Igen, az digitális akkumulátorútlevél egy részét maga is előkészítheti: az termékinformációk gyűjtése, a műszaki specifikációk és a verordelet által előírt dokumentáció. A nehezebb rész a technikai megvalósítás: az adatokat megfelelő adatformátumba helyezni, tíz éven keresztül elérhetővé tenni, és olyan QR-kódot létrehozni, amely megfelel az követelményeknek. Azt, hogy ezt maga állítja-e be vagy kiszervezi, főleg attól függ, hány terméktípussal rendelkezik, és hogy már vannak-e olyan rendszerei, amelyek alkalmasak erre a hosszú távú kezelésre.
A verordelet maga nem írja elő, hogy ki építi fel technikai szempontból az útlevelet. A (EU) 2023/1542 verordelet azt határozza meg, hogy mit kell az útlevélben szerepelnie és ki felelős érte, de a végrehajtás tekintetében szabadságot hagy. Ez azt jelenti, hogy egy vállalat elméletileg mindent megtehet, az adatkészlet összeállításától a QR-kód mögötti oldal üzemeltetéséig. A gyakorlatban azonban főleg a hosszú lejárati idővel rendelkező komponensek vetik fel a tudatos döntés kérdését.
Amit maga tehet
Az alapadatok gyűjtése általában már az Ön vagy szállítója hatáskörébe tartozik. Gondoljon az akkumulátor típusára, a kémiai összetételre, a sorozatszámra, a gyártás időpontjára és a származási és újrahasznosíthatósági dokumentációra. Ha Ön importőr, gyakran már más célokra is szüksége van erre az információra, például a vámkezelésre vagy a garanciára. Ezeknek az adatoknak az áttekinthető dokumentumban való összeállítása olyan munka, amelyet a legtöbb vállalatban magától el lehet végezni, különösen, ha már van egy állandó folyamat a terméktartalmakra vonatkozóan.
Az is olyan dolog, amelyet maga tudhat meg először, hogy a vállalatnak pontosan milyen szerepe van az ellátási láncban, és mely adatok tartoznak ehhez. Aki még hiányzik az ebből az áttekintésből, az néhány kérdés kitöltésével kaphat iránymutatást mielőtt további lépéseket tennének.
Ahol nehezebb lesz
A verordelet előírja, hogy az útlevél tíz éven keresztül elérhető marad, még egy lehetséges felvásárlás, rendszercseréje vagy tevékenység leállása után is. Ez a dokumentum egyszeri összeállításánál más típusú kötelezettség: a kontinuitásról van szó. Egy Excel-fájl egy belső szerveren nem feltétlenül felel meg ennek, és az a kérdés, hogy öt év múlva kinek van még hozzáférése az adatok megfelelő verziójához, akkor válhat aktuálissá.
Ezenkívül a QR-kódnak megfelelően kell az egy működő oldal felé mutatnia, olyan adatformátumban, amely az ellátási lánc különböző szereplői számára olvasható. Ez a technikai réteget igényel, amelyet nem minden vállalatnak van szabályosan a házában. Aki erről szoftverszállítóval beszélget, jól teszi, ha előzetesen tudja, hogy mely komponenseket már belsőleg rendezettnek tartja, és melyek nem, így a beszélgetés arra irányulhat, hogy mi hiányzik valóban.
A saját végrehajtás és kiszervezés közötti választás
Az értékelés alapvetően a méretarányról és a kezelésről szól. Az a vállalat, amely néhány terméktípussal rendelkezik, és olyan informatikai osztálya van, amely szokott hosszú távú adatkezeléshez, választhat úgy, hogy maga készít megoldást. Az a vállalat, amely sok különféle akkumulátortípust vezetett be, vagy nincs állandó informatikai kapacitása, könnyebben szembesülhet azzal a kérdéssel, hogy az útlevelet néhány év múlva ki tartja karban, ha az illetékes munkatárs már nem alkalmazottal van.
Ajánlott, hogy ezt az értékelést ne csak a költségek alapján végezzék, hanem azt is figyelembe vegyék, hogy mi történik, ha az üzemeltetés elmarad, vagy egy audit arra kér bizonyítékot, hogy az adatok minden évben helyesen és követhetően voltak kezelve. Háttérinformációkat arról, hogy egy ilyen útlevél hogyan jön létre, és hogy az adatok honnan származnak, az a oldal mutatja, amely bemutatja, hogyan történik az információ összeállítása és üzemeltetése.
Mi van, ha maga kezd neki?
Aki úgy dönt, hogy saját maga kezdi el, jól teszi, ha először tisztázza, hogy mely adatok állnak már rendelkezésre, és mely hiányoznak. Ez megakadályozza, hogy az idő egy olyan rendszer felépítésében teljen el, mielőtt tisztázódna, hogy pontosan milyen információnak kell benne lennie. Az erre az első lépésre gyakrabban visszatérő kérdések rövid és konkrét válaszokkal együtt az alábbiak szerint vannak összefoglalva: a gyakran feltett kérdések passzportról szóló összefoglalója.
Akár saját maga halad tovább, akár egy része kiszervezet, a végső felelősség az adatok helyességéért azon a vállalkozáson marad, amelyet gyártónak vagy importőrnek minősítünk. E felelősség pontos végrehajtásához az Ön saját helyzetében a verordelet hivatalos szövege, illetve egy jogász vagy az illetékes felügyeleti hatóság tanácsa jelenti a megfelelő kiindulópontot.
Előszörött szeretne saját képet kapni arról, hogy az Ön vállalkozása számára mit jelent? Az ingyenes gyorsértékelés néhány kérdéssel első jelzést ad, illetve az helyzetre lebontott témákat tartalmazó tudásbázis az azután követkető lépésekre mélyebben kitér.