Sì, parte del passaporto digitale della batteria può essere preparato autonomamente: la raccolta dei dati di prodotto, le specifiche tecniche e la documentazione richiesta dal regolamento. La parte più complessa riguarda l'esecuzione tecnica: inserire i dati nel formato dati corretto, mantenerli accessibili per dieci anni e creare un codice QR conforme ai requisiti. Se lo impostate autonomamente o lo affidate a terzi dipende principalmente da quanti tipi di prodotto commercializzate e se disponete già di sistemi adatti per gestire questo a lungo termine.
Il regolamento stesso non prescrive chi costruisce tecnicamente il passaporto. Il Regolamento (UE) 2023/1542 stabilisce cosa deve contenere il passaporto e chi ne è responsabile, ma lascia libertà nell'esecuzione. Questo significa che un'azienda può teoricamente fare tutto da sola, dalla compilazione del dataset all'hosting della pagina dietro il codice QR. In pratica, sono soprattutto le componenti con una lunga durata di conservazione che richiedono una scelta consapevole.
Quello che potete fare autonomamente
La raccolta dei dati di base di solito è già presso di voi o presso il vostro fornitore. Pensate al tipo di batteria, alla composizione chimica, al numero di serie, alla data di fabbricazione e alla documentazione sull'origine e il riciclaggio. Se siete importatori, spesso avete già queste informazioni per altri scopi, come la dogana o la garanzia. La compilazione di questi dati in un documento ordinato è un lavoro che la maggior parte delle aziende può fare autonomamente, soprattutto se dispone già di un processo consolidato per la documentazione dei prodotti.
Anche l'identificazione del ruolo preciso della vostra azienda nella catena e dei dati ad esso correlati è qualcosa su cui potete fare una prima valutazione autonoma. Chi ancora non dispone di questa panoramica può compilare un paio di domande per ottenere una prima indicazione prima di procedere con i passaggi successivi.
Dove diventa più difficile
Il regolamento richiede che il passaporto rimanga disponibile per dieci anni, anche dopo una possibile acquisizione, un cambio di sistema o l'interruzione di un'attività. Si tratta di un tipo diverso di obbligo rispetto alla compilazione una tantum di un documento: riguarda la continuità. Un file Excel su un server interno non soddisfa automaticamente questo requisito, e la domanda su chi avrà ancora accesso alla versione corretta dei dati tra cinque anni diventa rilevante.
Inoltre, il codice QR deve rimandare correttamente a una pagina funzionante, in un formato dati leggibile dalle diverse parti della catena. Questo richiede uno strato tecnico che non tutte le aziende hanno normalmente a disposizione. Chi affronta questa discussione con un fornitore di software farebbe bene a sapere in anticipo quali componenti sono già gestite internamente e quali no, così la discussione si concentri su ciò che effettivamente manca.
La scelta tra fare autonomamente e affidare a terzi
La valutazione è fondamentalmente una questione di scala e gestione. Un'azienda con pochi tipi di prodotto e un reparto IT abituato alla gestione dati a lungo termine può scegliere di costruire autonomamente una soluzione. Un'azienda che commercializza molti tipi diversi di batteria, o che non dispone di una capacità IT fissa, è più propensa a imbattersi nella questione di chi manterrà il passaporto negli anni a venire se il dipendente responsabile non sarà più in servizio.
Si consiglia di fare questa valutazione non solo sulla base dei costi, ma anche su cosa accade se l'hosting viene a mancare o se un audit chiede di dimostrare che i dati sono stati corretti e tracciabili per tutti questi anni. Maggiori informazioni su come viene creato il passaporto e da dove provengono i dati si trovano su la pagina che mostra come vengono compilati e ospitati i dati.
E se comunque cominciate autonomamente
Chi sceglie di iniziare in autonomia farebbe bene a chiarire innanzitutto quali dati sono già disponibili e quali ancora mancano. Questo evita di perdere tempo nella costruzione di un sistema prima che sia chiaro quali informazioni devono esservi contenute. Le domande che ricorrono più frequentemente in questa prima fase, con una risposta breve e concreta, sono raccolte in la panoramica delle domande frequenti sul pasaporto.
Che continuiate autonomamente o che esternalizzate parte del lavoro, la responsabilità finale della correttezza dei dati rimane presso l'impresa designata come fabbricante o importatore. Per la definizione precisa di tale responsabilità nella vostra situazione specifica, il testo ufficiale della direttiva, o il parere di un giurista o dell'autorità di vigilanza competente, rappresentano il punto di partenza appropriato.
Desiderate innanzitutto farvi un'idea di cosa comporta per la vostra impresa? La diagnosi rapida gratuita fornisce in poche domande una prima indicazione, e la banca dati con argomenti per situazione approfondisce i passaggi successivi.