en qué formato debo proporcionar los datos de la batería para el pasaporte

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

La Reglamentación sobre baterías no prescribe un formato de archivo. En ningún lugar del artículo 77 o del anexo XIII se establece que los datos deben entregarse como archivo CSV, XML, JSON o Excel. Lo que sí prescribe la Reglamentación es qué datos deben aparecer en el pasaporte de batería y que esos datos deben ser accesibles a través de un código QR. El formato en el que una empresa mantiene esos datos internamente o los envía a un proveedor de servicios se ha convertido así en una cuestión práctica, no legal.

Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto no es un cheque en blanco para tratarlo arbitrariamente. La obligación que sí es concreta es que el contenido sea correcto y completo según el anexo XIII. El formato es secundario a esto: una hoja de cálculo, un PDF con especificaciones técnicas, o una exportación de un sistema ERP funcionan todos, siempre que los datos que contienen se ajusten a lo que el anexo XIII requiere.

Garantizar que el contenido se ajuste al anexo XIII

El anexo XIII menciona categorías como información general de la batería, rendimiento, durabilidad y composición de materiales. Para un importador o comerciante, esto significa que la documentación entregada —en cualquier forma— debe cubrir esas categorías. Una hoja de datos técnicos del fabricante suele ser un buen punto de partida, pero no siempre cubre todos los campos que el anexo XIII requiere. Qué datos exactamente son necesarios y a quién se le solicitan se describe en la página sobre qué datos solicita a su proveedor de baterías.

Garantizar que los datos sean transferibles

Un segundo punto práctico es que los datos, en cualquier formato en que lleguen, deben poder reutilizarse para elaborar el pasaporte. Una foto de una placa de características o una declaración escaneada a menudo no es suficiente para completar todos los campos del anexo XIII; un archivo estructurado —aunque sea "solo" una hoja de Excel— es generalmente más práctico que documentos sueltos. Para las empresas que solicitan que un tercero elabore un pasaporte de batería, la pregunta no es "qué formato quiere la Reglamentación", sino "qué formato puede procesar la parte que elabora el pasaporte".

Garantizar que los datos de diferentes fuentes se reúnan

En productos ensamblados, como una bicicleta eléctrica con una batería de un fabricante y celdas de otro, los datos a menudo provienen de múltiples fuentes y por lo tanto en múltiples formatos. Esto no es un problema en sí mismo, pero requiere una forma de combinar esos datos en una imagen completa para cada batería. Lo que hacer si la misma batería llega a través de diferentes proveedores se explica en la página sobre qué hacer si recibe la misma batería de diferentes proveedores.

Dónde falla en la práctica

Un importador recibe de la fábrica en Shenzhen un PDF con una foto del producto y una tabla de especificaciones breve, y asume que esta es una base suficiente para el pasaporte. A la lectura atenta, faltan datos sobre la composición de materiales y el rendimiento de la vida útil que solicita el anexo XIII. El formato no era un problema; el contenido sí.

Otra empresa recibe datos en diferentes archivos de cada proveedor: uno envía un documento de Word, otro un archivo de Excel, un tercero solo un enlace a una página de producto. Nadie dentro de la empresa tiene la tarea de fusionar estas fuentes en una descripción general por tipo de batería, por lo que cuando se crea realmente el pasaporte, nadie recuerda qué versión de qué archivo era la correcta.

Una tercera situación: un comerciante toma literalmente las especificaciones técnicas del fabricante sin verificar si las unidades y definiciones se ajustan a lo que solicita el anexo XIII. Un valor de capacidad que se define de manera diferente en la hoja de datos del fabricante que en el reglamento, da lugar a un pasaporte con un número que parece correcto pero no lo es. Cómo verificar esto se aborda en la página sobre cómo verifica la exactitud de los datos de su proveedor.

Una cuarta situación ocurre en empresas que remodelan o reparan baterías por sí mismas, por ejemplo al reemplazar un paquete de baterías en un vehículo comercial ligero. Los datos originales se recibieron en un formato determinado en la primera importación, pero después de la reparación no se registró si y cómo debían actualizarse los datos del pasaporte. Esto se relaciona con la pregunta de si el pasaporte debe actualizarse al cambiar la batería, explicado en la página si el pasaporte debe actualizarse durante una reparación o reestructuración.

Una quinta situación: una empresa asume que porque el fabricante ha enviado "toda la documentación", los datos están completos. Al preguntar, resulta que el fabricante solo compartió información general del producto y no los datos específicos sobre materias primas que son relevantes para la obligación de diligencia debida. En qué consiste esa obligación se describe en la página sobre lo que implica la obligación de diligencia debida en las baterías.

Lo que puede documentar

• Una descripción general por tipo de batería de qué datos ya han sido recibidos, en qué archivo, y cuáles aún faltan en relación con el anexo XIII.
• Una persona de contacto fija en cada proveedor para la entrega y, si es necesario, la complementación de datos.
• Un acuerdo sobre el formato de entrega en el contrato de compra, de modo que no cada proveedor envíe un tipo de archivo diferente sin coordinación mutua. Cómo se puede registrar esto se encuentra en la página sobre el registro de acuerdos sobre datos del pasaporte en el contrato de compra.
• Un dossier por tipo de batería con los archivos fuente originales del fabricante, de modo que en caso de preguntas o inspecciones sea posible rastrear de dónde proviene un valor en el pasaporte.
• Un procedimiento fijo para qué hacer si un proveedor no entrega datos o entrega datos incompletos, con un paso de escalada. Los puntos de partida para esto se encuentran en la página sobre qué hacer si un proveedor no proporciona los datos.
• Una nota aparte para baterías cuyas celdas y paquete provienen de lotes diferentes, indicando qué lote suministró qué parte de los datos del anexo XIII. Véase también la página sobre qué datos se solicitan a un proveedor de celdas para el pasaporte.