hoe krijg ik de juiste paspoortgegevens van een fabrikant in China

Als importeur bent u het aanspreekpunt, niet de fabriek

Wie batterijen of producten met batterijen uit China (of een ander land buiten de EU) op de Europese markt brengt, is degene die de paspoortgegevens moet aanleveren — niet de fabriek in Shenzhen of Ningbo. De fabrikant in Azië heeft de technische gegevens, maar valt buiten het bereik van de Europese verordening. Dat maakt de importeur tot de partij die deze gegevens moet opvragen, controleren en doorgeven aan een platform zoals batpas.eu. Dit volgt uit de rolverdeling die de batterijenverordening aanhoudt: wie een batterij voor het eerst op de EU-markt brengt, draagt de verplichtingen die daarbij horen, ook als die batterij elders is gemaakt.

Voor wie dit geldt, en wie buiten schot blijft

Dit speelt voor elke importeur die batterijen — los, in e-bikes, in scooters, of als onderdeel van machines — rechtstreeks van een fabriek buiten de EU inkoopt. Wie in plaats daarvan bij een Europese distributeur of groothandel koopt, heeft daarmee juist wél een partij binnen de EU die als aanspreekpunt kan optreden en die zelf al gegevens bij zijn eigen bron moet hebben opgevraagd. Het onderscheid is dus niet "Chinese fabriek versus Europese fabriek", maar "rechtstreeks importeren versus inkopen bij een schakel die al binnen de EU zit". Sommige fabrieken in Azië werken met een gemachtigde vertegenwoordiger in de EU; die gemachtigde heeft eigen verplichtingen en kan in de praktijk het aanspreekpunt voor gegevens worden, maar dat verandert niets aan de positie van de importeur zelf.

Nog geen vaste ingangsdatum voor deze afspraken, wel een moment waarop het paspoort verplicht wordt

Er is geen apart moment waarop de verplichting om gegevens bij een fabriek op te vragen ingaat — die verplichting hangt samen met het moment waarop het batterijpaspoort zelf verplicht wordt, en dat is vastgelegd op 18 februari 2027. Tot die datum is er ruimte om de gegevensstroom met een fabriek in te richten, contractueel vast te leggen en te testen, zonder dat een ontbrekend gegeven meteen een probleem vormt. Na die datum moet de informatie bij het op de markt brengen van de batterij beschikbaar zijn. Hoe eerder het gesprek met de fabriek begint, hoe meer tijd er is om te ontdekken welke gegevens wel en niet standaard beschikbaar zijn.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

De eerste stap is helderheid krijgen over wélke gegevens nodig zijn — dat overzicht staat beschreven op de pagina over welke gegevens u bij uw batterijleverancier opvraagt, en vormt het uitgangspunt voor elk gesprek met een fabriek, ongeacht waar die zit. Daarna is het zaak dit concreet te maken richting de fabriek: niet vragen om "documentatie", maar om specifieke velden zoals chemische samenstelling, herkomst van grondstoffen, capaciteit en CO2-voetafdruk, bij voorkeur in een vast format zodat de fabriek weet wat er wordt bedoeld.

Fabrieken in Azië werken vaak met eigen sjablonen of exportdocumentatie die niet één-op-één aansluit op wat het paspoort vraagt. Het is daarom praktisch om vooraf te bepalen in welke vorm de gegevens worden aangeleverd — een spreadsheet, een PDF-datasheet, of een directe koppeling — en dat vast te leggen zoals beschreven bij het formaat van aangeleverde gegevens. Voor herhaalbestellingen of langlopende relaties loont het om deze afspraak niet los te laten hangen in e-mailverkeer, maar op te nemen in het inkoopcontract, zoals uitgewerkt op de pagina over afspraken vastleggen in uw inkoopcontract — dat voorkomt dat een fabriek bij een volgende order weer helemaal opnieuw moet worden uitgelegd wat er nodig is.

