in welk formaat moet ik de batterijgegevens aanleveren voor het paspoort

Een vast bestandsformaat staat niet in de verordening

De batterijenverordening schrijft geen bestandsformaat voor waarin gegevens aangeleverd moeten worden. Artikel 77 van Verordening (EU) 2023/1542 (batterijenverordening) regelt dát er een batterijpaspoort moet zijn, gekoppeld aan een QR-code, en bijlage XIII regelt wélke gegevens erin moeten staan — maar geen van beide bepaalt of dat via een Excel-bestand, een CSV, een PDF, een API-koppeling of een webformulier gebeurt. Voor wie nu bezig is gegevens te verzamelen bij een fabrikant of leverancier, betekent dit dat het aanleverformaat in de praktijk een praktische afspraak is tussen de partijen die de gegevens uitwisselen, niet een wettelijke verplichting met een vastgelegd technisch format.

Wat wél vastligt en wat niet

Wat vastligt: de inhoud. Bijlage XIII somt op welke gegevenscategorieën in het paspoort moeten staan, denk aan informatie over samenstelling, herkomst, prestaties en levensduur, afhankelijk van het type batterij. Wat niet vastligt in de verordening: de indeling van een bestand, de kolomnamen, het scheidingsteken van een CSV, of de structuur van een spreadsheet. Dat onderscheid is belangrijk, want het gaat hier niet om vrijblijvendheid over de inhoud — die inhoud ligt wel vast — maar alleen over de vorm waarin die inhoud van de een naar de ander reist voordat die in het paspoort terechtkomt. Voor wie gegevens opvraagt bij een leverancier is dat verschil relevant: de vraag "in welk formaat" hoort feitelijk bij de logistiek van de gegevensoverdracht, niet bij de wettelijke verplichting zelf.

Van bredere Europese uitvoeringsregels die een technisch dataformat voor het paspoort zelf zouden vastleggen — zoals eerder aangekondigd in het kader van uitvoeringshandelingen bij artikel 77 — is in de hier beschikbare bronnen geen tekst opgenomen. Wat daarover extra vastgelegd wordt, valt dus buiten wat op basis van de verordening zelf te zeggen is.

Nog geen apart tijdpad voor een dataformat

Er staat in de geraadpleegde bronnen geen datum voor de introductie van een verplicht technisch bestandsformaat. Wat wel vaststaat: de verplichting om vanaf de daarvoor geldende datum een batterijpaspoort te hebben, volgt uit artikel 77. Tot het moment dat een eventueel verplicht technisch format via een uitvoeringshandeling wordt vastgesteld — als dat gebeurt — blijft de keuze van bestandsformaat voor het aanleveren van gegevens een zaak van praktische afspraak tussen leverancier, fabrikant en de partij die het paspoort samenstelt of laat samenstellen.

Hoe hiermee om te gaan bij het verzamelen van gegevens

Praktisch gezien is de volgorde meestal: eerst vaststellen welke gegevens nodig zijn volgens bijlage XIII, dan pas de vraag stellen in welke vorm de leverancier die gegevens kan aanleveren. Een leverancier die gewend is aan spreadsheets levert typisch een Excel- of CSV-bestand aan; een fabriek met een geautomatiseerd kwaliteitssysteem levert soms een PDF met testrapporten, of een gestructureerd databestand. Omdat de verordening geen formaat voorschrijft, is het werkbaar om je hierbij aan te sluiten bij wat de leverancier al gebruikt, zolang de inhoud volledig en controleerbaar is. Welke gegevens dat precies zijn, staat beschreven bij welke gegevens moet ik bij mijn batterijleverancier opvragen, en voor batterijen die via een celleverancier binnenkomen is er een aparte uitwerking bij welke gegevens moet ik opvragen bij mijn celleverancier voor het paspoort.

