où se trouvent les données du passeport de batterie en ligne et qui les gère

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qu'on attend de vous

Le règlement sur les batteries stipule que les données d'un passeport batterie doivent être accessibles par des moyens électroniques, mais laisse libre le lieu exact où ces données se trouvent. L'article 77 du Règlement (UE) 2023/1542 (règlement sur les batteries) mentionne le passeport et les exigences auxquelles l'accès aux données doit satisfaire, mais non un serveur central obligatoire ou une base de données gérée par l'UE. Cela signifie que dans la pratique, le stockage revient aux acteurs du marché eux-mêmes, ou à un prestataire de services qu'ils engagent à cet effet.

Veiller à ce que les données soient en ligne et accessibles

Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela revient à choisir : construire et gérer un système soi-même, ou le confier à une plateforme déjà configurée à cet effet. L'hébergement interne signifie un serveur propre ou un environnement cloud, une liaison avec le code QR sur chaque batterie, et des garanties sur la disponibilité. Une solution externalisée déplace cette tâche, mais non la responsabilité — l'acteur du marché qui met la batterie sur le marché reste responsable de la question de savoir si les données sont réellement consultables. Quiconque se demande si cela s'applique précisément à ses propres batteries trouvera la base de cela sur la page concernant ou le passeport batterie s'applique à votre situation.

Liaison avec l'identification unique par batterie

Les données du passeport doivent être traçables jusqu'à une batterie spécifique, non à un modèle de produit au sens général. Cela nécessite un système dans lequel chaque batterie reçoit son propre code d'identification correspondant à son propre ensemble de données. Pour les entreprises qui assemblent ou importent des batteries, cela signifie que la solution de stockage ne doit pas seulement afficher une page de spécifications, mais doit pouvoir conserver un enregistrement par numéro de série. La façon dont cette liaison se présente concrètement est décrite sur la page concernant une identification unique par batterie.

Accessibilité via le code QR sur la batterie

L'emplacement de stockage des données ne se suffit pas à lui-même : il doit correspondre au code QR apposé sur la batterie elle-même. Le code QR renvoie à une adresse où les données se trouvent en ligne, et cette adresse doit rester fonctionnelle tant que le passeport doit être disponible. Les entreprises qui mettent cela en place pour la première fois se heurtent souvent à la question de savoir comment ce code se retrouve sur le produit et ce qui le soutient techniquement — cela est traité sur la page concernant comment le code QR du passeport de la batterie se retrouve sur la batterie.

Disponibilité pendant la période complète

Comme le stockage incombe à un acteur du marché ou à son prestataire de services, la responsabilité d'assurer la disponibilité des données pour la période applicable en découle également. Ce n'est pas une question de publication unique et d'oubli : un serveur défaillant, un prestataire qui cesse ses activités, ou un contrat qui expire, peut interrompre l'accessibilité des données. La durée pendant laquelle cette disponibilité doit être maintenue est expliquée sur la page concernant combien de temps un passeport de batterie doit rester disponible.

Où les problèmes surviennent en pratique

Une première situation où les choses s'enveniment : une entreprise fait héberger les données sur son propre serveur web couplé au site Web de l'entreprise, et lors d'une refonte de ce site Web, l'ancienne URL disparaît sans que personne n'ait pensé aux codes QR sur les batteries déjà vendues. Le code sur le produit reste le même, mais ne mène nulle part.

Une deuxième situation : le stockage est confié à un prestataire informatique sur la base d'un contrat annuel, et à l'issue de ce contrat, le service est arrêté sans accord supplémentaire parce que personne n'a fait attention à la durée pendant laquelle les données doivent rester accessibles.

Une troisième situation se pose dans les entreprises qui font générer les données du passeport directement à partir de leur système ERP sans une couche de publication séparée et stable. Dès que le système ERP est remplacé ou mis à jour, la structure des données change, et les liens existants ne fonctionnent plus comme prévu. Les entreprises qui envisagent de coupler le passeport à leur propre logiciel d'entreprise trouveront une explication des possibilités et points d'attention à cet égard sur la page consacrée à l'appairage du passeport à un propre système ERP ou système d'inventaire.

Une quatrième situation naît lors d'une fusion, d'une acquisition ou de l'arrêt d'une entreprise : le stockage des données du passeport était assuré par l'entreprise elle-même, et lors de la cessation des activités, rien n'a été prévu concernant la partie responsable du traitement ou de l'hébergement des données par la suite.

Une cinquième situation, plus fréquente : le code QR est endommagé en pratique par l'usure ou les intempéries, et il n'existe aucune procédure pour rendre les données sous-jacentes accessibles via un autre canal. Ce qu'il y a à faire à ce sujet est développé sur la page consacrée à un code QR endommagé ou illisible.

Ce que vous pouvez documenter

• Un aperçu de l'endroit où les données du passeport sont effectivement hébergées : serveur interne, environnement cloud ou prestataire externe, avec les coordonnées et conditions contractuelles correspondantes.
• Un document interne indiquant quelle partie est responsable du maintien à jour du lien entre le code QR et les données en ligne, y compris ce qui se passe en cas de modification du site Web ou de migration du système.
• Des accords avec un éventuel partenaire d'hébergement sur la durée de la prestation, adaptés à la période pendant laquelle les données doivent rester accessibles.
• Une procédure pour ce qui se passe en cas de cessation d'entreprise, d'acquisition ou d'arrêt d'un prestataire, de sorte que les données ne deviennent pas tout simplement inaccessibles — voir aussi l'explication consacrée à ce qui advient du passeport si une entreprise cesse ses activités.
• Une liste de tous les codes d'identification uniques par batterie avec le lieu de stockage correspondant des données, de sorte que en cas de problème, on puisse rapidement retracer quel passeport se trouve où.
• Le cas échéant : documentation sur la relation entre le passeport de batterie et les autres passeports de produits applicables au même produit, ce qui devient pertinent dès qu'un produit est soumis à plusieurs réglementations — voir la page consacrée à plusieurs passeports pour un même produit.