Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract?

Vastleggen wat, wanneer en in welke vorm wordt geleverd

De levering van paspoortgegevens hoort als een aparte, concrete afspraak in het inkoopcontract te staan: wélke gegevens de leverancier aanlevert, in welk formaat, op welk moment in het traject, en wie verantwoordelijk is als gegevens ontbreken of onjuist blijken. Een batterijpaspoort wordt samengesteld uit gegevens die ergens in de keten vandaan moeten komen — vaak van de fabrikant, maar de importeur of inkoper is degene die er verderop in de keten mee verder moet. Als in het inkoopcontract niets over die gegevens is vastgelegd, ontstaat het risico dat een partij zonder de juiste input komt te zitten op het moment dat het paspoort moet worden opgesteld of bijgewerkt.

Voor welke inkoop dit relevant is, en voor welke niet

Dit is relevant voor inkoopcontracten waarbij batterijen worden ingekocht die onder de batterijenverordening vallen: EV-batterijen, batterijen voor lichte vervoermiddelen zoals e-bikes en scooters, en industriële batterijen boven 2 kWh. Het gaat dan om contracten met fabrikanten, importeurs of tussenhandelaren die deze batterijen leveren aan een partij die ze verder op de markt brengt of verwerkt in een eindproduct. Het is niet relevant voor inkoop van batterijen die niet onder de reikwijdte vallen, en ook niet voor losse onderdelen die geen zelfstandige batterij vormen. Voor puur binnenlandse doorverkoop zonder wijziging van de batterij kan de afspraak eenvoudiger zijn dan bij import, omdat de importeur doorgaans de partij is die als eerste verantwoordelijk wordt voor het op de markt brengen.

Wat er nu al kan, en wat er per 18 februari 2027 moet gelden

De verplichting om een digitaal batterijpaspoort te voeren gaat gelden vanaf 18 februari 2027. Tot die datum is er geen wettelijke verplichting om een paspoort te voeren, maar dat betekent niet dat er tot die tijd niets te doen valt in de inkooprelatie. De gegevens die straks in het paspoort moeten staan — zoals opgenomen in bijlage XIII van de verordening — worden nu al vastgelegd, verzameld of geproduceerd door fabrikanten, en die gegevensstroom loopt via de inkoopketen. Contracten die nu worden afgesloten of verlengd, lopen in veel gevallen door tot na de ingangsdatum. Een afspraak over gegevenslevering die nu in het contract wordt opgenomen, voorkomt dat die afspraak vlak vóór februari 2027 alsnog apart geregeld moet worden, met minder onderhandelingsruimte omdat de deadline dan al dichtbij is.

Hoe dit in de praktijk wordt opgebouwd

Een eerste stap is nagaan welke gegevens uit bijlage XIII van de verordening bij de eigen leverancier vandaan moeten komen en welke elders in de keten al aanwezig zijn — een importeur heeft niet alle informatie zelf, maar is voor een deel afhankelijk van wat de fabrikant aanlevert. Een tweede stap is die gegevens benoemen in het contract, niet als vage verwijzing naar "wettelijke verplichtingen" maar als concrete leveringsverplichting: welke gegevenscategorieën, in welk bestandsformaat, en op welk moment (bij levering van de batterij, bij wijziging van de gegevens, of periodiek). Een derde stap is vastleggen wie aansprakelijk is voor de juistheid van de aangeleverde gegevens, en wat er gebeurt als gegevens later moeten worden aangepast — een batterijpaspoort is geen momentopname maar iets dat gedurende de levensduur van de batterij actueel moet blijven. Een vierde stap is een afspraak over de bewaartermijn en overdracht van gegevens bij wijziging van leverancier, zodat de continuïteit van het paspoort niet afhankelijk is van één partij die op enig moment stopt met leveren. Een vijfde, praktische stap is aansluiten bij een partij die de paspoorten samenstelt en host, zodat de gegevens uit het inkoopcontract direct in een bruikbaar formaat worden aangeleverd in plaats van pas achteraf te worden omgezet.