Belangrijker dan het bestandsformaat is doorgaans of de aangeleverde gegevens volledig en juist zijn — een keurig CSV-bestand met een ontbrekend of onjuist gegeven schiet net zo goed tekort als een rommelig PDF-document met alle juiste informatie. Hoe die controle op juistheid eruitziet, staat beschreven bij hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen. Voor wie dit structureel wil regelen, bijvoorbeeld omdat er doorlopend batterijen worden ingekocht bij dezelfde leverancier, is het ook mogelijk om afspraken over aanlevervorm én inhoud vast te leggen in het inkoopcontract, zodat een leverancier niet elke keer opnieuw hoeft te worden gevraagd om de juiste gegevens in de juiste vorm — zie hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract. Bij een fabriek buiten de EU, bijvoorbeeld in China, speelt het aanleverformaat vaak een net iets grotere rol omdat taal en systemen verschillen; dat is verder uitgewerkt bij hoe krijg ik de juiste paspoortgegevens van een fabrikant in China.

Grond: artikel 77 en bijlage XIII van de batterijenverordening

Deze lezing volgt uit twee bepalingen samen. Artikel 77 van Verordening (EU) 2023/1542 (batterijenverordening) verplicht tot een batterijpaspoort met QR-code, zonder daarbij een technisch aanleverformaat voor onderliggende gegevens te noemen. Bijlage XIII van dezelfde verordening beschrijft de inhoud die het paspoort moet bevatten, ook zonder een format voor te schrijven waarin die inhoud moet worden aangeleverd door fabrikanten of leveranciers. Uit het ontbreken van een formaatvoorschrift in beide bepalingen volgt dat de keuze van bestandsformaat bij het aanleveren van gegevens buiten de wettelijke verplichting valt, en dus een kwestie van praktische afspraak is.

Wie nu gegevens verzamelt, kan zich het beste eerst richten op de inhoud uit bijlage XIII en de vorm daaraan later aanpassen aan wat de leverancier praktisch kan aanleveren. Voor wie nog niet zeker weet of de eigen batterijen straks onder deze verplichting vallen, is er een aparte uitleg bij geldt het batterijpaspoort voor mijn batterijen.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De batterijenverordening schrijft geen bestandsformaat voor. Nergens in artikel 77 of bijlage XIII staat dat gegevens als CSV, XML, JSON of Excel-bestand aangeleverd moeten worden. Wat de verordening wél voorschrijft, is welke gegevens in het batterijpaspoort moeten staan en dat die gegevens via een QR-code toegankelijk moeten zijn. Het formaat waarin een bedrijf die gegevens intern bijhoudt of naar een dienstverlener stuurt, is daarmee een praktische kwestie geworden, niet een juridische.

Dat is voor een bedrijf met 10 tot 100 medewerkers geen vrijbrief om er willekeurig mee om te gaan. De verplichting die wél concreet is, is dat de inhoud klopt en compleet is volgens bijlage XIII. Het formaat is daaraan ondergeschikt: een spreadsheet, een PDF met technische specificaties, of een export uit een ERP-systeem voldoen allemaal, zolang de gegevens die erin staan aansluiten bij wat bijlage XIII vraagt.

Zorgen dat de inhoud aansluit bij bijlage XIII

Bijlage XIII noemt categorieën als algemene batterij-informatie, prestaties, duurzaamheid en materiaalsamenstelling. Voor een importeur of handelaar betekent dit dat aangeleverde documentatie — in welke vorm dan ook — die categorieën moet dekken. Een technisch datasheet van de fabrikant is vaak een goed startpunt, maar dekt niet altijd alle velden die bijlage XIII vraagt. Welke gegevens precies nodig zijn en bij wie die opgevraagd worden, staat beschreven op de pagina over welke gegevens u bij uw batterijleverancier opvraagt.

Zorgen dat gegevens overdraagbaar zijn

Een tweede praktisch punt is dat gegevens, in welk formaat ze ook binnenkomen, herbruikt moeten kunnen worden voor het opstellen van het paspoort. Een foto van een typeplaatje of een gescande verklaring is vaak niet genoeg om alle velden uit bijlage XIII te vullen; een gestructureerd bestand — ook al is dat "maar" een Excel-sheet — is doorgaans praktischer dan losse documenten. Voor bedrijven die een batterijpaspoort laten samenstellen door een derde partij, is de vraag dan niet "welk formaat wil de verordening", maar "welk formaat kan de partij die het paspoort samenstelt verwerken".

