Ja, en del af det digitale batteripasport kan du selv forberede: indsamlingen af produktdata, de tekniske specifikationer og den dokumentation, som forordningen kræver. Den sværere del ligger i den tekniske gennemførelse: at få dataene i det rigtige dataformat, gøre dem tilgængelige i ti år, og oprette en QR-kode, der opfylder kravene. Uanset om du selv sætter det op eller outsourcer det, afhænger det primært af, hvor mange produkttyper du fører, og om du allerede har systemer, der er egnede til at administrere dette på længere sigt.
Forordningen selv foreskriver ikke, hvem der skal bygge pasporet teknisk set. Forordning (EU) 2023/1542 fastlægger, hvad der skal være i pasporet, og hvem der er ansvarlig for det, men lader gennemførelsen være frit valg. Det betyder, at en virksomhed i teorien kan gøre alt selv, fra at udarbejde datasættet til at hoste siden bag QR-koden. I praksis er det især de dele, der har en lang holdbarhedsdato, der kræver et bevidst valg.
Hvad du selv kan gøre
Indsamlingen af grunddata ligger som regel allerede hos dig eller hos din leverandør. Tænk på batteritypen, den kemiske sammensætning, serienummeret, fremstillingsdatoen og dokumentationen vedrørende oprindelse og genanvendelighed. Hvis du er importør, har du disse oplysninger ofte allerede brug for til andre formål, såsom told eller garanti. At samle disse data i et overskueligt dokument er arbejde, som de fleste virksomheder selv kan udføre, især hvis der allerede er en fast proces for produktdokumentation.
Det at finde ud af, hvilken rolle din virksomhed præcis spiller i kæden, og hvilke data der hører til, er også noget, du selv kan lave en foreløbig vurdering af. Hvis du mangler dette overblik, kan du udfylde nogle få spørgsmål for at få en første vejledning før der tages yderligere skridt.
Hvor det bliver sværere
Forordningen kræver, at pasporet forbliver tilgængeligt i ti år, også efter en eventuel overtagelse, systemskift eller ophør af en aktivitet. Det er en anden slags forpligtelse end det engangsopstillede dokument: det handler om kontinuitet. En Excel-fil på en intern server opfylder ikke nødvendigvis det, og spørgsmålet om, hvem der om fem år stadig har adgang til den rigtige version af dataene, bliver relevant.
Desuden skal QR-koden henvise på den rigtige måde til en fungerende side i et dataformat, som forskellige parter i kæden kan læse. Det kræver et teknisk lag, som ikke alle virksomheder standardmæssigt har i huset. Hvis du går i dialog med en softwareleverandør herom, er det godt at vide på forhånd, hvilke dele der allerede er ordnet internt, og hvilke der ikke er, så dialogen kan fokusere på det, der faktisk mangler.
Valget mellem selv at gøre det og at outsource
Afvejningen er i det væsentligste et spørgsmål om omfang og administration. En virksomhed med en håndfuld produkttyper og en it-afdeling, der er vant til langsigtet datastyring, kan vælge at bygge en løsning selv. En virksomhed, der fører mange forskellige batterityper, eller som ikke har fast it-kapacitet, kommer lettere ud for det spørgsmål, hvem der administrerer pasporet efter nogle år, hvis den ansvarlige medarbejder ikke længere er ansat.
Det anbefales at foretage denne afvejning ikke kun på grundlag af omkostninger, men også på grundlag af, hvad der sker, hvis hostingen stopper, eller hvis en revision kræver, at du kan dokumentere, at dataene alle disse år har været korrekte og sporbare. Mere baggrund om, hvordan sådan et pasport udarbejdes, og hvor dataene kommer fra, står på siden, der viser, hvordan oplysningerne samles og hostes.
Hvad hvis du alligevel starter selv
Den, der vælger at starte selv, gør klogt i først at få klarhed over, hvilke data der allerede er tilgængelige, og hvilke der mangler. Det forhindrer, at der bruges tid på at opbygge et system, før det er klart, hvilke oplysninger der præcist skal være i det. Spørgsmål, der ofte dukker op i dette første trin, med et kort og konkret svar, er samlet på oversigten over ofte stillede spørgsmål om pasportet.
Uanset om du fortsætter selv eller outsourcer en del, forbliver det endelige ansvar for datakorrekthed hos det selskab, der betegnes som producent eller importør. For den præcise udformning af dette ansvar i din egen situation er den officielle tekst i forordningen, eller rådgivning fra en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed, det angivne udgangspunkt.
Vil du først få et overblik over, hvad det indebærer for din virksomhed? Quick-scan'et uden betaling giver på få spørgsmål en første indikation, og videnbanken med emner pr. situation går dybere ind på de trin, der følger derefter.