Hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen?

De basis: gegevens toetsen aan de rol van de leverancier

De gegevens van een leverancier zijn te controleren door ze te leggen naast wat de batterijenverordening van die specifieke schakel in de toeleveringsketen vraagt: een fabrikant heeft andere verplichtingen dan een importeur of distributeur, en de aangeleverde gegevens horen daarbij te passen. Voor een fabrikant hoort daar de technische documentatie bij die de EU-conformiteitsverklaring onderbouwt; voor een importeur of distributeur gaat het er vooral om na te gaan of die documenten en de CE-markering aanwezig zijn, niet om de inhoud ervan opnieuw inhoudelijk te beoordelen. Wie als importeur of handelaar gegevens van een fabrikant ontvangt, controleert dus in de eerste plaats of het juiste type document er is, afkomstig van de juiste partij, met een herkenbare verwijzing naar de batterij of het batterijmodel waarover het gaat. Ontbreken die verwijzingen, of wijkt het modelnummer af van wat op de batterij zelf staat, dan is dat een concreet signaal dat de gegevens nader bekeken moeten worden voordat ze worden doorgezet.

Voor wie dit geldt, en voor wat niet

Deze controle raakt iedereen die als marktdeelnemer in de zin van de verordening optreedt — fabrikant, gemachtigde, importeur of distributeur — en gaat over de gegevens die zij onderling ontvangen of aanleveren, zoals de EU-conformiteitsverklaring, de CE-markering en de onderliggende technische documentatie. Het gaat niet om een inhoudelijke herbeoordeling van testresultaten, chemische samenstelling of levensduurgegevens: een importeur of distributeur toetst of de papieren compleet, consistent en van de juiste partij zijn, niet of het laboratoriumwerk erachter klopt. Dat inhoudelijke onderzoek hoort bij de conformiteitsbeoordeling die de fabrikant zelf laat uitvoeren. Ook gaat het niet over de inhoud van het digitale productpaspoort zelf; dat wordt samengesteld uit de gegevens die de fabrikant of importeur aanlevert, en de juistheid van die brongegevens blijft de verantwoordelijkheid van wie ze aanlevert, niet van wie ze verwerkt of host.

Vanaf wanneer dit relevant wordt

De verplichting om een digitaal productpaspoort te voeren geldt vanaf 18 februari 2027. Tot die datum gelden de verplichtingen van marktdeelnemers uit de artikelen 38 tot en met 44 en de regels over conformiteitsbeoordeling, EU-conformiteitsverklaring en CE-markering uit de artikelen 17 tot en met 20 al wel, los van het paspoort: een batterij die nu op de markt wordt gebracht, hoort al vergezeld te gaan van een EU-conformiteitsverklaring en een CE-markering. De controle van leveranciersgegevens is dus geen onderwerp dat pas vanaf 2027 gaat spelen; die controle is nu al onderdeel van de gangbare inkooppraktijk. Het productpaspoort voegt daar vanaf die datum een extra laag aan toe: dezelfde gegevens moeten dan ook digitaal, gestructureerd en via een QR-datadrager beschikbaar zijn.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

In de praktijk begint dit bij het vaststellen van de eigen rol: wie optreedt als importeur van e-bikes, scooters of industriële batterijen boven 2 kWh, gaat na of de fabrikant een EU-conformiteitsverklaring heeft afgegeven die specifiek bij het betreffende batterijmodel hoort, en of de CE-markering op de batterij of de verpakking is aangebracht zoals de artikelen 17 tot en met 20 beschrijven. Daarna is het gebruikelijk te kijken of de gegevens die de fabrikant meegeeft — chemische samenstelling, capaciteit, herkomst van grondstoffen en de overige velden die voor het productpaspoort nodig zijn — onderling consistent zijn en overeenkomen met wat op het typeplaatje of in de begeleidende documentatie staat. Concrete aandachtspunten zijn een modelnummer op de verklaring dat afwijkt van het modelnummer op de fysieke batterij, ontbrekende handtekeningen of data, en documentatie die verwijst naar een ander productieproces dan het geleverde. Wie twijfelt of de aangeleverde gegevens volledig zijn, kan dat navragen bij de fabrikant of oorspronkelijke leverancier: de verordening legt de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens bij die partij, niet bij degene die de gegevens ontvangt en doorgeeft.

Waar dit op is gebaseerd: artikelen 38-44 en 17-20

Dit volgt uit de artikelen 38 tot en met 44 van Verordening (EU) 2023/1542, die de verplichtingen van fabrikanten, gemachtigden, importeurs en distributeurs afzonderlijk beschrijven, en uit de artikelen 17 tot en met 20, die gaan over de conformiteitsbeoordeling, de EU-conformiteitsverklaring en de CE-markering. Samen bepalen deze artikelen wie welke gegevens moet opstellen, bewaren en doorgeven, en onder welke voorwaarden een marktdeelnemer mag vertrouwen op de gegevens van een andere schakel in de keten zonder die inhoudelijk te hoeven herbeoordelen.

Wie nu leveranciersgegevens ontvangt voor e-bike-, scooter- of industriële batterijen, kan die alvast naast de artikelen 38 tot en met 44 en 17 tot en met 20 leggen om te zien of de eigen rol en de bijbehorende documenten kloppen. Batpas.eu verwerkt die gegevens vervolgens tot het digitale productpaspoort en host dit tien jaar met de bijbehorende QR-datadrager, maar de juistheid van de brongegevens blijft bij wie ze aanlevert.