Wat vraagt een toezichthouder bij een controle op batterijen?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een controle door de markttoezichthouder verloopt niet willekeurig. Verordening (EU) 2019/1020 (markttoezicht en conformiteit van producten) geeft de toezichthouder een vast pakket aan bevoegdheden, en Verordening (EU) 2023/1542, artikelen 79 tot en met 84 regelt specifiek wat er gebeurt zodra een batterij niet aan de eisen voldoet of een risico vormt. Voor een bedrijf dat batterijen importeert, verhandelt of in eigen producten verwerkt, komt dat in de praktijk neer op een aantal terugkerende verplichtingen.

Documentatie kunnen tonen op verzoek

De toezichthouder kan vragen om de technische documentatie, conformiteitsverklaring en de gegevens die in het batterijpaspoort horen te staan. Voor een bedrijf van enige omvang betekent dit dat deze stukken niet los bij verschillende medewerkers of leveranciers mogen liggen, maar op één plek terugvindbaar moeten zijn — bij voorkeur gekoppeld aan het batterijmodel of de partij waar de controle over gaat. Wie nog moet uitzoeken welke stappen daarvoor nodig zijn, vindt een overzicht in hoe pak ik het batterijpaspoort stap voor stap aan?.

Herkomst en verantwoordelijke partij kunnen aanwijzen

Markttoezicht draait voor een belangrijk deel om herleidbaarheid: wie heeft de batterij op de markt gebracht, en wie is aanspreekbaar. Een bedrijf moet kunnen aangeven van welke fabrikant of importeur een partij afkomstig is en welke afspraken daarover zijn vastgelegd. Dit speelt met name bij batterijen die al langer in het assortiment zitten; voor die situatie is er een apart overzicht over wat doe ik met batterijen die al in voorraad liggen?.

Meewerken aan onderzoek en het verstrekken van monsters

De toezichthouder kan, op grond van Verordening (EU) 2019/1020, vragen om monsters of nadere informatie over een specifiek model of partij. Dat vraagt van een bedrijf dat er iemand is die dit verzoek herkent, weet waar de betreffende partij zich bevindt, en die niet zelf hoeft te beoordelen of het verzoek terecht is — dat is niet de rol van het bedrijf op dat moment.

Corrigerende maatregelen kunnen uitvoeren

Wanneer een batterij niet conform blijkt, voorzien de artikelen 79 tot en met 84 van Verordening (EU) 2023/1542 in corrigerende maatregelen: aanpassing, het uit de handel nemen, of terugroepen. Een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers heeft daarvoor doorgaans geen dagelijkse routine, wat het risico geeft dat niemand weet wie dit oppakt zodra het zich voordoet. Wat een dergelijke maatregel in de praktijk inhoudt, staat beschreven op wat doe ik als een batterij moet worden teruggeroepen?.

Kunnen aantonen dat het paspoort werkt zoals bedoeld

Een toezichthouder kan ook toetsen of de QR-datadrager daadwerkelijk naar de juiste, actuele gegevens leidt. Een paspoort dat wel bestaat maar niet correct doorlinkt, of verwijst naar verouderde informatie, is in de praktijk net zo'n probleem als een ontbrekend paspoort. Testen voordat een paspoort live gaat, voorkomt dat dit tijdens een controle aan het licht komt; zie hoe controleer ik of mijn batterijpaspoort correct werkt voor ik live ga.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt terug bij bedrijven die met een controle te maken krijgen.

De technische documentatie bestaat wel, maar is verspreid over een leverancier in het buitenland, een oude e-mailwisseling en een los Excel-bestand. Op het moment dat de toezichthouder om inzage vraagt, kost het uitzoeken meer tijd dan wenselijk is — niet omdat de informatie ontbreekt, maar omdat niemand precies weet waar die staat.

Een tweede terugkerende situatie: de batterij is tweedehands of gereviseerd, en het bedrijf gaat er ten onrechte van uit dat de paspoortverplichting daar niet voor geldt. Of dat wel of niet zo is, hangt af van de precieze situatie van het product; een toelichting staat op geldt het batterijpaspoort ook voor tweedehands of gereviseerde batterijen?.

Een derde situatie speelt bij kleinere importeurs die aannemen dat de regels vooral voor grote partijen gelden, en niet voor een oplage van een paar honderd stuks. Ook die veronderstelling verdient een aparte check, te vinden op kan ik ook een batterijpaspoort maken als ik maar een paar honderd stuks verkoop.

Een vierde situatie: de QR-code op de batterij verwijst naar een pagina die bij een eerdere versie van het product hoort, omdat een update van het paspoort niet is doorgevoerd na een technische wijziging. Bij een controle valt dit sneller op dan binnen de eigen organisatie.

Een vijfde situatie doet zich voor wanneer een batterij een tweede leven krijgt in een ander toepassingsgebied, zonder dat is vastgelegd wie vanaf dat moment verantwoordelijk is voor de paspoortgegevens. Wat daarbij te regelen is, staat op wat moet ik regelen als ik een batterij een tweede leven geef?.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per batterijmodel of partij van de bijbehorende technische documentatie en conformiteitsverklaring, met een vaste vindplaats binnen de organisatie.
• De contactgegevens en afspraken met de fabrikant of importeur die verantwoordelijk is voor de onderliggende productinformatie.
• Een interne aanwijzing van wie een verzoek van een toezichthouder in behandeling neemt, en welke stappen daarna volgen.
• Een testlog waarin is vastgelegd wanneer en hoe de QR-datadrager van een batterijpaspoort is gecontroleerd voordat deze in gebruik ging.
• Een procedure voor het bijwerken van paspoortgegevens bij wijzigingen aan het product, inclusief wie daarvoor verantwoordelijk is.
• Een overzicht van batterijen die al vóór de verplichting in voorraad lagen, met een aantekening over de status van elke partij.
• Afspraken over inzameling en terugname, voor zover die gegevens onderdeel zijn van het paspoort of relevant zijn bij een corrigerende maatregel; zie ook hoe regel ik de inzameling en terugname van batterijen?.