Waar dit op is gebaseerd: artikelen 38 tot en met 44 en bijlage XIII

De verplichtingen van fabrikanten, importeurs en andere marktdeelnemers rond het batterijpaspoort staan in de artikelen 38 tot en met 44 van Verordening (EU) 2023/1542 (batterijenverordening). Daaruit volgt welke partij in de keten voor welk deel van de informatievoorziening verantwoordelijk is. Welke gegevens concreet in het paspoort moeten worden opgenomen, staat in bijlage XIII van diezelfde verordening. Deze twee vindplaatsen samen bepalen wat er feitelijk geleverd moet worden en door wie — en dus ook wat er in een inkoopcontract als leveringsverplichting kan worden vastgelegd, zodat de contractuele afspraak aansluit op de wettelijke verdeling van verantwoordelijkheden.

Wat nu te doen

Een goed vertrekpunt is het huidige inkoopcontract naast bijlage XIII leggen en nagaan welke gegevens daaruit al worden geleverd en welke nog ontbreken, en vervolgens die ontbrekende gegevens als concrete leveringsverplichting op te nemen bij de eerstvolgende contractbespreking met de leverancier. Voor de vertaling van die gegevens naar een werkend, gehost paspoort met QR-datadrager kan batpas.eu worden ingeschakeld.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een importeur of handelaar die onder de batterijenverordening valt, is voor het paspoort afhankelijk van gegevens die ergens anders in de keten ontstaan: bij de celfabrikant, de batterijassemblage of de leverancier die het eindproduct aflevert. De verplichtingen uit de verordening zelf liggen bij marktdeelnemers, maar wat er in de praktijk gebeurt, wordt bepaald door wat er in het inkoopcontract staat. Drie elementen zijn daarbij te onderscheiden.

Aanleveren van de juiste gegevens

Artikel 38 tot en met 44 van Verordening (EU) 2023/1542 beschrijven welke marktdeelnemer welke verantwoordelijkheid draagt. Wat daar niet in staat, is hoe een leverancier die gegevens moet aanleveren, in welke taal, in welk bestandsformaat of op welk moment in het inkoopproces. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de verordening de verplichting schetst, maar het contract met de leverancier de uitvoering regelt. Zonder die afspraak ontstaat de situatie dat een leverancier pas na levering, na aandringen, of helemaal niet met de gegevens komt. Welke gegevens dat precies zijn, staat beschreven op de pagina over welke gegevens u bij uw batterijleverancier moet opvragen.

Volledigheid conform bijlage XIII

Bijlage XIII van de verordening somt op welke gegevens in het batterijpaspoort moeten staan. Dat is een lange en gedetailleerde lijst, met technische, chemische en herkomstgegevens. Een leverancier die "de specificaties" toestuurt, levert daarmee niet automatisch alles wat bijlage XIII vraagt. Voor een bedrijf dat batterijen inkoopt bij een celleverancier is het praktisch relevant om vooraf te weten welk deel van die lijst bij die schakel in de keten thuishoort — dat staat uitgewerkt op de pagina over welke gegevens u moet opvragen bij uw celleverancier. Zonder die afbakening ontstaat een discussie achteraf over wie welk gegeven had moeten aanleveren.

Herkomst en zorgvuldigheidsplicht

Voor grondstoffen als kobalt, lithium en grafiet geldt een zorgvuldigheidsplicht die vraagt om herkomstinformatie uit de keten. Dat is voor een importeur van batterijen relevant als onderdeel van het inkoopgesprek, niet als iets dat achteraf nog te repareren is. Wat die zorgvuldigheidsplicht inhoudt, staat beschreven op de pagina over de zorgvuldigheidsplicht voor batterijen, en specifiek voor de genoemde grondstoffen op de pagina over kobalt, lithium en grafiet uit risicogebieden. Een leverancier die deze herkomstgegevens niet standaard aanlevert, is voor een bedrijf van beperkte omvang lastig achteraf nog te bevragen — vandaar dat dit bij voorkeur in het contract wordt vastgelegd voordat de eerste levering plaatsvindt.

