Mijn leverancier levert de gegevens niet — wat kan ik doen?

De verantwoordelijkheid verschuift niet vanzelf

Als een leverancier de gegevens voor het batterijpaspoort niet aanlevert, verdwijnt de verantwoordelijkheid voor dat paspoort niet naar die leverancier toe — die blijft liggen bij de partij die de batterij op de Europese markt zet. De batterijenverordening verdeelt de verplichtingen over de hele keten: fabrikant, gemachtigde, importeur en distributeur hebben elk een rol, en wie een batterij of een product met batterij op de EU-markt brengt, wordt geacht te kunnen aantonen dat aan de eisen is voldaan. Dat betekent in de praktijk dat een importeur die geen gegevens krijgt van een fabrikant of tussenhandelaar, daarmee niet automatisch buiten schot valt. Het probleem verschuift van "de leverancier levert niet" naar "wat doe ik nu om alsnog aan mijn eigen verplichting te voldoen".

Voor wie dit geldt, en voor wat niet

Dit speelt vooral voor importeurs en handelaren die zelf niet fabriceren en dus afhankelijk zijn van een partij verderop in de keten voor technische gegevens, materiaalsamenstelling, testresultaten en dergelijke. Het gaat hier niet over de vraag welke gegevens precies in een paspoort moeten staan of hoe de QR-datadrager wordt aangeleverd — dat is een ander onderwerp. Het gaat ook niet over de situatie waarin een bedrijf zelf fabrikant is: dan is er geen externe leverancier die iets moet aanleveren, en ligt de vraag anders. En "leverancier" is geen eenduidig begrip: het kan gaan om een fabrikant buiten de EU die rechtstreeks exporteert, om een groothandel die zelf ook weer inkoopt, of om een tussenpersoon die niet als importeur in de zin van de verordening optreedt. Wie in de keten welke rol heeft, bepaalt mede wie welke verplichting draagt volgens artikel 38 tot en met 44 van Verordening (EU) 2023/1542.

Vanaf wanneer dit speelt

Het batterijpaspoort is verplicht vanaf 18 februari 2027, zoals vastgelegd in artikel 77 van de verordening. Tot die datum bestaat er geen wettelijke plicht om een paspoort te hebben, en dus ook geen acute juridische druk als gegevens nu nog ontbreken. Dat betekent niet dat er niets te doen valt: het samenstellen van een paspoort hangt af van gegevens die vaak niet binnen een paar weken boven water komen, zeker niet als een leverancier niet gewend is deze informatie bij te houden of te delen. Wie nu al tegen een leverancier aanloopt die niet levert, heeft de tijd tot de verplichte datum om dat op te lossen — maar hoe dichter die datum nadert, hoe minder ruimte er over is om een alternatieve route te vinden.

Wat te doen als de gegevens uitblijven

De eerste stap is precies vastleggen wat er gevraagd is en wat er ontbreekt, bij voorkeur schriftelijk — dat is niet alleen praktisch maar ook een vorm van bewijs dat er iets ondernomen is. Daarna is het zinvol om na te gaan wat er in de inkoopovereenkomst met de leverancier staat: veel contracten bevatten al een verplichting om te voldoen aan toepasselijke regelgeving, ook al wordt het batterijpaspoort daar niet met naam genoemd. Een derde stap is uitzoeken wie er verder in de keten zit: een handelaar die zelf niet fabriceert, kent mogelijk de fabrikant niet direct, maar die informatie is meestal wel te achterhalen, en de fabrikant is vaak de partij die de brondata daadwerkelijk heeft. Waar dat niet lukt, is het de moeite waard te kijken of gegevens die al voor andere doeleinden bestaan — CE-documentatie, veiligheidsinformatiebladen, testrapporten — gedeeltelijk aansluiten bij wat voor het paspoort nodig is; dat is niet altijd voldoende, maar het is een startpunt. Als geen van deze routes iets oplevert, resteert de afweging of het product via deze leverancier op deze manier op de markt kan blijven komen, of dat op zoek gegaan moet worden naar een leverancier die deze gegevens wél kan en wil aanleveren — want de plicht om een compliant product op de markt te zetten verschuift niet mee met het gebrek aan medewerking van een leverancier. Het bewaren van alle correspondentie en verzoeken is daarbij geen overbodige luxe, mocht er later gevraagd worden hoe met een ontbrekende dataset is omgegaan.

Waar dit uit volgt: artikelen 38 tot en met 44 en artikel 77

De verdeling van verplichtingen tussen fabrikant, gemachtigde, importeur en distributeur staat in de artikelen 38 tot en met 44 van Verordening (EU) 2023/1542. De verplichting om vanaf een vaste datum een batterijpaspoort te voeren, staat in artikel 77 van diezelfde verordening.

Wie nu al merkt dat een leverancier terughoudend is met gegevens, doet er goed aan dat gesprek niet uit te stellen tot vlak voor de verplichte datum. Begin met het formuleren van een concreet en schriftelijk verzoek aan de leverancier, breng in kaart welke gegevens al wél beschikbaar zijn via bestaande documentatie, en bepaal op basis daarvan of de huidige leverancier op tijd kan leveren of dat een alternatief nodig is.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De marktdeelnemer die het paspoort nodig heeft, moet de gegevens ook kunnen leveren

Verordening (EU) 2023/1542 legt in de artikelen 38 tot en met 44 verplichtingen op aan marktdeelnemers in de batterijketen — van fabrikant tot importeur tot distributeur. Wie een batterij op de Europese markt brengt, is er verantwoordelijk voor dat de informatie die in het batterijpaspoort moet staan, ook daadwerkelijk beschikbaar is. Voor een importeur van e-bikes of scooters betekent dit praktisch: de partij die het product in Europa in de handel brengt, draagt de verantwoordelijkheid voor het paspoort, ook als de gegevens zelf van een leverancier verderop in de keten moeten komen. Een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers zit hier vaak middenin — te klein om zelf cellen te produceren, te groot om zich achter de leverancier te verschuilen.

