Ano, část digitálního pasu baterie si můžete připravit sami: shromažďování údajů o produktu, technických specifikací a dokumentace, kterou vyžaduje nařízení. Náročnější část spočívá v technické realizaci: uvedení údajů do správného datového formátu, jejich udržování přístupné po dobu deseti let a vytvoření QR kódu, který splňuje požadavky. Zda si to nastavíte sami nebo to conáte na外部, závisí především na tom, kolik typů produktů vedete a zda máte již systémy vhodné pro dlouhodobou správu.
Samotné nařízení neuvádí, kdo technicky pas vybuduje. Nařízení (EU) 2023/1542 stanovuje, co musí pas obsahovat a kdo za něj odpovídá, ale ponechává realizaci na volné noze. To znamená, že společnost si v teorii může všechno vzít na starosti, od sestavení datové sady až po hostování stránky za QR kódem. V praxi to jsou především součásti s dlouhou dobou skladování, které si vyžadují vědomou volbu.
Co si můžete zajistit sami
Shromažďování základních údajů obvykle již máte u sebe nebo u vašeho dodavatele. Myslíme na typ baterie, chemické složení, sériové číslo, datum výroby a dokumentaci o původu a recyklování. Jste-li dovozcem, tyto informace obvykle již potřebujete pro jiné účely, jako je celnictví nebo záruka. Sestavení těchto údajů do přehledného dokumentu je práce, kterou si mohou poradit většina společností sama, zvlášť pokud již existuje zavedený proces dokumentace produktu.
Také zjištění, jakou přesně roli má vaše společnost v řetězci a které údaje k ní patří, je něco, kde si můžete vytvořit první odhad sami. Komu tento přehled chybí, může si vyplnit pár otázek a získat první orientaci před dalšími kroky.
Kde je to náročnější
Nařízení vyžaduje, aby pas zůstal dostupný po dobu deseti let, a to i po případném převzetí, přechodu na jiný systém nebo zastavení činnosti. To je jiný druh povinnosti než jednorázové vypracování dokumentu: jde o kontinuitu. Soubor Excel na vnitřním serveru tomu nutně nevyhovuje a otázka, kdo bude mít přístup ke správné verzi údajů za pět let, se stává relevantní.
Kromě toho musí QR kód správně odkazovat na pracovní stránku v datovém formátu, který je čitelný pro různé strany v řetězci. To vyžaduje technickou vrstvu, kterou nemá každá společnost standardně v domě. Kdo se o tom diskutuje se dodavatelem softwaru, měl by předem vědět, které části jsou již řešeny interně a které ne, aby se diskuse soustředila na to, co skutečně chybí.
Volba mezi vlastním řešením a svěřením třetí straně
Zvážení je v jádru otázkou rozsahu a správy. Společnost s hrstkou typů produktů a IT oddělením, které je zvyklé na dlouhodobou správu dat, se může rozhodnout vybudovat si vlastní řešení. Společnost, která má mnoho různých typů baterií nebo nemá stálou IT kapacitu, se snadněji ptá, kdo bude pas v průběhu let udržovat, pokud příslušný zaměstnanec již není v zaměstnání.
Doporučuje se provést toto zvážení nejen na základě nákladů, ale také s ohledem na to, co se stane, pokud hosting přestane fungovat, nebo pokud audit žádá doklad, že údaje byly po všechny ty roky správné a zjistitelné. Více pozadí o tom, jak takový pas vzniká a odkud pochází údaje, najdete na stránce, která ukazuje, jak jsou informace sestaveny a hostovány.
Co když přesto začnete sami
Pokud se rozhodnete začít sami, je vhodné si nejdříve objasnit, která data jsou již dostupná a která ještě chybějí. To zabrání tomu, aby se čas věnoval budování systému dříve, než bude jasné, jaké informace se v něm přesně budou muset nacházet. Otázky, které se v tomto prvním kroku objevují pravidelně, spolu s krátkou a konkrétní odpovědí, jsou shromážděny na přehledu často kladených otázek týkajících se pasportu.
Ať už pokračujete sami nebo část práce svěřujete externím subjektům, konečná odpovědnost za správnost údajů zůstává u podniku, který je označen jako výrobce nebo dovozce. Pro přesné vymezení této odpovědnosti ve vaší konkrétní situaci je oficiální text nařízení, nebo porada právníka či příslušného dohledového orgánu, vhodným výchozím bodem.
Chcete si nejdříve udělat přehled o tom, co to pro váš podnik obnáší? Bezplatné rychlé skenování vám v pár otázkách dá první náhled, a znalostní báze s tématy pro jednotlivé situace se věnuje podrobněji krokům, které poté následují.