Zorgen dat gegevens van verschillende bronnen samenkomen

Bij samengestelde producten, zoals een e-bike met een accu van de ene fabrikant en cellen van een andere, komen gegevens vaak uit meerdere bronnen en dus in meerdere formaten binnen. Dat is op zichzelf geen probleem, maar het vraagt om een manier om die gegevens samen te voegen tot één compleet beeld per batterij. Wat te doen als dezelfde batterij via verschillende leveranciers binnenkomt, staat toegelicht op de pagina over wat u doet als dezelfde batterij van verschillende leveranciers komt.

Waar het misgaat in de praktijk

Een importeur krijgt van de fabriek in Shenzhen een PDF met een productfoto en een korte specificatietabel, en gaat ervan uit dat dit voldoende basis is voor het paspoort. Bij nadere lezing ontbreken gegevens over materiaalsamenstelling en levensduurprestaties die bijlage XIII wel vraagt. Het formaat was geen probleem; de inhoud wel.

Een ander bedrijf ontvangt gegevens in verschillende bestanden per leverancier: de een stuurt een Word-document, de ander een Excel-bestand, een derde alleen een link naar een productpagina. Niemand binnen het bedrijf heeft de taak gekregen om deze bronnen samen te voegen tot één overzicht per batterijtype, waardoor bij het daadwerkelijk aanmaken van het paspoort blijkt dat niemand meer weet welke versie van welk bestand de juiste was.

Een derde situatie: een handelaar neemt de technische specificaties van de fabrikant letterlijk over, zonder te checken of de eenheden en definities aansluiten bij wat bijlage XIII vraagt. Een capaciteitswaarde die in het datasheet van de fabrikant anders gedefinieerd is dan in de verordening, leidt dan tot een paspoort met een getal dat er kloppend uitziet maar het niet is. Hoe dat te controleren, komt aan de orde op de pagina over hoe u de gegevens van uw leverancier op juistheid controleert.

Een vierde situatie speelt bij bedrijven die zelf batterijen ombouwen of repareren, bijvoorbeeld bij het vervangen van een accupack in een lichte bedrijfsvoertuig. De oorspronkelijke gegevens zijn in een bepaald formaat ontvangen bij de eerste import, maar na de reparatie is niet vastgelegd of en hoe de paspoortgegevens bijgewerkt moesten worden. Dat raakt aan de vraag of het paspoort geüpdatet moet worden bij een batterijwissel, toegelicht op de pagina of het paspoort geüpdatet moet worden bij reparatie of ombouw.

Een vijfde situatie: een bedrijf gaat ervan uit dat omdat de fabrikant "alle documentatie" heeft gestuurd, de gegevens compleet zijn. Bij navraag blijkt dat de fabrikant alleen algemene productinformatie deelde en niet de specifieke gegevens over grondstoffen die relevant zijn voor de zorgvuldigheidsplicht. Wat die plicht inhoudt, staat beschreven op de pagina over wat de zorgvuldigheidsplicht voor batterijen inhoudt.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht per batterijtype van welke gegevens al binnen zijn, in welk bestand, en welke nog ontbreken ten opzichte van bijlage XIII.
Een vaste contactpersoon bij elke leverancier voor het aanleveren en, waar nodig, aanvullen van gegevens.
Een afspraak over het aanleverformaat in het inkoopcontract, zodat niet elke leverancier een ander bestandstype stuurt zonder onderlinge afstemming. Hoe dat vastgelegd kan worden, staat op de pagina over het vastleggen van afspraken over paspoortgegevens in het inkoopcontract.
Een dossier per batterijtype met de oorspronkelijke bronbestanden van de fabrikant, zodat bij vragen of controles herleidbaar is waar een waarde uit het paspoort vandaan komt.
Een vaste werkwijze voor wat te doen als een leverancier geen of onvolledige gegevens levert, met een escalatiestap. Aanknopingspunten daarvoor staan op de pagina over wat te doen als een leverancier de gegevens niet levert.
Een aparte notitie bij batterijen waarvan cellen en pack van verschillende partijen komen, met daarin welke partij welk deel van de gegevens uit bijlage XIII heeft aangeleverd. Zie ook de pagina over welke gegevens bij een celleverancier opgevraagd worden voor het paspoort.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.