O co pyta audytor podczas kontroli baterii?

Co konkretnie musisz zrobić

Czego się od Ciebie oczekuje

Kontrola przeprowadzona przez organ nadzoru rynku nie przebiega w sposób przypadkowy. Rozporządzenie (UE) 2019/1020 (nadzór rynku i zgodność produktów) wyposaża organ nadzoru w stały pakiet uprawnień, a Rozporządzenie (UE) 2023/1542, artykuły od 79 do 84, reguluje szczegółowo, co się dzieje, gdy bateria nie spełnia wymagań lub stanowi zagrożenie. Dla przedsiębiorstwa importującego, handlującego bateriami lub przetwarzającego je w swoich produktach oznacza to w praktyce szereg powtarzających się obowiązków.

Wykazanie dokumentacji na żądanie

Organ nadzoru może zażądać dokumentacji technicznej, deklaracji zgodności i danych, które powinny się znaleźć w paszporcie baterii. Dla przedsiębiorstwa o znacznej wielkości oznacza to, że dokumenty te nie mogą być rozproszone u różnych pracowników lub dostawców, ale muszą być dostępne w jednym miejscu — najlepiej powiązane z modelem baterii lub partią, której dotyczy kontrola. Firmy, które muszą jeszcze ustalić, jakie kroki są w tym celu konieczne, znajdą przegląd w jak krok po kroku podejść do paszportu baterii?.

Wskazanie pochodzenia i odpowiedzialnej strony

Nadzór rynku w znacznej mierze opiera się na możliwości śledzenia: kto wprowadził baterię na rynek i kto ponosi odpowiedzialność. Przedsiębiorstwo musi móc wskazać, od którego producenta lub importera pochodzi partia i jakie ustalenia w tym zakresie zostały zawarte. Szczególnie dotyczy to baterii, które znajdują się w asortymencie od dłuższego czasu; w takiej sytuacji dostępny jest osobny przegląd dotyczący co zrobić z bateriami już będącymi na magazynie?.

Współpraca w badaniu i dostarczanie próbek

Organ nadzoru może, na podstawie Rozporządzenia (UE) 2019/1020, żądać próbek lub dodatkowych informacji na temat konkretnego modelu lub partii. Wymaga to od przedsiębiorstwa, aby była osoba, która rozpoznaje to żądanie, wie, gdzie znajduje się dana partia, i nie musi samodzielnie oceniać, czy żądanie jest uzasadnione — nie jest to rola przedsiębiorstwa w tym momencie.

Wdrażanie środków naprawczych

Gdy bateria okaże się niezgodna, artykuły od 79 do 84 Rozporządzenia (UE) 2023/1542 przewidują środki naprawcze: naprawę, wycofanie z obrotu lub wycofanie z rynku. Przedsiębiorstwo zatrudniające od 10 do 100 pracowników zwykle nie ma codziennej rutyny w tym zakresie, co rodzi ryzyko, że nikt nie podejmie działań, gdy taka sytuacja się pojawi. Czym taki środek jest w praktyce, opisano na co zrobić, gdy bateria musi być wycofana z rynku?.

Wykazanie, że paszport funkcjonuje zgodnie z przeznaczeniem

Organ nadzoru może również sprawdzić, czy nośnik danych QR faktycznie prowadzi do właściwych, aktualnych danych. Paszport, który istnieje, ale nie linuje się prawidłowo, lub wskazuje na przestarzałe informacje, jest w praktyce takim samym problemem jak paszport brakujący. Testowanie przed uruchomieniem paszportu unika ujawnienia tego podczas kontroli; patrz jak sprawdzić, czy mój certyfikat baterii działa prawidłowo, zanim przejdę do wersji na żywo.

Gdzie w praktyce coś idzie nie tak

Kilka sytuacji powtarza się u przedsiębiorstw, które mają do czynienia z kontrolą.

Dokumentacja techniczna istnieje, ale jest rozproszona u dostawcy za granicą, w starej korespondencji e-mailowej i w oddzielnym pliku Excel. Gdy organ nadzoru żąda wglądu, ustalenie zajmuje więcej czasu niż pożądane — nie dlatego, że informacja brakuje, ale dlatego, że nikt dokładnie nie wie, gdzie się znajduje.

Druga powtarzająca się sytuacja: bateria jest używana lub przerobiona, a przedsiębiorstwo błędnie zakłada, że obowiązek paszportu dla niej nie obowiązuje. To, czy jest to uzasadnione, czy nie, zależy od dokładnej sytuacji produktu; objaśnienie znajduje się na czy paszport baterii obowiązuje również dla baterii używanych lub przerabianych?.

Trzecia sytuacja dotyczy mniejszych importerów, którzy zakładają, że przepisy dotyczą głównie dużych partii, a nie nakładu kilkuset sztuk. Również to założenie zasługuje na oddzielną kontrolę, którą można znaleźć na czy mogę również sporządzić certyfikat baterii, jeśli sprzedaję zaledwie kilkaset sztuk.

Czwarta sytuacja: kod QR na baterii odsyła na stronę odpowiadającą wcześniejszej wersji produktu, ponieważ aktualizacja paszportu nie została przeprowadzona po zmianie technicznej. Podczas kontroli jest to szybciej zauważalne niż w ramach własnej organizacji.

Piąta sytuacja pojawia się, gdy bateria otrzymuje drugie życie w innym obszarze zastosowania, bez określenia, kto od tego momentu odpowiada za dane paszportu. To, co należy w tym przypadku uregulować, znajduje się na co należy uregulować, jeśli daję baterii drugie życie?.

Co można udokumentować

• Przegląd na model baterii lub partię towaru odpowiadającej dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności, ze stałym miejscem przechowywania w organizacji.
• Dane kontaktowe i porozumienia z producentem lub importerem odpowiedzialnym za podstawowe informacje o produkcie.
• Wewnętrzne wskazanie, kto zajmuje się wnioskami od organów nadzoru i jakie kroki następują po tym.
• Dziennik testów, w którym zanotowano, kiedy i w jaki sposób nośnik danych QR paszportu baterii był sprawdzany przed wdrożeniem.
• Procedura aktualizacji danych paszportu w przypadku zmian produktu, w tym określenie, kto za to odpowiada.
• Przegląd baterii, które znajdowały się w magazynie przed obowiązkiem, z uwagą dotyczącą statusu każdej partii.
• Porozumienia dotyczące zbierania i zwrotu, w zakresie, w jakim dane te stanowią część paszportu lub są istotne w przypadku działania naprawczego; patrz również jak uregulować zbieranie i zwrot baterii?.