Jah, digitaalse akupassi osa saate ise ette valmistada: tooteteabe kogumine, tehnilised andmed ja dokumentatsioon, mida määruse kohaselt nõutakse. Keerulisem osa on tehniline teostus: andmete õigesse andmevormingusse paigutamine, kümme aastat kättesaadavaks hoidmine ja QR-kood loomine, mis vastab nõudmistele. Kas te selle ise seadistate või usaldada välja, sõltub eelkõige sellest, kui palju tootetüüpe teil on ja kas teil on juba süsteemid, mis sobivad selle pikaajaajaliseks haldamiseks.
Määruses (EU) 2023/1542 ei sätestata, kes passi tehniliselt ehitab. Määrus (EU) 2023/1542 määrab, mis passisse peab kuuluma ja kes selle eest vastutab, kuid jätab rakendamise vabaks. See tähendab, et ettevõte võib teoreetiliselt kõike ise teha, andmekogumi koostamisest kuni QR-koodi taha jääva lehe hostimiseni. Praktikas on eriti need osad, millel on pikk säilivusaeg, nõudmas teadlikku valikut.
Mida te ise saate teha
Põhiandmete kogumine asub tavaliselt juba teie või teie tarnija juures. Mõelge akutüübile, keemilisele koostisele, seerianumbrile, valmistamiskuupäevale ja dokumentatsioonile päritolu ja ringlustusvõimaluste kohta. Kui olete importija, vajate seda teavet sageli juba muudel eesmärkidel, nagu tollid või garantii. Nende andmete koondamine selgeks dokumendiks on töö, mida enamik ettevõtteid ise teha saab, eriti kui tootedokumentatsiooni jaoks on juba kindel protsess.
Ka selle väljaselgitamine, milline roll teie ettevõttel ketis täpselt on ja millised andmed sellega seotud on, on asi, mille kohta saate ise esimese hinnangu teha. Kes seda ülevaadet veel kaotsi on löönud, saab paar küsimust vastates esimese suuna kätte saada enne kui edasised sammud võetakse.
Kus läheb keerulisemaks
Määrus nõuab, et pass jääb kümme aastat kättesaadavaks, ka pärast võimalikku üleminekut, süsteemsalte vahetust või tegevuse lõpetamist. See on teistsugune kohustus kui dokumendi ühekordne koostamine: see on järjepidevuse küsimus. Excel-fail sisemisel serveril ei vasta sellele automaatselt, ja küsimus, kes viie aasta pärast veel juurdepääsu õigetele andmete versioonile omab, muutub asjakohaseks.
Lisaks peab QR-kood õigel viisil viitama tööle mineva lehele andmevormingus, mille kett eri osapooled lugeda saavad. See nõuab tehnilist kihti, mida kõigil ettevõtetel standardselt pole. Kes sellest aruteludele tarkvara tarnijaga mineb, on hea teha, kui teab eelnevalt, millised osad sisemiselt juba korraldatud on ja millised mitte, et vestlus keskenduks sellele, mis tegelikult puudub.
Valik ise tegemise ja väljaandmise vahel
Kaalutlus on sisuliselt küsimus ulatuse ja haldustoimingute kohta. Ettevõte, millel on käputäis tootetüüpe ja IT-osakond, kes on harjunud pikaajaliste andmetega, võib valida ise lahenduse ehitamise. Ettevõte, millel on palju erinevaid akutüüpe või millel puudub püsiv IT-maht, seisab vastas küsimusele, kes passi mõne aasta pärast veel hooldab, kui vastutavast töötajast ei ole enam teenistuses.
On soovitav seda valikut mitte ainult kulude alusel teha, vaid ka selle põhjal, mis juhtub kui hosting langeb või kui audit nõuab tõendada, et andmed kõigil neil aastatel õiged ja jälgitavad olid. Rohkem taustat selle kohta, kuidas selline pass tekib ja kust andmed pärinevad, on lehe peal, mis näitab, kuidas informatsioon koos pannakse ja hostitud.
Mis siis, kui te ikkagi ise alustada otsustata
Kes otsustab ise alustada, teeb targasti, kui selgitab kõigepealt välja, millised andmed on juba saadaval ja millised puuduvad. See hoiab ära, et aega kuluks süsteemi ehitamisele enne kui on selge, milline informatsioon sinna täpselt peab minema. Küsimused, mis selle esimese sammu juures korduvalt esile tulevad, koos lühikese ja konkreetse vastusega, on kokku kogutud digitaalse pasapordi korduma kippuvate küsimuste ülevaates.
Ega te nüüd ise edasi lähete või osa tegevusest välja usaldada, jääb lõppvastutus andmete õigsuse eest ettevõttele, mida peetakse tootjaks või importööriiks. Selle vastutuse täpse jaotuse teie konkreetses olukorras puhul on ametlik verorduse tekst, või juristilt või pädevalt järelevalveasutuselt saadud nõu sobiv lähtepunkt.
Kas soovite kõigepealt ise pildi saada, mida teie ettevõtte puhul kaasas käib? Tasuta kiirekskamisriist annab mõne küsimusega esimese ettekujutuse, ja teadmusbaas teemade kaupa situatsiooni järgi käsitleb sügavamalt samme, mis seejärel järgnevad.