Ja, een deel van het digitale batterijpaspoort kunt u zelf voorbereiden: het verzamelen van de productgegevens, de technische specificaties en de documentatie die de verordening vraagt. Het lastigere deel zit in de technische uitvoering: de gegevens in het juiste dataformat zetten, tien jaar lang toegankelijk houden, en een QR-code aanmaken die aan de eisen voldoet. Of u dat zelf opzet of uitbesteedt, hangt vooral af van hoeveel producttypes u voert en of u al systemen heeft die geschikt zijn om dit langdurig te beheren.
De verordening zelf schrijft niet voor wie het paspoort technisch bouwt. Verordening (EU) 2023/1542 bepaalt wat er in het paspoort moet staan en wie er verantwoordelijk voor is, maar laat de uitvoering vrij. Dat betekent dat een bedrijf in theorie alles zelf kan doen, van het opstellen van de dataset tot het hosten van de pagina achter de QR-code. In de praktijk zijn het vooral de onderdelen met een lange houdbaarheidsdatum die vragen om een bewuste keuze.
Wat u zelf kunt doen
Het verzamelen van de basisgegevens ligt meestal al bij u of bij uw leverancier. Denk aan het type batterij, de chemische samenstelling, het serienummer, de fabricagedatum en de documentatie over herkomst en recyclebaarheid. Als u importeur bent, heeft u deze informatie vaak al nodig voor andere doeleinden, zoals douane of garantie. Het samenstellen van deze gegevens in een overzichtelijk document is werk dat binnen de meeste bedrijven zelf te doen is, zeker als er al een vast proces is voor productdocumentatie.
Ook het uitzoeken welke rol uw bedrijf precies heeft in de keten, en welke gegevens daarbij horen, is iets waar u zelf een eerste inschatting van kunt maken. Wie dat overzicht nog mist, kan met een paar vragen invullen om een eerste richting te krijgen voordat verdere stappen gezet worden.
Waar het lastiger wordt
De verordening vraagt dat het paspoort tien jaar lang beschikbaar blijft, ook na een eventuele overname, een systeemwissel of het stoppen van een activiteit. Dat is een ander soort verplichting dan het eenmalig opstellen van een document: het gaat om continuïteit. Een Excel-bestand op een interne server voldoet daar niet vanzelfsprekend aan, en de vraag wie er over vijf jaar nog toegang heeft tot de juiste versie van de data, wordt dan relevant.
Daarnaast moet de QR-code op de juiste manier verwijzen naar een werkende pagina, in een dataformat dat door verschillende partijen in de keten te lezen is. Dat vraagt om een technische laag die niet elk bedrijf standaard in huis heeft. Wie hierover in gesprek gaat met een softwareleverancier, doet er goed aan om vooraf te weten welke onderdelen intern al geregeld zijn en welke niet, zodat het gesprek zich richt op wat daadwerkelijk ontbreekt.
De keuze tussen zelf doen en uitbesteden
De afweging is in de kern een vraag over schaal en beheer. Een bedrijf met een handvol producttypes en een IT-afdeling die gewend is aan langdurig databeheer, kan ervoor kiezen zelf een oplossing te bouwen. Een bedrijf dat veel verschillende batterijtypes voert, of dat geen vaste IT-capaciteit heeft, loopt eerder tegen de vraag aan wie het paspoort over een aantal jaar nog onderhoudt als de verantwoordelijke medewerker niet meer in dienst is.
Het is aan te raden om deze afweging niet alleen op basis van kosten te maken, maar ook op basis van wat er gebeurt als de hosting wegvalt of als een audit vraagt om aan te tonen dat de data al die jaren correct en herleidbaar is geweest. Meer achtergrond over hoe zo'n paspoort tot stand komt en waar de gegevens vandaan komen, staat op de pagina die laat zien hoe de informatie wordt samengesteld en gehost.
Wat als u toch zelf begint
Wie ervoor kiest om zelf te beginnen, doet er goed aan eerst helder te krijgen welke gegevens al beschikbaar zijn en welke nog ontbreken. Dat voorkomt dat er tijd gaat zitten in het bouwen van een systeem voordat duidelijk is welke informatie er precies in moet. Vragen die vaker terugkomen bij deze eerste stap, met een kort en concreet antwoord, staan verzameld op het overzicht met veelgestelde vragen over het paspoort.
Of u nu zelf verdergaat of een deel uitbesteedt, de eindverantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens blijft bij het bedrijf dat als fabrikant of importeur wordt aangemerkt. Voor de precieze invulling van die verantwoordelijkheid in uw eigen situatie is de officiële tekst van de verordening, of advies van een jurist of de bevoegde toezichthouder, het aangewezen vertrekpunt.
Wilt u eerst zelf een beeld krijgen van wat er voor uw bedrijf bij komt kijken? De gratis quick-scan geeft in een paar vragen een eerste indicatie, en de kennisbank met onderwerpen per situatie gaat dieper in op de stappen die daarna volgen.