Wanneer de gegevens binnen zijn, is controle op juistheid een aparte stap, zeker bij een fabriek waarmee nog geen jarenlange relatie bestaat: cijfers die niet aansluiten bij wat op het typeplaatje of in eerdere documentatie staat, zijn een signaal om door te vragen voordat de gegevens in een paspoort belanden. Blijkt een fabriek structureel geen of onvoldoende gegevens te leveren, dan is dat geen doodlopende weg — die situatie, met de mogelijke vervolgstappen, staat beschreven op de pagina over wat te doen als een leverancier de gegevens niet levert. Bij grondstoffen als kobalt, lithium en grafiet komt daar nog een extra laag bij: de herkomst van die materialen valt onder een eigen zorgvuldigheidsplicht, die apart is toegelicht op de pagina over grondstoffen uit risicogebieden.

De verplichtingen van marktdeelnemers en gemachtigden in de verordening

De rolverdeling tussen fabrikant, importeur en eventuele gemachtigde vertegenwoordiger staat beschreven in de artikelen 38 tot en met 44 van de Verordening (EU) 2023/1542 (batterijenverordening), die de verplichtingen van marktdeelnemers regelen. Artikel 40 gaat specifiek in op de verplichtingen van een gemachtigde, relevant voor de situatie waarin een fabriek buiten de EU met zo'n vertegenwoordiger werkt. De verplichting om paspoortgegevens beschikbaar te stellen zelf staat in artikel 77 van dezelfde verordening.

Wat nu te doen

Een goede eerste stap is het overzicht van benodigde gegevens naast de bestaande documentatie van de fabriek leggen om te zien welke velden ontbreken, en dat gesprek — inclusief het gewenste formaat — vast onderdeel te maken van elke nieuwe order of contractverlenging.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een importeur die batterijen of producten met batterijen uit China, Taiwan of elders in Azië op de Europese markt zet, is in de meeste gevallen de marktdeelnemer die verantwoordelijk is voor het batterijpaspoort. De fabriek in Azië levert doorgaans de technische gegevens, maar de verplichting om die gegevens compleet, correct en beschikbaar te maken ligt bij de partij die de batterij in de EU op de markt brengt. Dat volgt uit de verplichtingen van marktdeelnemers in artikelen 38 tot en met 44 van de Verordening (EU) 2023/1542 (batterijenverordening).

Zorgen dat de fabrikant weet wat er nodig is

Een fabriek in Azië werkt voor markten over de hele wereld en kent de Europese batterijenverordening niet automatisch. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat er iemand moet zijn die vooraf specificeert welke gegevens nodig zijn — niet pas wanneer het paspoort al opgesteld moet worden. Welke gegevens dat precies zijn, staat beschreven op de pagina welke gegevens moet ik bij mijn batterijleverancier opvragen.

Gegevens over de herkomst van grondstoffen opvragen

Bij batterijen boven een bepaalde omvang gelden eisen rond de herkomst van grondstoffen zoals kobalt, lithium en grafiet. Voor een importeur betekent dit dat er bij de fabriek gevraagd moet worden naar herkomstinformatie, niet alleen naar technische specificaties van de cel. Wat deze zorgvuldigheidsplicht inhoudt, staat toegelicht op de pagina over de zorgvuldigheidsplicht voor batterijen, en meer specifiek over risicogebieden op de pagina kobalt, lithium en grafiet uit risicogebieden.

Een gemachtigde aanwijzen als de fabrikant zelf niet in de EU zit

Wanneer de fabrikant buiten de EU is gevestigd en zelf geen partij in de EU heeft die verantwoordelijkheden kan dragen, komt de rol van gemachtigde in beeld, zoals beschreven in artikel 40 van de Verordening (EU) 2023/1542 (batterijenverordening). Voor een importeur van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vaak dat de importeur zelf feitelijk als eerste schakel in de EU optreedt en daardoor verantwoordelijkheden draagt die verder gaan dan alleen "doorverkopen".

