încât în cazul unui recall, să fie rapid clar care baterii au ajuns unde.
• Un acord stabilit privind care autoritate competentă este contactată și în ce moment, astfel încât aceasta să nu trebuiască să fie clarificată în timpul unui incident.
• Șabloane pentru notificarea către furnizori și beneficiari în lanț, astfel încât obligația de informare în sus și în jos în lanț să nu fie completată ad hoc.
• Un dosar pentru fiecare tip de baterie cu documentație tehnică și date de conformitate, comparabil cu ceea ce se construiește la construirea pas cu pas a pasaportului bateriei, astfel încât aceste date să fie, de asemenea, imediat disponibile în cazul unui recall.
• O hartă a celor care acționează ca actori de pe piață în lanț pentru bateriile care o a doua viață, astfel încât responsabilitățile în cazul unui recall să nu fie deja confuze din start.
• Un moment de testare înainte de lansarea pasaportului digital în care se verifică, de asemenea, dacă datele de lot și livrare sunt corect legate — vezi testarea pasaportului bateriei înainte de lansare — astfel încât aceste date să fie într-adevăr retraibile în cazul unui recall.