Áno, časť digitálneho pasu batérie si môžete sami pripraviť: zber údajov o produkte, technických špecifikácií a dokumentácie, ktorú vyžaduje nariadenie. Náročnejšia časť spočíva v technickej implementácii: uvedenie údajov v správnom formáte údajov, ich uchovávanie počas desiatich rokov a vytvorenie QR kódu, ktorý spĺňa požiadavky. To, či si to nastavíte sami alebo to zadáte na outsourcing, závisí predovšetkým od toho, koľko typov produktov vedieť a či už máte systémy, ktoré sú vhodné na dlhodobú správu.
Samotné nariadenie nepredpisuje, kto technicky vytvorí pas. Nariadenie (EÚ) 2023/1542 určuje, čo musí pas obsahovať a kto je zaň zodpovedný, ale ponecháva implementáciu voľnú. To znamená, že podnik môže v teórii urobiť všetko, od zostavenia súboru údajov až po hosting stránky za QR kódom. V praxi sú to predovšetkým časti s dlhým obdobím držanosti, ktoré vyžadujú premyslenú voľbu.
Čo si môžete urobiť sami
Zber základných údajov zvyčajne už máte alebo máte svojho dodávateľa. Myslite na typ batérie, chemické zloženie, sériové číslo, dátum výroby a dokumentáciu o pôvode a recyklácii. Ak ste dovozcovia, tieto informácie často už potrebujete na iné účely, ako napríklad colnica alebo záruka. Zostavenie týchto údajov do prehľadného dokumentu je práca, ktorú si väčšina podnikov môže urobiť sami, najmä ak už existuje ustálený proces pre dokumentáciu produktov.
Aj zistenie, akú úlohu má váš podnik presne v reťazci a ktoré údaje k tomu patria, je niečo, čo si môžete urobiť sami. Tí, ktorí ešte nemajú tento prehľad, môžu vyplniť niekoľko otázok, aby mali prvú predstavu predtým, ako sa urobia ďalšie kroky.
Kde sa to stáva náročnejším
Nariadenie vyžaduje, aby pas zostal dostupný počas desiatich rokov, aj po prípadnom prevzatí, zmene systému alebo zastavení činnosti. To je iný druh povinnosti ako jednorazové vytvorenie dokumentu: ide o kontinuitu. Súbor Excel na vnútornom serveri nemusí automaticky spĺňať tieto požiadavky a otázka, kto má za päť rokov prístup k správnej verzii údajov, sa stáva relevantnou.
Okrem toho musí QR kód správnym spôsobom odkazovať na funkčnú stránku v takom formáte údajov, ktorý je čitateľný pre rôzne strany v reťazci. To si vyžaduje technickú vrstvu, ktorú nie každý podnik štandardne má. Ak sa o tom rozprávate so softvérovým dodávateľom, je dobré vopred vedieť, ktoré časti sú už riešené interným spôsobom a ktoré nie, aby sa rozhovor zameriaval na to, čo naozaj chýba.
Voľba medzi vlastným spracovaním a outsourcingom
Úvaha je v podstate otázkou rozsahu a správy. Podnik s niekoľkými typmi produktov a IT oddelením, ktoré je zvyknuté na dlhodobú správu údajov, si môže zvoliť vybudovanie vlastného riešenia. Podnik, ktorý vedie mnoho rôznych typov batérií alebo nemá pevnú IT kapacitu, sa skôr stretáva s otázkou, kto bude pas spravovať počas nasledujúcich rokov, ak príslušný zamestnanec už nebude v službe.
Odporúča sa, aby táto úvaha nebola založená iba na nákladoch, ale aj na tom, čo sa stane, ak hosting prestane fungovať alebo ak audit požiada, aby ste preukázali, že údaje boli počas všetkých týchto rokov správne a zľahčené. Viac informácií o tom, ako takýto pas vzniká a kde údaje pochádzajú, nájdete na stránke, ktorá ukazuje, ako sú informácie zostavené a hostované.
Čo ak napriek tomu začnete sami
Kto sa rozhodne začať sám, urobí dobre, ak si najskôr ujasní, ktoré údaje sú už dostupné a ktoré chýbajú. To zabráni tomu, aby sa čas strávil na budovaní systému predtým, ako bude jasné, ktoré informácie do neho presne majú patriť. Otázky, ktoré sa často opakujú v tejto prvej fáze, s krátkou a konkrétnou odpoveďou, sú zozbierané na prehľade často kladaných otázok o pasporte.
Či si už pokračujete sami alebo časť vykonávate externe, konečná zodpovednosť za správnosť údajov zostáva pri spoločnosti, ktorá je označená ako výrobca alebo dovozca. Pre presnú špecifikáciu tejto zodpovednosti vo vašej vlastnej situácii je oficiálny text nariadenia, alebo poradenstvo právnika alebo príslušného dozorného orgánu, vhodným východiskom.
Chcete si najskôr urobiť obraz o tom, čo to pre vašu spoločnosť znamená? Bezplatný rýchly prehľad vám v niekoľkých otázkach poskytne prvé naznačenie, a vedomostná banka s témami podľa situácie ide hlbšie do krokov, ktoré nasledujú.