Het paspoort moet er zijn op het moment dat het product in de handel wordt gebracht

Artikel 77 koppelt het batterijpaspoort aan het in de handel brengen van de batterij. Dat betekent dat de gegevens niet "op een gegeven moment" binnen moeten zijn, maar voordat de batterij daadwerkelijk verkocht of geleverd wordt. Voor de praktijk van een importeur betekent dit dat het opvragen van gegevens bij de leverancier geen sluitstuk is van het inkoopproces, maar een voorwaarde vooraf. Welke gegevens moet ik bij mijn batterijleverancier opvragen? geeft een overzicht van wat er precies binnen moet zijn voordat die stap gezet kan worden.

De herkomst en juistheid van de gegevens blijft een aandachtspunt, ook als een derde partij ze heeft aangeleverd

Dat de gegevens van een leverancier komen, betekent niet dat de importeur ze zonder verdere toetsing kan doorzetten in het paspoort. In de praktijk wordt van een marktdeelnemer verwacht dat er een redelijke mate van controle is op wat er binnenkomt — zeker omdat het platform het paspoort samenstelt op basis van de aangeleverde gegevens en die gegevens tien jaar blijft hosten. Hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen? beschrijft waar op gelet kan worden voordat gegevens definitief worden vastgelegd.

Waar het misgaat in de praktijk

De leverancier reageert niet, of pas laat. Een importeur bestelt een partij accu's bij een fabriek in het buitenland en vraagt de paspoortgegevens op. Het antwoord blijft uit, of komt pas nadat de container al onderweg is. Op dat moment is er geen tijd meer om alsnog gegevens te verzamelen voordat de batterijen in de handel worden gebracht.

De leverancier levert gegevens, maar niet in een bruikbare vorm. Een technisch datasheet in het Chinees, een PDF met alleen algemene productinformatie, of een mondelinge toezegging per e-mail — dit is bruikbaar als startpunt, maar niet als eindresultaat. In welk formaat moet ik de batterijgegevens aanleveren voor het paspoort beschrijft wat een werkbaar aanleverformaat is.

Er is geen aanspreekpunt vastgelegd voor gegevens over cellen of onderdelen. Bij samengestelde batterijen — bijvoorbeeld een accupack dat is samengesteld uit cellen van één partij en een behuizing en BMS van een andere — is het niet altijd duidelijk wie welk deel van de gegevens levert. Welke gegevens moet ik opvragen bij mijn celleverancier voor het paspoort gaat in op deze verdeling.

Dezelfde batterij wordt via verschillende kanalen ingekocht, met verschillende gegevens als gevolg. Een importeur werkt met twee of drie leveranciers voor wat op papier hetzelfde artikel is, maar de aangeleverde gegevens lopen uiteen — of de een levert wel volledig, de ander niet. Dit levert inconsistente paspoorten op voor producten die de eindgebruiker als identiek ervaart. Wat doe ik als dezelfde batterij van verschillende leveranciers komt? gaat hier verder op in.

De inkooprelatie is niet toegerust op deze verplichting. Veel inkoopcontracten met leveranciers in en buiten Europa zijn geschreven vóór de batterijenverordening en bevatten geen bepaling over het leveren van paspoortgegevens. Als een leverancier dan niet levert, is er weinig om op terug te vallen behalve een telefoontje of een e-mail die onbeantwoord blijft.

Wat u kunt vastleggen

Als een leverancier de gegevens niet, niet volledig of niet op tijd levert, is het weinig zinvol om achteraf te improviseren. Een aantal zaken die vooraf vastgelegd kunnen worden, maken het verschil tussen een leverancier die vrijblijvend reageert en een leverancier die weet wat er van hem verwacht wordt:

Een contractuele bepaling over de levering van paspoortgegevens, inclusief een moment waarop deze gegevens uiterlijk binnen moeten zijn — vóór levering van de batterijen, niet erna. Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract? beschrijft hoe zo'n bepaling er in de praktijk uitziet.
Een vaste lijst van gegevens die bij iedere nieuwe leverancier of ieder nieuw product wordt opgevraagd, zodat er niet per bestelling opnieuw hoeft te worden uitgezocht wat nodig is.
Een schriftelijke bevestiging van de leverancier over de herkomst van grondstoffen, zeker bij batterijen waarin kobalt, lithium of grafiet is verwerkt — grondstoffen waarvoor aparte aandachtspunten gelden. Wat moet ik weten over kobalt, lithium en grafiet uit risicogebieden? en Wat houdt de zorgvuldigheidsplicht voor batterijen in? gaan in op wat daarbij komt kijken.
Een dossier per productielocatie, met name bij inkoop van fabrieken buiten Europa, waar communicatie en documentatie soms via meerdere tussenpartijen loopt. Hoe krijg ik de juiste paspoortgegevens van een fabrikant in China gaat in op wat daarbij te verwachten is.
Een interne afspraak over wat er gebeurt als gegevens uitblijven — wie volgt op, na welke termijn wordt er geëscaleerd, en welk alternatief is er als een leverancier structureel niet levert.

Deze vastlegging is geen papieren exercitie. Het is het verschil tussen een importeur die bij het uitblijven van gegevens kan aantonen dat er wel om gevraagd is en onder welke voorwaarden, en een importeur die met lege handen staat op het moment dat het paspoort er moet zijn.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.