Gegevens vastleggen zodra ze binnenkomen

Gegevens die via e-mail, WeChat-berichten of een Excel-bijlage van een fabriek in Azië binnenkomen, zijn niet automatisch bruikbaar voor een paspoort. Voor een bedrijf van deze omvang betekent dit dat er een vast moment en een vaste vorm moet zijn waarin die gegevens worden opgeslagen en gecontroleerd, in het formaat dat voor het paspoort nodig is. Zie hierover de pagina over het formaat van aangeleverde gegevens.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt geregeld terug bij importeurs die met Aziatische fabrieken werken:

De fabriek levert een algemeen datasheet dat voor meerdere markten wordt gebruikt, met technische gegevens maar zonder de herkomstinformatie die de batterijenverordening vraagt.
Gegevens worden mondeling of via chatberichten doorgegeven aan een tussenpersoon of agent, zonder dat er een schriftelijk document ontstaat dat later te controleren is.
Dezelfde batterij wordt via twee verschillende tussenhandelaren ingekocht, en beide leveren net iets andere specificaties — zonder dat duidelijk is welke set gegevens correct is.
Er wordt vertrouwd op een certificaat of testrapport dat de fabriek meestuurt, zonder dat iemand nagaat of dat rapport aansluit bij de specifieke batterij die wordt geïmporteerd.
Communicatie verloopt via een inkoopagent die de vraag naar paspoortgegevens niet volledig doorzet naar de fabriek, waardoor de importeur denkt dat de gegevens zijn opgevraagd terwijl dat niet is gebeurd.

Wat te doen wanneer een leverancier de gevraagde gegevens niet aanlevert, staat beschreven op de pagina mijn leverancier levert de gegevens niet. Hoe te controleren of aangeleverde gegevens kloppen, staat op de pagina hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen.

Wat u kunt vastleggen

Een aantal documenten en afspraken is bruikbaar om de communicatie met een fabriek in Azië overzichtelijk en toetsbaar te maken:

Een specificatieformulier dat vooraf naar de fabriek gaat, met daarin exact welke gegevens nodig zijn voor het batterijpaspoort — inclusief herkomst van grondstoffen, celgegevens en technische parameters.
Een schriftelijke bevestiging van de fabriek (per e-mail is voldoende) waarin de geleverde gegevens worden toegelicht en gedateerd, zodat er een spoor ontstaat van wat wanneer is aangeleverd.
Een inkoopcontract of aanvullende overeenkomst waarin de levering van paspoortgegevens als voorwaarde is opgenomen. Hoe dat vastgelegd kan worden, staat op de pagina over afspraken vastleggen in uw inkoopcontract.
Een overzicht van de celleverancier van de fabriek, voor zover die afwijkt van de fabriek zelf — batterijpakketten worden vaak samengesteld uit cellen van een andere partij. Welke gegevens daarvoor specifiek nodig zijn, staat op de pagina welke gegevens moet ik opvragen bij mijn celleverancier.
Een vaste procedure voor het geval dezelfde batterij via meerdere leveranciers of tussenhandelaren wordt ingekocht, zodat gegevens niet per toeval worden vermengd. Zie hierover wat doe ik als dezelfde batterij van verschillende leveranciers komt.
Een aantekening bij elke reparatie, ombouw of celvervanging die na import plaatsvindt, omdat dit gevolgen kan hebben voor het paspoort. Zie moet ik het paspoort updaten als ik een batterij repareer of ombouw.

Voor wie nog niet zeker weet of de eigen producten onder deze verplichting vallen, is het raadzaam eerst te lezen of het batterijpaspoort van toepassing is op de betreffende batterijen, via de pagina geldt het batterijpaspoort voor mijn batterijen, en wat een batterijpaspoort precies inhoudt op de pagina wat is een batterijpaspoort precies.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.