Kyllä, osan digitaalisesta akkupassista voit valmistella itse: tuotedata, tekniset tekijät ja asiakirjat, joita asetus vaatii. Vaikeampi osa on tekninen toteutus: tietojen muotoilu oikeaan datamuotoon, saatavuus kymmeneksi vuodeksi ja QR-koodi, joka täyttää vaatimukset. Se, toteutatko sen itse vai ulkoistatetko, riippuu pääosin siitä, kuinka monta tuotetyyppiä hallinnoit ja onko sinulla jo järjestelmät, joita voit käyttää pitkäaikaisen hallinnoinnin vuoksi.
Asetus itse ei määrää, kuka rakentaa passin teknisesti. Asetuksessa (EU) 2023/1542 määritellään, mitä passissa on oltava ja kuka siitä vastaa, mutta toteutus on vapaa. Tämä tarkoittaa, että yritys voi teoriassa tehdä kaiken itse: tietojoukosta QR-koodin takana olevan sivun isännöintiin. Käytännössä erityisesti pitkä kelpoisuusaika vaativat tietoisesti tekemiäsi valintoja.
Mitä voit tehdä itse
Perustietojen kerääminen on yleensä jo sinulla tai toimittajallasi. Ajattele akkutyyppiä, kemiallista koostumusta, sarjanumeroa, valmistuspäivää sekä asiakirjoja alkuperästä ja kierrätettävyydestä. Jos olet maahantuoja, sinulla on usein nämä tiedot jo muista syistä, kuten tullit tai takuu. Näiden tietojen kokoaminen selkeäksi asiakirjaksi on työtä, jonka useimmat yritykset voivat tehdä itse, etenkin jos tuotedokumentaatiolla on jo vakiintunut prosessi.
Myös sen selvittäminen, mikä rooli yrityksellään on tarkalleen ottaen ketjussa ja mitkä tiedot siihen liittyvät, on asia, josta voit tehdä alustavan arvion. Joille puuttuu tämä yleiskatsaus, voi vastata muutamaan kysymykseen saadakseen ensimmäisen suunnan ennen kuin seuraavat vaiheet tehdään.
Missä se vaikeutuu
Asetus edellyttää, että passi pysyy saatavilla kymmenen vuotta, myös mahdollisen yrityshankinnan, järjestelmän vaihdon tai toiminnan lopettamisen jälkeen. Se on eri velvoite kuin asiakirjan kertaluonteinen laatiminen: kyse on jatkuvuudesta. Excel-tiedosto sisäisessä palvelimessa ei välttämättä ole riittävä, ja kysymys siitä, kuka viiden vuoden kuluttua pääsee käsiksi tietojen oikeaan versioon, tulee oikeaksi.
Lisäksi QR-koodin on osoitettava oikein toimivalle sivulle tietomuodossa, jota ketjun eri osapuolet voivat lukea. Se vaatii tekniikan tasoa, joka ei jokaisella yrityksellä ole vakiona. Kuka keskustelee tästä ohjelmistotoimittajan kanssa, tekee hyvin, kun tietää etukäteen, mitkä osat on jo sisäisesti järjestetty ja mitkä eivät, jotta keskustelu kohdistuu siihen, mikä todella puuttuu.
Valinnan tekeminen itsenäisesti ja ulkoistamisen välillä
Harkinta on pohjimmiltaan kysymys mittakaavasta ja hallinnasta. Yritys, jolla on kourallinen tuotetyyppejä ja IT-osasto, joka on tottunut pitkäaikaiseen tietohallintoon, voi päättää rakentaa ratkaisun itse. Yritys, joka kuljettaa monia erilaisia akkutyyppejä tai joilla ei ole kiinteää IT-kapasiteettia, kohtaa todennäköisemmin kysymyksen siitä, kuka ylläpitää passia muutaman vuoden kuluttua, jos vastuussa oleva työntekijä ei ole enää työskennellyt.
On suositeltavaa, että et tee tätä arviointia pelkästään kustannusten perusteella, vaan myös sen perusteella, mitä tapahtuu, jos isännöinti lakkaa tai jos tarkastus vaatii osoitteen, että tiedot ovat olleet oikein ja jäljitettävissä kaikkina näinä vuosina. Tausta siitä, kuinka passi syntyy ja mistä tiedot tulevat, on sivulla, jolla näkyy, kuinka tiedot kootaan ja isännöidään.
Entä jos silti aloitat itse
Kenen, joka päättää aloittaa itse, tekee hyvin ensin selvittämällä, mitkä tiedot ovat jo saatavilla ja mitkä puuttuvat. Näin vältetään, että aikaa kuluu järjestelmän rakentamiseen ennen kuin on selvää, mitkä tiedot on tarkalleen ottaen sisällytettävä. Usein toistuvat kysymykset tässä ensimmäisessä vaiheessa lyhyine ja konkreettisine vastauksineen on koottu passin usein kysyttyjen kysymysten yhteenvetoon.
Jatkatpa itse tai ulkoistamalla osa tehtävistä, lopullinen vastuu tietojen oikeellisuudesta säilyy yrityksellä, joka merkitään valmistajalle tai maahantuojalle. Vastuun täsmällisen täyttämisen osalta omassa tilanteessanne viitattava lähde on verordinnon virallinen teksti tai oikeustieteen asiantuntijan neuvot tai toimivaltaisen valvontaviranomaisen neuvot.
Haluatko ensin saada omaksi käsikirjoitukseksi, mitä yrityksellesi tulee kysymykseen? Ilmainen quick-scan antaa muutamalla kysymyksellä ensimmäisen indikaation, ja tietokantta aiheista kunkin tilanteen mukaan syventyy siihen nähden niihin vaiheisiin, jotka seuraavat.