Ja, delar av det digitala batteripasset kan du förbereda själv: insamling av produktdata, tekniska specifikationer och dokumentation som förordningen kräver. Den svårare delen ligger i den tekniska genomförningen: att sätta data i rätt dataformat, hålla det tillgängligt i tio år och skapa en QR-kod som uppfyller kraven. Oavsett om du konfigurerar det själv eller lägger ut det på entreprenad beror främst på hur många produkttyper du har och om du redan har system som är lämpliga för långsiktig hantering.
Förordningen själv föreskriver inte vem som bygger passet tekniskt. Förordning (EU) 2023/1542 fastställer vad som måste ingå i passet och vem som är ansvarig för det, men lämnar genomförandet öppet. Det betyder att ett företag i teorin kan göra allt själv, från att sammanställa datasatsen till att hostad sidan bakom QR-koden. I praktiken är det särskilt de delar med långt lagringsförband som kräver ett medvetet val.
Vad du kan göra själv
Insamlingen av basdata ligger vanligtvis redan hos dig eller din leverantör. Tänk på batterityp, kemisk sammansättning, serienummer, tillverkningsdatum och dokumentation om ursprung och återvinning. Om du är importör har du ofta redan denna information för andra ändamål, såsom tull eller garanti. Sammanställning av dessa data i ett tydligt dokument är arbete som de flesta företag kan hantera själva, särskilt om det redan finns en etablerad process för produktdokumentation.
Det är också något du själv kan bedöma: att ta reda på exakt vilken roll ditt företag spelar i kedjan och vilken data som hör till det. Den som saknar denna överblick kan fylla i ett par frågor för att få en första riktning innan vidare åtgärder vidtas.
Där det blir svårare
Förordningen kräver att passet är tillgängligt i tio år, även efter eventuell övertagning, systemväxling eller upphörande av verksamhet. Det är en annan typ av förpliktelse än att en gång sammanställa ett dokument: det handlar om kontinuitet. En Excel-fil på en intern server uppfyller inte automatiskt detta, och frågan om vem som om fem år fortfarande har tillgång till rätt version av data blir relevant.
Dessutom måste QR-koden peka på rätt sätt till en fungerande sida i ett dataformat som olika parter i kedjan kan läsa. Det kräver ett tekniskt lager som inte varje företag har som standard. Om du diskuterar detta med en programvaroleverantör är det bra att i förväg veta vilka delar som redan är ordnade internt och vilka som inte är det, så att diskussionen fokuseras på vad som verkligen saknas.
Valet mellan att göra det själv och att lägga ut på entreprenad
Avvägningen är i huvudsak en fråga om omfattning och hantering. Ett företag med ett fåtal produkttyper och en IT-avdelning som är van vid långsiktig datahantering kan välja att bygga en egen lösning. Ett företag som har många olika batterityper, eller som saknar fast IT-kapacitet, står oftare inför frågan om vem som underhåller passet om några år när den ansvarige medarbetaren inte längre är anställd.
Det rekommenderas att inte bara basera denna avvägning på kostnad, utan också på vad som händer om hostingen försvinner eller om en revision kräver att du kan visa att data har varit korrekt och spårbar under alla dessa år. Mer bakgrund om hur ett sådant pass tillkommer och var data kommer från finns på sidan som visar hur informationen sammanställs och hostas.
Vad om du börjar på egen hand ändå
Den som väljer att börja på egen hand gör klokt i att först få klarhet om vilka uppgifter som redan är tillgängliga och vilka som saknas. Det förhindrar att tid går åt till att bygga ett system innan det är klart vilken information som exakt måste ingå. Frågor som ofta återkommer i detta första steg, med ett kort och konkret svar, finns samlade på översikten med vanliga frågor om passet.
Oavsett om ni fortsätter själva eller lägger ut en del på entreprenad kvarstår det slutgiltiga ansvaret för uppgifternas riktighet hos det företag som betecknas som tillverkare eller importör. För den exakta utformningen av det ansvaret i er egen situation är den officiella texten i förordningen, eller råd från en jurist eller tillsynsmyndigheten, utgångspunkten.
Vill ni först få en uppfattning om vad som krävs för ert företag? Den kostnadsfria snabbgranskningen ger i några frågor en första indikation, och kunskapsbanken med ämnen per situation går djupare in på de steg som följer därefter.