Ja, einen Teil des digitalen Batteriepasaportes können Sie selbst vorbereiten: das Sammeln der Produktdaten, der technischen Spezifikationen und der Dokumentation, die die Verordnung verlangt. Der schwierigere Teil liegt in der technischen Umsetzung: die Daten in das richtige Datenformat bringen, zehn Jahre lang zugänglich halten und einen QR-Code erstellen, der den Anforderungen entspricht. Ob Sie das selbst aufbauen oder auslagern, hängt vor allem davon ab, wie viele Produkttypen Sie führen und ob Sie bereits Systeme haben, die sich für die langfristige Verwaltung eignen.
Die Verordnung selbst schreibt nicht vor, wer das Pasaportes technisch aufbaut. Verordnung (EU) 2023/1542 bestimmt, was im Pasaportes stehen muss und wer dafür verantwortlich ist, lässt die Umsetzung aber offen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen in der Theorie alles selbst tun kann, vom Zusammenstellen des Datensatzes bis zum Hosten der Seite hinter dem QR-Code. In der Praxis sind es vor allem die Teile mit einer langen Gültigkeitsdauer, die eine bewusste Entscheidung erfordern.
Was Sie selbst tun können
Das Sammeln der Grunddaten liegt normalerweise bereits bei Ihnen oder bei Ihrem Lieferanten. Denken Sie an den Batterietyp, die chemische Zusammensetzung, die Seriennummer, das Herstellungsdatum und die Dokumentation über Herkunft und Recycelbarkeit. Wenn Sie Importeur sind, benötigen Sie diese Informationen oft bereits für andere Zwecke, wie Zoll oder Gewährleistung. Das Zusammenstellen dieser Daten in einem übersichtlichen Dokument ist eine Aufgabe, die in den meisten Unternehmen selbst erledigt werden kann, besonders wenn bereits ein festes Verfahren für die Produktdokumentation vorhanden ist.
Auch das Herausfinden, welche Rolle Ihr Unternehmen genau in der Kette hat und welche Daten dazu gehören, ist etwas, bei dem Sie selbst eine erste Einschätzung vornehmen können. Wer diesen Überblick noch vermisst, kann mit ein paar Fragen beantworten, um eine erste Orientierung zu bekommen bevor weitere Schritte unternommen werden.
Wo es schwieriger wird
Die Verordnung verlangt, dass das Pasaportes zehn Jahre lang verfügbar bleibt, auch nach einer möglichen Übernahme, einem Systemwechsel oder der Beendigung einer Aktivität. Das ist eine andere Art von Verpflichtung als das einmalige Erstellen eines Dokuments: es geht um Kontinuität. Eine Excel-Datei auf einem internen Server erfüllt diese Anforderung nicht automatisch, und die Frage, wer in fünf Jahren noch Zugang zur richtigen Version der Daten hat, wird dann relevant.
Darüber hinaus muss der QR-Code auf die richtige Weise auf eine funktionsfähige Seite verweisen, in einem Datenformat, das von verschiedenen Parteien in der Kette gelesen werden kann. Das erfordert eine technische Ebene, die nicht jedes Unternehmen standardmäßig hat. Wer darüber mit einem Softwareanbieter spricht, tut gut daran, vorher zu wissen, welche Teile intern bereits geregelt sind und welche nicht, damit das Gespräch sich auf das konzentriert, was wirklich fehlt.
Die Wahl zwischen Selbermachen und Auslagern
Die Abwägung ist im Kern eine Frage des Umfangs und der Verwaltung. Ein Unternehmen mit einer Handvoll Produkttypen und einer IT-Abteilung, die an langfristige Datenverwaltung gewöhnt ist, kann sich dafür entscheiden, eine Lösung selbst zu bauen. Ein Unternehmen, das viele verschiedene Batterietypen führt oder keine feste IT-Kapazität hat, läuft eher gegen die Frage an, wer das Pasaportes in ein paar Jahren noch wartet, wenn der verantwortliche Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen ist.
Es wird empfohlen, diese Abwägung nicht nur auf Kostenbasis zu treffen, sondern auch darauf zu basieren, was passiert, wenn das Hosting wegfällt oder wenn eine Audit nachweisen muss, dass die Daten all diese Jahre korrekt und nachvollziehbar gewesen sind. Weitere Hintergründe darüber, wie so ein Pasaportes zustande kommt und woher die Daten stammen, finden Sie auf der Seite, die zeigt, wie die Informationen zusammengestellt und gehostet werden.
Was ist, wenn Sie doch selbst anfangen
Wer sich entschließt, selbst anzufangen, tut gut daran, zunächst klar zu machen, welche Daten bereits verfügbar sind und welche noch fehlen. Dies verhindert, dass Zeit in den Aufbau eines Systems fließt, bevor klar ist, welche Informationen genau darin enthalten sein müssen. Fragen, die bei diesem ersten Schritt häufig gestellt werden, mit einer kurzen und konkreten Antwort, sind zusammengefasst unter der Übersicht mit häufig gestellten Fragen zum Passierschein.
Ob Sie nun selbst fortfahren oder einen Teil auslagern, bleibt die Gesamtverantwortung für die Richtigkeit der Daten bei dem Unternehmen, das als Hersteller oder Importeur gekennzeichnet wird. Für die genaue Ausgestaltung dieser Verantwortung in Ihrer eigenen Situation ist der offizielle Text der Verordnung oder eine Rechtsberatung oder die zuständige Überwachungsbehörde der geeignete Ausgangspunkt.
Möchten Sie zunächst selbst einen Überblick darüber bekommen, was für Ihr Unternehmen damit verbunden ist? Der kostenlose Quick-Scan gibt in wenigen Fragen einen ersten Anhaltspunkt, und die Wissensdatenbank mit Themen pro Situation geht tiefer auf die Schritte ein, die dann folgen.