Waar het misgaat in de praktijk

De leverancier levert gegevens, maar niet in een bruikbaar formaat. Een pdf met een technische fiche is niet hetzelfde als gestructureerde data die in een paspoort te verwerken is. Zonder afspraak over formaat komt dit probleem pas aan het licht op het moment dat het paspoort al samengesteld moet worden.

De gegevens komen te laat. Een importeur bestelt een partij batterijen, de levering vindt plaats, en de paspoortgegevens volgen "nog". Zonder een moment in het contract waarop levering van gegevens gekoppeld is aan levering van de goederen, ontstaat een gat tussen het moment dat het product in de handel wordt gebracht en het moment dat het paspoort compleet is.

Twee leveranciers van dezelfde batterij leveren verschillende gegevens. Bij inkoop via meerdere kanalen — bijvoorbeeld dezelfde celtype via verschillende assemblagepartijen — ontstaat het risico dat het paspoort per partij afwijkt, terwijl het om hetzelfde product gaat. Wat daarbij te doen staat, is uitgewerkt op de pagina over wat u doet als dezelfde batterij van verschillende leveranciers komt.

Gegevens uit een buitenlandse fabriek zijn onvolledig of niet te verifiëren. Bij inkoop bij een fabriek buiten de EU, bijvoorbeeld in China, is de afstand tussen inkoper en de plek waar de gegevens ontstaan groot, en is de taal- en formaatkwestie een terugkerend probleem. Praktische aanknopingspunten hiervoor staan op de pagina over het krijgen van de juiste paspoortgegevens van een fabrikant in China.

Niemand controleert de gegevens voordat ze in het paspoort staan. Een leverancier levert een dataset aan, en die wordt zonder controle overgenomen. Onjuistheden die zo het paspoort in komen, zijn achteraf lastiger te herstellen dan wanneer er een controlemoment in de inkoopprocedure is ingebouwd.

Wat u kunt vastleggen

Een lijst van te leveren gegevens per productcategorie, gebaseerd op bijlage XIII van de verordening, opgenomen als bijlage bij het inkoopcontract.
Een vast aanleverformaat, zodat gegevens niet in losse pdf's of foto's van typeplaatjes binnenkomen. Wat daarbij gangbaar is, staat beschreven op de pagina over het formaat waarin batterijgegevens aangeleverd moeten worden.
Een leveringsmoment voor de paspoortgegevens dat gekoppeld is aan het leveringsmoment van de batterijen zelf, niet aan een los, later moment.
Een contactpunt bij de leverancier dat verantwoordelijk is voor de juistheid van de aangeleverde gegevens, inclusief een afspraak over hoe correcties worden doorgevoerd.
Een bepaling over wat er gebeurt als de gegevens uitblijven of onvolledig zijn — welke stappen daarbij te overwegen zijn, staat op de pagina over wat te doen als de leverancier de gegevens niet levert.
Een afspraak over herkomstgegevens van grondstoffen, specifiek voor batterijen waarin kobalt, lithium of grafiet is verwerkt.
Een controlestap voordat gegevens worden doorgezet naar het paspoort, met een vaste werkwijze voor het signaleren van afwijkingen — zie de pagina over het controleren van gegevens op juistheid.
Een bepaling over updates: wat er gebeurt als een batterij later wordt gerepareerd of omgebouwd, en wie dan verantwoordelijk is voor het bijwerken van het paspoort. Dit raakt de vraag die behandeld wordt op de pagina over het updaten van gegevens bij een batterijwissel.

Deze onderdelen zijn niet allemaal in elk contract even relevant — een bedrijf dat uitsluitend van één vaste leverancier binnen de EU inkoopt, heeft een andere set aandachtspunten dan een bedrijf dat via meerdere schakels en landen inkoopt. Het uitgangspunt blijft dat wat niet in het contract is vastgelegd, in de praktijk aan het toeval wordt overgelaten op het moment dat het paspoort samengesteld moet worden.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.