Oui, vous pouvez préparer vous-même une partie du passeport batterie numérique : la collecte des données de produit, les spécifications techniques et la documentation que la réglementation demande. La partie plus difficile se situe dans l'exécution technique : mettre les données dans le bon format de données, les rendre accessibles pendant dix ans, et créer un code QR qui répond aux exigences. Que vous mettiez vous-même en place ou que vous sous-traitiez dépend surtout du nombre de types de produits que vous proposez et de la disponibilité de systèmes appropriés pour gérer cela à long terme.
La réglementation ne prescrit pas qui construit techniquement le passeport. Le Règlement (UE) 2023/1542 détermine ce qui doit figurer dans le passeport et qui en est responsable, mais laisse la mise en œuvre libre. Cela signifie qu'une entreprise peut en théorie tout faire elle-même, de l'élaboration de l'ensemble de données à l'hébergement de la page derrière le code QR. En pratique, ce sont surtout les éléments ayant une longue durée de vie utile qui demandent un choix réfléchi.
Ce que vous pouvez faire vous-même
La collecte des données de base se trouve généralement déjà chez vous ou chez votre fournisseur. Pensez au type de batterie, la composition chimique, le numéro de série, la date de fabrication et la documentation sur l'origine et la recyclabilité. Si vous êtes importateur, vous avez souvent déjà besoin de ces informations à d'autres fins, comme les douanes ou la garantie. La compilation de ces données dans un document clair est un travail qui peut généralement être fait en interne dans la plupart des entreprises, en particulier s'il existe déjà un processus établi pour la documentation des produits.
Déterminer également quel rôle précis votre entreprise a dans la chaîne et quelles données y correspondent est quelque chose dont vous pouvez vous-même faire une première estimation. Pour ceux qui manquent encore de cet aperçu, il est possible de remplir quelques questions pour avoir une première orientation avant de prendre d'autres mesures.
Où cela devient plus difficile
La réglementation exige que le passeport reste disponible pendant dix ans, même après une éventuelle reprise, un changement de système ou l'arrêt d'une activité. C'est un autre type d'obligation que l'élaboration unique d'un document : il s'agit de continuité. Un fichier Excel sur un serveur interne ne répond pas nécessairement à cette exigence, et la question de savoir qui aura accès dans cinq ans à la bonne version des données devient alors pertinente.
De plus, le code QR doit pointer correctement vers une page fonctionnelle, dans un format de données lisible par différents acteurs de la chaîne. Cela demande une couche technique que toute entreprise n'a pas nécessairement en interne. Ceux qui en discutent avec un prestataire de logiciels feraient bien de savoir au préalable quelles parties sont déjà organisées en interne et lesquelles ne le sont pas, de sorte que la discussion se concentre sur ce qui fait réellement défaut.
Le choix entre faire soi-même et sous-traiter
L'arbitrage est au cœur une question d'échelle et de gestion. Une entreprise disposant d'une poignée de types de produits et d'un service informatique habitué à la gestion des données à long terme peut choisir de construire elle-même une solution. Une entreprise qui propose de nombreux types de batteries différents, ou qui n'a pas de capacité informatique permanente, risque davantage de se poser la question de qui assurera la maintenance du passeport dans quelques années si l'employé responsable n'est plus en service.
Il est recommandé de ne pas faire cet arbitrage uniquement sur la base des coûts, mais aussi sur la base de ce qui se passe si l'hébergement disparaît ou si un audit demande de prouver que les données ont été correctes et traçables pendant toutes ces années. Des informations supplémentaires sur la façon dont un tel passeport est élaboré et d'où proviennent les données se trouvent sur la page qui montre comment l'information est compilée et hébergée.
Et si vous commenciez vous-même malgré tout
Celui qui choisit de commencer seul ferait bien de d'abord clarifier clairement quelles données sont déjà disponibles et lesquelles manquent encore. Cela évite de consacrer du temps à la construction d'un système avant qu'il soit clair quelles informations doivent exactement s'y trouver. Les questions qui reviennent souvent lors de cette première étape, avec une réponse brève et concrète, sont rassemblées sur l'aperçu des questions fréquemment posées sur le passeport.
Que vous poursuiviez vous-même ou que vous sous-traitiez une partie, la responsabilité finale quant à l'exactitude des données reste celle de l'entreprise désignée comme fabricant ou importateur. Pour la définition précise de cette responsabilité dans votre situation particulière, le texte officiel du règlement, ou les conseils d'un juriste ou de l'autorité compétente chargée de la surveillance, constituent le point de départ approprié.
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