Tak, część cyfrowego paszportu baterii można samodzielnie przygotować: gromadzenie danych produktu, specyfikacje techniczne i dokumentację wymaganą przez rozporządzenie. Trudniejsza część leży w wykonaniu technicznym: konwersja danych do właściwego formatu, utrzymanie dostępu przez dziesięć lat i utworzenie kodu QR spełniającego wymagania. To, czy samodzielnie się to ustawi, czy zleci, zależy głównie od liczby typów produktów, które oferuje, i od tego, czy już posiada systemy odpowiednie do długoterminowego zarządzania tym.
Rozporządzenie nie określa, kto technicznie buduje paszport. Rozporządzenie (EU) 2023/1542 określa, co musi zawierać paszport i kto za niego odpowiada, ale pozostawia wykonanie otwarte. Oznacza to, że przedsiębiorstwo teoretycznie może wszystko zrobić samodzielnie, od opracowania zestawu danych do hostowania strony za kodem QR. W praktyce są to szczególnie elementy o długim okresie przechowywania, które wymagają świadomego wyboru.
Co można zrobić samodzielnie
Gromadzenie danych podstawowych zwykle już znajduje się u was lub u waszego dostawcy. Myślimy o typie baterii, składzie chemicznym, numerze seryjnym, dacie produkcji i dokumentacji dotyczącej pochodzenia i możliwości recyklingu. Jeśli jesteście importerem, często już potrzebujesz tych informacji do innych celów, takich jak cło lub gwarancja. Zestawienie tych danych w przejrzystym dokumencie to praca, którą większość przedsiębiorstw może wykonać samodzielnie, zwłaszcza jeśli istnieje już stały proces dokumentacji produktu.
Również ustalenie dokładnie, jaką rolę pełni przedsiębiorstwo w łańcuchu i jakie dane do tego należą, to coś, na temat czego można samodzielnie dokonać wstępnej oceny. Ci, którym brakuje tego przeglądu, mogą wypełnić kilka pytań, aby uzyskać wstępne wskazówki zanim zostaną podjęte dalsze kroki.
Gdzie robi się trudniej
Rozporządzenie wymaga, aby paszport pozostawał dostępny przez dziesięć lat, również po ewentualnym przejęciu, zmianie systemu lub zaprzestaniu działalności. To inny rodzaj zobowiązania niż jednorazowe opracowanie dokumentu: chodzi o ciągłość. Plik Excel na wewnętrznym serwerze niekoniecznie to spełnia, a pytanie o to, kto za pięć lat będzie miał dostęp do właściwej wersji danych, staje się istotne.
Poza tym kod QR musi właściwie wskazywać na działającą stronę w formacie danych, który różne strony łańcucha mogą odczytać. Wymaga to warstwy technicznej, którą nie każde przedsiębiorstwo standardowo posiada. Ci, którzy rozmawiają na ten temat z dostawcą oprogramowania, powinni wcześniej wiedzieć, które części są już załatwiane wewnętrznie, a które nie, aby rozmowa skupiła się na tym, czego faktycznie brakuje.
Wybór między samodzielnym wykonaniem a outsourcingiem
Rozważanie jest w istocie pytaniem o skalę i zarządzanie. Przedsiębiorstwo z kilkoma typami produktów i działem IT przyzwyczajonym do długoterminowego zarządzania danymi może wybrać samodzielne budowanie rozwiązania. Przedsiębiorstwo, które oferuje wiele różnych typów baterii lub które nie posiada stałej pojemności IT, szybciej napotyka pytanie, kto będzie utrzymywać paszport przez kilka lat, jeśli odpowiedzialny pracownik nie będzie już zatrudniony.
Zaleca się, aby ta ocena była dokonywana nie tylko na podstawie kosztów, ale także na podstawie tego, co się stanie, jeśli hosting się skończy lub jeśli audyt poprosi o wykazanie, że dane przez te wszystkie lata były prawidłowe i możliwe do prześledzenia. Więcej informacji na temat tego, jak powstaje taki paszport i skąd pochodzą dane, znajduje się na stronie pokazującej, jak informacje są gromadzane i hostowane.
Co jeśli i tak sam zaczniesz
Kto zdecyduje się zacząć sam, robi dobrze, najpierw wyjaśniając, jakie dane są już dostępne, a które jeszcze brakują. Zapobiega to marnowaniu czasu na budowanie systemu, zanim jasne będzie, jakie informacje dokładnie powinny się w nim znaleźć. Pytania, które pojawiają się częściej na tym pierwszym etapie, wraz z krótką i konkretną odpowiedzią, znajdują się na przeglądzie najczęściej zadawanych pytań dotyczących paszportu.
Niezależnie od tego, czy będzie pan kontynuować samodzielnie, czy część zleci, ostateczna odpowiedzialność za prawidłowość danych pozostaje po stronie przedsiębiorstwa określonego jako producent lub importer. Aby precyzyjnie określić tę odpowiedzialność w pana konkretnej sytuacji, wyjściowym punktem powinna być oficjalna treść rozporządzenia, rada prawnika lub właściwego organu nadzoru.
Czy chciałby pan najpierw sam zapoznać się z tym, co wiąże się z tym dla pana przedsiębiorstwa? Bezpłatny szybki przegląd zawiera kilka pytań, które dają pierwsze wskazanie, a baza wiedzy z zagadnieniami dla każdej sytuacji zagłębia się w kolejne kroki.